Конвертация Excel в PDF

Формат PDF является одним из самых популярных форматов документов для чтения и печати. Также, его можно использовать, как источник информации без возможности редактирования. Поэтому, актуальным является вопрос конвертации файлов других форматов в ПДФ. Давайте разберемся, как перевести известный табличный формат Excel в PDF.

Конвертация в программе Excel

Если раньше для того, чтобы конвертировать Excel в PDF, нужно было повозиться, используя для этого сторонние программы, сервисы и дополнения, то с версии 2010 года процесс конвертации можно выполнить прямо в программе Microsoft Excel.

  1. Прежде всего, выделяем область ячеек на листе, которую собираемся конвертировать. Затем, переходим во вкладку «Файл».
  2. Переход в раздел файл в Microsoft Excel
  3. Кликаем по пункту «Сохранить как».
  4. Переход в Сохранить как в Microsoft Excel
  5. Открывается окно сохранения файла. В нём следует указать папку на жестком диске или съемном носителе, куда файл будет сохранен. При желании, можно переименовать файл.
  6. Затем, раскрываем параметр «Тип файла», и из огромного списка форматов выбираем PDF.
  7. Выбор типа файла в Microsoft Excel
  8. После этого, открываются дополнительные параметры оптимизации. Путем установки переключателя в нужную позицию, можно выбрать один из двух вариантов: «Стандартный размер» или «Минимальный». Кроме того, установив галочку напротив надписи «Открыть файл после публикации», вы сделаете так, что сразу после процесса конвертации, файл запустится автоматически.
  9. Оптимизация в Microsoft Excel
  10. Для установки некоторых других настроек, нужно нажать на кнопку «Параметры».
  11. Переход в параметры в Microsoft Excel
  12. После этого, открывается окно параметров. В нём можно установить конкретно, какую часть файла вы собираетесь конвертировать, подключить свойства документов и тэги. Но, в большинстве случаев, изменять данные настройки не нужно.
  13. Параметры в Microsoft Excel
  14. Когда все настройки сохранения выполнены, жмем на кнопку «Сохранить». Сохранение файла в Microsoft Excel

Происходит конвертация файла в формат PDF. На профессиональном языке процесс конвертации в этот формат называется публикацией.

По завершению конвертации, вы можете делать с готовым файлом все то же самое, что и с любым другим документом PDF. Если в настройках сохранения вы указали необходимость открыть файл после публикации, то он запустится в автоматическом режиме в программе для просмотра файлов PDF, которая установлена по умолчанию.

Документ PDF

Использование надстроек

Но, к сожалению, в версиях Microsoft Excel до 2010 года не предусмотрен встроенный инструмент конвертации Excel в PDF. Что же делать пользователям, у которых старые версии программы?

Для этого, в Excel можно установить специальную надстройку для конвертации, которая действует по типу плагинов в браузерах. Многие программы для работы с PDF предлагают установку собственных надстроек в приложениях пакета Microsoft Office. Одной из таких программ является Foxit PDF.

  1. После установки этой программы, в меню Microsoft Excel появляется вкладка под названием «Foxit PDF». Для того, чтобы конвертировать файл нужно открыть документ и перейти в эту вкладку.
  2. Надстройка Foxit PDF
  3. Далее, следует нажать на кнопку «Create PDF», которая расположена на ленте.
  4. Переход к конвертированию в Foxit PDF
  5. Открывается окно, в котором, с помощью переключателя, нужно выбрать один из трёх режимов конвертирования:
    • Entire Workbook (конвертация всей книги полностью);
    • Selection (конвертация выделенного диапазона ячеек);
    • Sheet(s) (конвертация выбранных листов).
  6. После того, как выбор режима конвертации сделан, жмем на кнопку «Convert to PDF» («Конвертировать в PDF»).
  7. Выбор режима конвертации в Foxit PDF
  8. Открывается окно, в котором нужно выбрать директорию жесткого диска, или съемного носителя, где будет размещаться готовый файл PDF. После этого, жмем на кнопку «Сохранить».
  9. Сохранение файла в Foxit PDF
  10. Выполняется конвертация документа Excel в формат PDF.

Сторонние программы

Теперь давайте выясним, существует ли способ конвертации файла Excel в PDF, если на компьютере вообще не установлен пакет Microsoft Office? В этом случае, на помощь могут прийти сторонние приложения. Большинство из них работают по принципу виртуального принтера, то есть посылают на печать файл Excel не на физический принтер, а в документ PDF.

Одной из наиболее удобных и простых программ для процесса конвертирования файлов в данном направлении, является приложение FoxPDF Excel to PDF Converter. Несмотря на то, что интерфейс данной программы на английском языке, все действия в ней очень просты и интуитивно понятны. Инструкция, которая приводится ниже, поможет сделать работу в приложении ещё проще.

  1. После того, как FoxPDF Excel to PDF Converter установлен, запускаем эту программу. Жмем на крайнюю левую кнопку на панели инструментов «Add Excel Files» («Добавить файлы Excel»).
  2. Добавление файла Excel в FoxPDF Excel to PDF Converter
  3. После этого, открывается окно, где вы должны найти на жестком диске, или съемном носителе, файлы Excel, которые желаете конвертировать. В отличие от предыдущих способов конвертации, этот вариант хорош тем, что одновременно позволяет добавить несколько файлов, и таким образом, произвести пакетную конвертацию. Итак, выделяем файлы и жмем на кнопку «Открыть».
  4. Добавление файла в FoxPDF Excel to PDF Converter
  5. Как видим, после этого, наименование этих файлов появляется в главном окне программы FoxPDF Excel to PDF Converter. Обратите внимание, чтобы около наименований файлов, подготовленных к конвертации, стояли галочки. Если галочка не установлена, то после запуска процедуры преобразования, файл со снятой галочкой конвертирован не будет.
  6. Файл подготовленные для конвертации в FoxPDF Excel to PDF Converter
  7. По умолчанию, конвертированные файлы сохраняются в специальной папке. Если вы хотите сохранять их в другом месте, то нажмите на кнопку справа от поля с адресом сохранения, и выберите нужную директорию.
  8. Выбор сохранения файла в FoxPDF Excel to PDF Converter
  9. Когда все настройки выполнены, можно запускать процесс конвертирования. Для этого, нажмите на большую кнопку с эмблемой PDF в нижнем правом углу окна программы.
  10. Запуск конвертирования в FoxPDF Excel to PDF Converter

После этого, будет выполнена конвертация, и вы сможете использовать готовые файлы по своему усмотрению.

Конвертация с помощью онлайн-сервисов

Если вы конвертируете файлы Excel в PDF не очень часто, и для этой процедуры не хотите устанавливать у себя на компьютере дополнительное программное обеспечение, то можно использовать услуги специализированных онлайн-сервисов. Рассмотрим, как произвести конвертацию Excel в PDF на примере популярного сервиса SmallPDF.

  1. После перехода на главную страницу данного сайта, жмем на пункт меню «Excel в PDF».
  2. Переход в раздел Excel в PDF на сайте SmallPDF

  3. После того, как мы попали в нужный раздел, просто перетягиваем файл Excel из открытого окна Проводника Windows в окно браузера, в соответствующее поле.
  4. Перемещение файла на сайте SmallPDF
  5. Можно добавить файл и другим способом. Жмем на кнопку «Выберите файл» на сервисе, и в открывшемся окне выбираем файл, или группу файлов, которые желаем конвертировать.
  6. Выбор файла на сайте SmallPDF
  7. После этого, начинается процесс конвертации. В большинстве случаев, он не занимает много времени.
  8. Процесс конвертации на сайте SmallPDF
  9. После того, как конвертация завершена, вам остается только загрузить готовый файл PDF на компьютер, нажав на кнопку «Скачайте файл».
  10. Скачивание файла на сайте SmallPDF

В подавляющем большинстве онлайн-сервисов конвертация проходит по точно такому же алгоритму:

  • Загрузка файла Excel на сервис;
  • Процесс конвертации;
  • Скачивание готового файла PDF.
  • Как видим, существуют четыре варианта конвертации файла Excel в PDF. Каждый из них имеет свои преимущества и недостатки. Например, с помощью специализированных утилит можно производить пакетную конвертацию файлов, но для этого нужно устанавливать дополнительное программное обеспечение, а для конвертации онлайн, обязательно требуется подключение к интернету. Поэтому, каждый пользователь решает для себя сам, каким способом воспользоваться, учитывая свои возможности и потребности.

    Помогла ли Вам статья?
    Да Нет
    Задайте вопрос или оставьте мнение
    Получить ответ на Email
    Уведомить о

    3 ответов
    По рейтингу
    Новые Старые
    Межтекстовые Отзывы
    Посмотреть все комментарии
    Алина
    3 февраля 2019 00:03

    Здравствуйте, у меня excel 2010, но все равно сохранить файл excel в pdf невозможно. У меня есть команда сохранить как, потом в выпадающем меню есть pdf, но… когда я нажимаю команду «сохранить», у меня выскакивает картинка, которую прилагаю. Но ведь мне не нужно печатать файл, мне его нужно всего лишь сохранить в формате pdf! Пыталась использовать конвертеры онлайн, но после конвертации меняется формат дат, например, дата 30.01.2019 меняется на 01.30.2019, что мне не подходит.

    20190202_215004
    Аноним
    5 апреля 2019 13:42

    Спасибо огромное за инфу!)

    Ника
    5 августа 2021 09:41

    Добрый день!
    Подскажите как конвертировать Excel в PDF со вкладками (Лист 1, лист 2 и тд) ? чтобы эти вкладки так же переключались в PDF как в Excel

    Инструкции по операционным системам:
    AndroidAndroid iOSiOS Windows 11Windows 11 Windows 10Windows 10 Windows 7Windows 7 Windows 8Windows 8 Windows XPWindows XP Общее по компьютерамОбщее по компьютерам LinuxLinux macOSmacOS
    Инструкции по мессенджерам и соц.сетям:
    ВконтактеВконтакте ОдноклассникиОдноклассники TelegramTelegram ViberViber WhatsAppWhatsApp SkypeSkype ZoomZoom InstagramInstagram
    Инструкции по работе в программах:
    WordWord ExcelExcel PowerPointPowerPoint OutlookOutlook DirectXDirectX PhotoshopPhotoshop LightroomLightroom Premiere ProPremiere Pro Google ChromeGoogle Chrome Яндекс БраузерЯндекс Браузер Mozilla FirefoxMozilla Firefox OperaOpera Internet ExplorerInternet Explorer Уроки по остальным браузерамПо остальным браузерам Расширения для браузеровРасширения браузеров Уроки по антивирусамПо антивирусам AvastAvast AudacityAudacity Apple IDApple ID AutoCADAutoCAD BandicamBandicam BlueStacksBlueStacks DAEMON ToolsDAEMON Tools DiscordDiscord Epic GamesEpic Games FL StudioFL Studio HamachiHamachi iСloudiСloud iTunesiTunes OBSOBS OriginOrigin Play MarketPlay Market Sony VegasSony Vegas SpotifySpotify SteamSteam TeamViewerTeamViewer The Bat!The Bat! TikTokTikTok TunngleTunngle UltraISOUltraISO uTorrentuTorrent VirtualBoxVirtualBox Торрент клиентыТоррент клиенты Яндекс ДискЯндекс Диск Яндекс.КартыЯндекс.Карты Яндекс.НавигаторЯндекс.Навигатор В остальных программахВ остальных программах Драйвера для устройствДрайвера Подборки программПодобрать программу Остальные программыСкачать программы
    Инструкции по онлайн-сервисам:
    ЯндексЯндекс GoogleGoogle ДзенДзен YouTubeYouTube FacebookFacebook TwitterTwitter AliExpressAliExpress AvitoAvito ChatGPTChatGPT QiwiQiwi Другие онлайн-сервисыДругие сервисы Все о почтеВсе о почте Яндекс почтаЯндекс почта GmailGmail Почта Mail.ruПочта Mail.ru Рамблер почтаРамблер почта
    Инструкции по телефонам:
    SamsungSamsung XiaomiXiaomi HuaweiHuawei Прошивки устройствПрошивки телефонов ТелефонОбщие по телефонам
    Инструкции по периферийным устройствам:
    МышкаМышка КлавиатураКлавиатура ПринтерПринтер РоутерРоутер ФлешкаФлешка Карта памятиКарта памяти HDMIHDMI Игровые консолиИгровые консоли Яндекс СтанцияЯндекс Станция AirPodsAirPods
    Инструкции по комплектующим:
    Материнская платаМатеринская плата ПроцессорПроцессор ВидеокартаВидеокарта SSD дискиSSD диски Жесткий дискЖесткий диск BIOSBIOS