Как открыть доступ к Google Форме

Google Формы – популярный сервис, предоставляющий возможность удобного создания всевозможных опросов и анкетирования. Для полноценного его использования недостаточно просто уметь создавать эти самые формы, важно еще и знать, как открыть к ним доступ, ведь документы подобного типа ориентированы на массовое заполнение/прохождение. И сегодня мы расскажем о том, как это делается.

Открываем доступ к Гугл Форме

Как и все актуальные продукты компании Google, Формы доступны не только в браузере на десктопе, но и на мобильных девайсах с Android и iOS. Правда, для смартфонов и планшетов, по совершенно непонятным причинам, все еще не существует отдельного приложения. Однако, так как электронные документы данного типа по умолчанию сохраняются в Google Диске, открыть их можно, но, к сожалению, только в виде веб-версии. Поэтому далее мы рассмотрим то, как предоставить доступ к электронному документу на каждом из доступных к использованию устройств.

Читайте также: Создание Гугл Формы для опросов

Вариант 1: Браузер на ПК

Для создания и заполнения Google Формы, а также предоставления доступа к ней можно воспользоваться любым браузером. В нашем примере будет использоваться «родственный» продукт – Chrome для Windows. Но прежде чем приступить к решению нашей сегодняшней задачи, отметим, что доступ к Формам бывает двух типов – ориентированный на совместную работу, подразумевающую ее создание, редактирование и приглашение участников, и предназначенный для прохождения/заполнения готового документа.

Первый ориентирован на редакторов и соавторов документа, второй – на обычных пользователей – респондентов, для которых и создавался опрос или анкета.

Доступ для редакторов и соавторов

1. Откройте Форму, к которой требуется предоставить доступ на редактирование и обработку, и кликните по расположенным в правом верхнем углу (слева от фото профиля) кнопке меню, выполненной в виде горизонтального троеточия.

2. В открывшемся списке опций щелкните по пункту «Настройки доступа» и выберите один из возможных вариантов его предоставления.
   
   Прежде всего, можно отправить ссылку по электронной почте GMail или опубликовать ее в социальных сетях Twitter и Facebook. Но вряд ли такой вариант вам подойдет, так как каждый, кто получит эту ссылку, сможет просматривать и удалять ответы в Форме.
   
   И все же, если вы захотите это сделать, нажмите по значку соцсети или почты, выберите подходящий вариант предоставления доступа (подробнее рассмотрим их далее) и нажмите по кнопке «Отправить в…».
   

   Затем, если это потребуется, авторизуйтесь на выбранном сайте, и оформите свой пост.
   

   Куда более правильным решением будет предоставление выборочного доступа. Для этого нажмите по расположенной немного ниже ссылке «Изменить»,
   
   и выберите один из трех доступных вариантов доступа:

   • ВКЛ (для всех в Интернете);
   • ВКЛ (для всех, у кого есть ссылка);
   • ВЫКЛ (для выбранных пользователей).
   

   Под каждым из этих пунктов есть его подробное описание, но если вы собираетесь открыть доступ к файлу редакторам и соавторам, выбирать нужно или второй или третий вариант. Наиболее безопасным является последний – он исключает получение доступа к документу посторонними пользователями.
   
   Выбрав предпочтительный пункт и установив напротив него отметку, нажмите по кнопке «Сохранить».


3. Если вы решили, что доступ к редактированию Формы будут иметь все те, у кого есть ссылка, выделите ее в адресной строке браузера, скопируйте и распространите любым удобным способом. Как вариант, можно опубликовать ее в групповом рабочем чате.
   
   Но если же возможность редактирования документа вы планируете предоставить только некоторым пользователям, в строке «Пригласите пользователей» укажите адреса их электронной почты (или имена, если они есть в вашей адресной книге Google).
   
   Убедитесь, что напротив пункта «Оповестить пользователей» установлена галочка, и нажмите по кнопке «Отправить». Дополнительные права на взаимодействие с Формой определить нельзя – доступно только редактирование. Но при желании вы можете «Запретить редакторам добавлять пользователей и изменять настройки доступа», установив отметку напротив одноименного пункта.


Таким образом мы с вами смогли открыть доступ к Google Форме для ее соавторов и редакторов или тех, кого вы планируете таковыми назначить. Обратите внимание, что любого из них вы можете сделать владельцем документа – просто измените его права, развернув расположенный напротив имени выпадающий список (обозначен карандашом) и выбрав соответствующий пункт.

Доступ для пользователей (только заполнение/прохождение)

1. Для того чтобы открыть доступ к уже готовой Форме для всех пользователей или тех, кому вы планируете лично предложить ее пройти/заполнить, нажмите по кнопке с изображением самолетика, расположенной левее от меню (троеточия).

2. Выберите один из возможных вариантов отправки документа (или ссылки на него).
   • Электронная почта. Укажите адрес или адреса получателей в строке «Кому», измените тему (если это потребуется, так как по умолчанию там указано название документа) и добавьте свое сообщение (опционально). При необходимости вы можете включить эту Форму в тело письма, установив галочку напротив соответствующего пункта.
     Заполнив все поля, нажмите по кнопке «Отправить».

   

   • Публичная ссылка. По желанию установите галочку напротив пункта «Короткий URL» и кликните по кнопке «Копировать». Ссылка на документ будет отправлена в буфер обмена, после чего вы сможете распространить ее любым удобным способом.
   
   • HTML-код (для вставки на сайте). Если есть такая необходимость, измените размеры создаваемого блока с Формой на более предпочтительные, определив его ширину и высоту. Нажмите «Копировать» и воспользуйтесь помещенной в буфер обмена ссылкой для ее вставки на свой веб-сайт.
   
3. Дополнительно имеется возможность публикации ссылки на Форму в социальных сетях, для чего в окне «Отправить» предусмотрено две кнопки с логотипами поддерживаемых сайтов.


Таким образом мы с вами смогли открыть доступ к Гугл Формам в браузере для ПК. Как можно было заметить, отправить ее рядовым пользователям, для которых подобного рода документы и создаются, куда более просто, чем потенциальным соавторам и редакторам.

Вариант 2: Смартфон или планшет

Как мы уже сказали во вступлении, мобильного приложения Google Формы не существует, но это отнюдь не отменяет возможности использования сервиса на устройствах с iOS и Android, ведь на каждом из них есть приложение-браузер. В нашем примере будет использован девайс под управлением Android 9 Pie и предустановленный на нем веб-обозреватель Google Chrome. На iPhone и iPad алгоритм действий будет выглядеть аналогично, так как взаимодействовать мы будем с обычным сайтом.

Перейти на страницу сервиса Google Формы

Доступ для редакторов и соавторов

1. Воспользуйтесь мобильным приложением Google Диск, на котором хранятся Формы, прямой ссылкой , если таковая имеется, или представленной выше ссылкой на сайт, и откройте необходимый документ. Это произойдет в веб-обозревателе, используемом по умолчанию. Для более удобного взаимодействия с файлом переключитесь на «Полную версию» сайта, отметив галочкой соответствующий пункт в меню веб-обозревателя (в мобильной версии некоторые элементы не масштабируются, не отображаются и не перемещаются).

   Читайте также: Как войти в Google Диск

2. Немного масштабировав страницу, вызовите меню приложения – для этого тапните по трем вертикальным точкам в правом верхнем углу, и выберите пункт «Настройки доступа».

3. Как и в случае с ПК, вы можете опубликовать ссылку в соцсетях или отправить ее по электронной почте. Но помните, что те, у кого она будет, смогут видеть ответы и удалять их.
   А потому лучше «Изменить» вариант предоставления доступа, нажав по одноименной ссылке немного ниже.



4. Выберите один из трех доступных пунктов:
   • ВКЛ (для всех в Интернете);
   • ВКЛ (для всех, у кого есть ссылка);
   • ВЫКЛ (для выбранных пользователей).
   

   Повторимся, третий вариант – наиболее предпочтителен в случае с редакторами и соавторами, но иногда оптимальным может оказаться и второй. Определившись с выбором, тапните по кнопке «Сохранить».

5. В строке «Пригласить пользователей» введите имя получателя приглашения (если он есть в вашей адресной книге Google) или его адрес электронной почты. И вот здесь начинается самое сложное (по крайней мере, для многих Андроид-смартфонов) – эти данные придется вводить вслепую, так как по каким-то непонятным причинам нужное поле попросту перекрывается виртуальной клавиатурой и это никак не изменить.
   
   Как только вы укажете первое имя (или адрес), можно будет добавить новое, и так далее – просто поочередно вводите имена или почтовые ящики тех пользователей, которым вы хотите открыть доступ к Форме. Как и в случае с веб-версией сервиса на ПК, права для соавторов не изменить – редактирование для них доступно по умолчанию. Но при желании все же можно запретить им добавлять других пользователей и изменять настройки.

6. Убедившись в наличии галочки напротив пункта «Оповестить пользователей» или убрав ее за ненадобностью, нажмите по кнопке «Отправить». Дождитесь завершения процесса предоставления доступа, после чего «Сохраните изменения» и тапните на «Готово».


Теперь права на работу с конкретной Гугл Формой есть не только у вас, но и у тех пользователей, которым вы его предоставили.

Доступ для пользователей (только заполнение/прохождение)

1. Находясь на странице Формы, тапните по кнопке «Отправить», расположенной в верхнем правом углу (вместо надписи там может находиться значок отправки сообщения — самолетик).

2. В открывшемся окошке, переключаясь между вкладками, выберите один из трех возможных вариантов открытия доступа к документу:
   • Приглашение по электронной почте. Укажите адрес (или адреса) в поле «Кому», введите «Тему», «Добавьте сообщение» и нажмите «Отправить».
   • Ссылка. По желанию отметьте галочкой пункт «Короткий URL» для ее сокращения, после чего тапните по кнопке «Копировать».
   • HTML-код для сайта. При необходимости определите ширину и высоту баннера, после чего вы сможете его «Копировать».

3. Скопированной в буфер обмена ссылкой можно и нужно поделиться с другими пользователями. Для этого вы можете обратиться к любому мессенджеру или социальной сети.
   

   Помимо этого, прямо из окна «Отправка» доступна возможность публикации ссылки в соцсетях Facebook и Twitter (соответствующие кнопки отмечены на скриншоте).



Открытие доступа к Гугл Форме на смартфонах или планшетах, работающих под управлением Андроид или айОС, мало чем отличается от аналогичного процесса в браузере на компьютере, но некоторыми нюансами (например, указание адреса для приглашения редактора или соавтора) эта процедура все же способна доставить немалые неудобства.

Заключение

Независимо от того, на каком устройстве вы создали Google Форму и работаете с ней, открыть доступ для других пользователей не составит большого труда. Единственное необходимое условие – наличие активного подключения к интернету.

Наш Telegram каналТолько полезная информация