Как создать список литературы в Microsoft Word

Список литературы в Word можно оформить двумя принципиально разными способами: автоматически, с помощью встроенного инструмента управления источниками, или вручную, форматируя каждую запись самостоятельно. Автоматический способ удобен, но требует выбора стиля цитирования, который определяет внешний вид ссылок в тексте и структуру записей в списке.

Для российских академических работ чаще всего применяется ГОСТ, для технических и инженерных специальностей IEEE, для гуманитарных и социальных наук APA или MLA. Ручное оформление дает полный контроль над форматом, но не обеспечивает автоматическое обновление ссылок в тексте при изменении нумерации.

Способ 1: Автоматический список через инструмент «Список литературы»

Встроенный инструмент Word для работы с библиографией позволяет хранить сведения об источниках в базе данных документа, вставлять на них ссылки прямо в текст и одним нажатием генерировать оформленный список в конце работы. При изменении данных об источнике список автоматически обновляется. Инструмент поддерживает несколько десятков типов источников: книги, журнальные статьи, сайты, отчеты, диссертации и другие. Прежде чем добавлять источники, необходимо выбрать стиль оформления: именно от него зависит, как будут выглядеть ссылки в тексте и что именно попадет в итоговый список.

1. Перейдите на вкладку «Ссылки». В группе «Ссылки и списки литературы» раскройте список «Стиль» и выберите нужный вариант. Для российских учебных и научных работ, как правило, выбирают «ГОСТ — сортировка по авторам» или «ГОСТ — сортировка по названиям». Для работ с нумерованными ссылками в квадратных скобках подходит «IEEE».

2. Установите курсор в тексте после фрагмента, к которому нужно добавить ссылку, затем нажмите кнопку «Вставить ссылку» и выберите пункт «Добавить новый источник».

3. В открывшемся диалоговом окне раскройте список «Тип источника» и выберите подходящий вариант: «Книга», «Раздел книги», «Статья в периодическом издании», «Веб-узел», «Отчет» и другие. Набор полей для заполнения изменится в зависимости от типа.

4. Заполните библиографические поля: автор, название, год, издательство и прочие. Для ввода нескольких авторов нажмите кнопку «Изменить» рядом с полем «Автор» и добавьте каждого отдельно. Чтобы увидеть все доступные поля (в том числе необязательные), установите флажок «Показать все поля списка литературы».

5. Нажмите «ОК»: в тексте появится ссылка в выбранном стиле, а источник сохранится в базе документа. Повторяйте шаги 2-4 для каждого нового источника.

6. Когда все источники добавлены, поставьте курсор в конец документа, перейдите на вкладку «Ссылки», нажмите кнопку «Список литературы» и выберите подходящий вариант из раздела «Встроенные»: «Список литературы», «Ссылки» или «Цитируемые труды».

Вставленный список является полем Word, а не обычным текстом. Если после его создания вы добавили или изменили источники, нажмите на список и кликните по кнопке «Обновление ссылок и списка литературы», которая появится сверху: список пересчитается и отобразит актуальные данные.

Способ 2: Нумерованный список со ссылками в квадратных скобках

Формат ссылок в квадратных скобках [1], [2], [3] наиболее распространен в технических, инженерных и компьютерных науках. В Word такой формат реализован через стиль IEEE: источники нумеруются в порядке первого упоминания в тексте, а в тексте вместо имени автора отображается только порядковый номер в скобках. Этот стиль точно соответствует требованиям многих технических вузов и редакций научных журналов по инженерным специальностям.

1. На вкладке «Ссылки» в списке «Стиль» выберите вариант «IEEE».

2. Добавьте источники через «Вставить ссылку» — «Добавить новый источник», как описано в первом способе. Каждый раз, когда вы вставляете ссылку в текст, Word присваивает источнику порядковый номер и отображает его в квадратных скобках: [1], [2] и так далее.

3. Если один и тот же источник используется в нескольких местах, при повторной вставке выберите уже существующий источник из выпадающего списка: ссылка получит тот же номер, что и при первом упоминании.

4. Вставьте список литературы в конец документа через кнопку «Список литературы»: он будет сформирован в виде пронумерованных записей, соответствующих номерам ссылок в тексте.

Нумерация в стиле IEEE привязана к порядку первого упоминания в тексте: если вы переставите абзацы местами, порядок номеров сместится, и потребуется обновить список через кнопку «Обновление ссылок и списка литературы». Это нормальное поведение инструмента, поэтому при финальном оформлении работы всегда обновляйте список после любых перестановок в тексте.

Способ 3: Ручное оформление по ГОСТу

Встроенный стиль ГОСТ в Word не соответствует действующему российскому стандарту ГОСТ 7.1-2003 в полной мере: программа генерирует записи в упрощенном формате, который не всегда принимают научные руководители и редакции. Для строгого соответствия стандарту список литературы оформляется вручную. По ГОСТ 7.1-2003 источники располагаются в алфавитном порядке: сначала все русскоязычные, затем иностранные. Каждая запись содержит фамилию и инициалы автора, название работы, сведения об издании, место и год, количество страниц. Ниже приведены форматы для основных типов источников.

• Формат для книги одного-трех авторов:

  Фамилия И.О. Название книги. — Город: Издательство, Год. — Количество с.

  Пример: Иванов А.В. Основы программирования. — М.: Наука, 2020. — 384 с.

• Формат для книги четырех и более авторов или под редакцией:

  Название книги / А.В. Иванов [и др.]; под ред. П.С. Петрова. — Город: Издательство, Год. — Количество с.

• Формат для статьи в журнале:

  Фамилия И.О. Название статьи // Название журнала. — Год. — Том, № Номер. — С. Страницы.

• Формат для электронного ресурса:

  Фамилия И.О. Название [Электронный ресурс]. — URL: адрес (дата обращения: ДД.ММ.ГГГГ).

Когда форматы понятны, можно приступать к оформлению списка в документе. Заголовок раздела и нумерацию Word создает стандартными инструментами, после чего записи вводятся вручную в алфавитном порядке с опорой на приведенные шаблоны.

1. Установите курсор в конце документа и создайте новый раздел с заголовком «Список литературы» или «Список использованных источников» в зависимости от требований вашего учебного заведения.

2. Создайте нумерованный список через вкладку «Главная», кнопку «Нумерованный список» в группе «Абзац», либо через контекстное меню. Каждый пункт будет соответствовать одному источнику.

3. Вводите записи в алфавитном порядке вручную, используя приведенные выше форматы. Сначала размещайте все русскоязычные источники, затем иностранные на латинице, тоже в алфавитном порядке.

4. Чтобы ссылки в тексте ([1], [2]) соответствовали номерам в списке, после составления всего списка расставьте ссылки вручную в квадратных скобках в нужных местах текста.

Ручной способ не обеспечивает автоматическое обновление ссылок: если вы добавите новый источник в середину списка, все последующие номера изменятся и их придется перепроставлять в тексте вручную. Чтобы избежать этого при работе с большим количеством источников, воспользуйтесь четвертым способом.

Способ 4: Нумерованный список с перекрестными ссылками

Перекрестные ссылки Word позволяют связать номера в квадратных скобках в тексте с пунктами нумерованного списка литературы так, что при добавлении нового источника и изменении нумерации все ссылки в тексте обновятся автоматически. Этот способ особенно удобен при работе с большими документами: дипломными и диссертационными работами, где список литературы насчитывает десятки источников, а ссылки на них разбросаны по всему тексту.

1. Оформите список литературы в конце документа в виде нумерованного списка, как описано в третьем способе.

2. Установите курсор в тексте в месте, где нужно вставить ссылку, затем перейдите на вкладку «Ссылки» и нажмите кнопку «Перекрестная ссылка».

3. В открывшемся диалоговом окне в поле «Тип ссылки» выберите «Нумерованный список», в поле «Вставить ссылку на» выберите «Номер абзаца».

4. В списке ниже найдите нужный пункт из вашего списка литературы и нажмите «Вставить». В тексте появится номер, соответствующий выбранной записи. Вручную добавьте вокруг него квадратные скобки: [номер].

5. После добавления новых источников и перенумерации списка выделите весь документ через Ctrl + A и нажмите F9: все перекрестные ссылки пересчитаются и отобразят актуальные номера.

Квадратные скобки придется добавлять вручную к каждой ссылке, так как Word вставляет только сам номер. Удобный способ ускорить это: создайте первую ссылку в формате [1], затем пользуйтесь командой «Перекрестная ссылка» только для вставки номера и сразу оборачивайте его скобками. Если документ большой, можно воспользоваться заменой через Ctrl + H для массового добавления скобок к уже вставленным номерам.

Важные нюансы

Автоматический инструмент Word для работы с библиографией охватывает большинство сценариев, однако при работе над российскими академическими текстами регулярно возникают ситуации, которые инструмент не предусматривает или обрабатывает не так, как ожидает научный руководитель. Знание этих особенностей позволяет заранее выбрать правильную стратегию оформления и не переделывать список в самый неудобный момент перед сдачей работы.

• Иностранные источники в автоматическом списке ставятся перед русскими. Это стандартное поведение инструмента при сортировке по алфавиту, поскольку латинские символы сортируются раньше кириллических. По российскому ГОСТ порядок должен быть обратным: сначала русскоязычные, потом иностранные. Чтобы исправить это при добавлении источника, откройте его карточку в диалоговом окне источника, найдите поле «Язык» в правом верхнем углу и явно установите значение «Русский». После обновления списка русскоязычные источники переместятся на нужные позиции.

• Стиль ГОСТ в Word не полностью соответствует российскому стандарту. Встроенные стили ГОСТ генерируют записи в приближенном к стандарту формате, однако часто не соблюдают точное расположение разделительных знаков, сокращений и порядок полей. Если научный руководитель или редакция требуют строгого соответствия ГОСТ 7.1-2003, надежнее оформлять список вручную по образцу или использовать стиль, разработанный для Word специально под этот ГОСТ, например набор стилей ГОСТ Р 7.0.5-2008, который можно найти и установить отдельно через открытые источники.

• Список литературы не обновляется при изменении источников сам по себе. Добавление нового источника или редактирование существующего не вызывает автоматической перестройки вставленного списка. Для обновления кликните по полю списка правой кнопкой мыши и выберите пункт «Обновить поле», либо щелкните по полю и воспользуйтесь клавишей F9.

• Базы источников хранятся и в документе, и в системном файле. Word сохраняет все добавленные источники как в текущем документе (текущий список), так и в глобальном файле на компьютере (главный список). Это означает, что источники, добавленные в одной работе, будут доступны при создании следующей. Управлять обоими списками, переносить источники между ними и удалять лишние можно в диспетчере источников: «Ссылки» — «Управление источниками».

• Заполнитель позволяет оставить место под источник, данные которого еще неизвестны. При добавлении ссылки выберите вместо «Добавить новый источник» вариант «Добавить новый заполнитель» и задайте ему произвольное имя. В тексте появится временная метка, а в диспетчере источников рядом с заполнителем отобразится вопросительный знак. Когда данные об источнике станут известны, откройте диспетчер источников, выберите заполнитель и нажмите «Изменить» для заполнения полей. Список литературы автоматически обновится при обновлении поля.