Главная » Excel » Вы здесь

Функция «Промежуточные итоги» в Microsoft Excel

Функция промежуточные итоги в Excel

При работе с таблицами часто бывают случаи, когда кроме общих итогов требуется подбивать и промежуточные. Например, в таблице реализации товаров за месяц, в которой каждая отдельная строка указывает сумму выручки от продажи конкретного вида товара за день, можно подбить ежедневные промежуточные итоги от реализации всей продукции, а в конце таблицы указать величину общей месячной выручки по предприятию. Давайте выясним, как можно сделать промежуточные итоги в программе Microsoft Excel.

Использование функции «Промежуточные итоги» в Excel

К сожалению, не все таблицы и наборы данных подходят для того, чтобы применять к ним функцию промежуточных итогов. К главным условиям относятся следующие:

  • Таблица должна иметь формат обычной области ячеек;
  • Шапка таблицы должна состоять из одной строки и размещаться на первой строке листа;
  • В таблице не должно быть строк с незаполненными данными.

Создание промежуточных итогов в Excel

Переходим к самому процессу. За использование этого инструмент отвечает отдельный раздел, вынесенный на верхнюю панель программы.

  1. Выделяем любую ячейку в таблице и переходим на вкладку «Данные». Нажимаем по кнопке «Промежуточный итог», которая расположена на ленте в блоке инструментов «Структура».
  2. Переход в  промежуточный итог в Microsoft Excel

  3. Откроется окно, в котором нужно настроить выведение промежуточных итогов. В нашем примере нам надо просмотреть сумму общей выручки по всем товарам за каждый день. Значение даты расположено в одноименной колонке. Поэтому в поле «При каждом изменении в» выбираем столбец «Дата».
  4. В поле «Операция» выбираем значение «Сумма», так как нам требуется подбить именно сумму за день. Кроме суммы доступны многие другие операции, среди которых можно выделить: количество, максимум, минимум, произведение.
  5. Так как значения выручки выводятся в столбец «Сумма выручки, руб.», то в поле «Добавить итоги по», выбираем именно его из списка столбцов таблицы.
  6. Кроме того, надо установить галочку, если ее нет, около параметра «Заменить текущие итоги». Это позволит при пересчете таблицы, если вы проделываете с ней процедуру подсчетов промежуточных итогов не в первый раз, не дублировать многократно запись одних и тех же итогов.
  7. Если поставить галочку в пункте «Конец страницы между группами», при печати каждый блок таблицы с промежуточными итогами будет распечатываться на отдельной странице.
  8. При добавлении галочки напротив значения «Итоги под данными» промежуточные итоги будут устанавливаться под блоком строк, сумма которых в них подбивается. Если же снять галочку, тогда они будут показываться над строками. Для большинства удобнее размещение под строками, но сам выбор сугубо индивидуален.
  9. По завершении жмем на «OK».
  10. Настройка промежуточных итогов в Microsoft Excel

  11. В результате промежуточные итоги появились в нашей таблице. Кроме того, все группы строк, объединенные одним промежуточным итогом, можно свернуть, просто кликнув по знаку «-« слева от таблицы напротив конкретной группы.
  12. Сворачивание промежуточных итогов в Microsoft Excel

  13. Так можно свернуть все строки в таблице, оставив видимыми только промежуточные и общие итоги.
  14. Таблица свернута в Microsoft Excel

  15. Следует также отметить, что при изменении данных в строчках таблицы пересчет промежуточных итогов будет производиться автоматически.

Формула «ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ»

Помимо вышесказанного существует возможность вывода промежуточных итогов не через кнопку на ленте, а путем вызова специальной функции через «Вставить функцию».

  1. Предварительно кликнув по ячейке, где будут выводиться промежуточные итоги, жмем указанную кнопку, которая расположена слева от строки формул.
  2. Переход к функциям в Microsoft Excel

  3. Откроется «Мастер функций», где среди списка функций ищем пункт «ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ». Выделяем его и кликаем «OK».
  4. Выбор промежуточных итогов в мастере функций в Microsoft Excel

  5. В новом окне понадобится ввести аргументы функции. В строке «Номер функции» впишите номер одного из одиннадцати вариантов обработки данных, а именно:
    • 1 — среднее арифметическое значение;
    • 2 — количество ячеек;
    • 3 — количество заполненных ячеек;
    • 4 — максимальное значение в выбранном массиве данных;
    • 5 — минимальное значение;
    • 6 — произведение данных в ячейках;
    • 7 — стандартное отклонение по выборке;
    • 8 — стандартное отклонение по генеральной совокупности;
    • 9 — сумма;
    • 10 — дисперсия по выборке;
    • 11 — дисперсия по генеральной совокупности.
  6. Номер функции в Microsoft Excel

  7. В графе «Ссылка 1» укажите ссылку на тот массив ячеек, для которого вы хотите установить промежуточные значения. Допускается введение до четырех разрозненных массивов. При добавлении координат диапазона ячеек сразу появляется окно для возможности добавления следующего диапазона. Так как вводить диапазон вручную не во всех случаях удобно, можно просто кликнуть по кнопке, расположенной справа от формы ввода.
  8. Переход к выбору ссылок в Microsoft Excel

  9. Окно аргументов функции свернется и можно просто выделить курсором нужный массив данных. После того, как он автоматически занесется в форму, кликните по кнопке, размещенной справа.
  10. Выбор диапазона в Microsoft Excel

  11. Опять появится окно аргументов функции. Если понадобилось добавить еще один или несколько массивов данных, воспользуйтесь тем же алгоритмом, который был описан выше. В обратном случае просто нажмите «OK».
  12. Переход к формированию промежуточных итогов в Microsoft Excel

  13. Промежуточные итоги выделенного диапазона данных будут сформированы в ячейке, в которой находится формула.
  14. Промежуточные итоги сформированы в Microsoft Excel

  15. Синтаксис самой функции выглядит следующим образом: ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ(номер_функции;адреса_массивов_ячеек). В нашей ситуации формула будет выглядеть так: «ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ(9;C2:C6)». Эту функцию, используя этот синтаксис, можно вводить в ячейки и вручную, без вызова «Мастера функций». Только важно не забывать перед формулой в ячейке ставить знак «=».

Итак, существует два основных способа формирования промежуточных итогов: через кнопку на ленте и через специальную формулу. Кроме того, пользователь должен определить, какое именно значение будет выводиться в качестве итога: сумма, минимальное, среднее, максимальное значение и т.д.

Мы рады, что смогли помочь Вам в решении проблемы.
Опишите, что у вас не получилось. Наши специалисты постараются ответить максимально быстро.

Помогла ли вам эта статья?

ДА НЕТ


Еще статьи по данной теме:


Поделиться статьей в социальных сетях:
2 комментария

Это номер функции из 11 одиннадцати вариантов обработки данных. Их полный перечень дан в разделе данной статьи «Формула «ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ»». В частности, цифра 9 означает — «Сумма».

Задайте вопрос или оставьте свое мнение

Примечание: если отправленный комментарий не появился на странице, значит он ушел на проверку и скоро будет опубликован. Пожалуйста, не дублируйте вопрос. Мы ответим Вам в ближайшее время.