Работа с ниспадающими списками в Microsoft Excel

Создание ниспадающих списков позволяет не только экономить время при выборе варианта в процессе заполнения таблиц, но и оградить себя от ошибочного внесения некорректных данных. Это очень удобный и практичный инструмент. Давайте выясним, как активировать его в Excel, и как им пользоваться, а также узнаем некоторые другие нюансы обращения с ним.

Использование выпадающих списков

Ниспадающие, или как принято говорить, раскрывающиеся списки чаще всего применяют в таблицах. С их помощью можно ограничить круг вносимых в табличный массив значений. Они позволяют выбирать для внесения значения только из заранее подготовленного перечня. Это одновременно ускоряет процедуру внесения данных и оберегает от ошибки.

Процедура создания

Прежде всего, давайте выясним, как создать ниспадающий список. Легче всего это сделать при помощи инструмента под названием «Проверка данных».

1. Выделяем столбец табличного массива, в ячейках которого планируется разместить выпадающий список. Передвигаемся во вкладку «Данные» и клацаем по кнопке «Проверка данных». Она локализирована на ленте в блоке «Работа с данными».

2. Запускается окно инструмента «Проверка значений». Переходим в раздел «Параметры». В области «Тип данных» из перечня выбираем вариант «Список». После этого перемещаемся к полю «Источник». Тут нужно указать группу наименований, предназначенную для использования в списке. Эти названия можно внести вручную, а можно указать на них ссылку, если они уже размещены в документе Excel в другом месте.

   Если выбран ввод вручную, то каждый списочный элемент требуется вписать в область через точку с запятой (;).

   

   Если вы хотите подтянуть данные из уже существующего табличного массива, то следует перейти на лист, где тот расположен (если он размещен на другом), поставить курсор в область «Источник» окна проверки данных, а затем выделить массив ячеек, где находится перечень. Важно, чтобы в каждой отдельной ячейке располагался отдельный списочный элемент. После этого координаты указанного диапазона должны отобразиться в области «Источник».

   

   Ещё один вариант установки связи – это присвоение массиву с перечнем имени. Выделяем диапазон, в котором указаны значения данных. Слева от строки формул находится область имён. По умолчанию в нём при выделении диапазона отображается координаты первой выделенной ячейки. Мы же для наших целей просто вписываем туда наименование, которое считаем более подходящим. Главные требования к имени состоят в том, чтобы оно было уникальным в пределах книги, не имело пробелов и обязательно начиналось с буквы. Теперь именно по данному наименованию будет идентифицироваться тот диапазон, который мы до этого выделили.

   

   Теперь в окне проверки данных в области «Источник» нужно установить символ «=», а затем сразу же после него вписать то имя, которое мы присвоили диапазону. Программа сразу идентифицирует связь между наименованием и массивом, и подтянет тот перечень, который в нем расположен.

   

   Но намного эффективнее получится использовать перечень, если его преобразовать в «умную» таблицу. В такой таблице будет легче менять значения, тем самым автоматически изменяя списочные элементы. Таким образом, данный диапазон фактически превратится в таблицу подстановок.

   Для того, чтобы преобразовать диапазон в «умную» таблицу, выделяем его и передвигаемся во вкладку «Главная». Там клацаем по кнопке «Форматировать как таблицу», которая размещена на ленте в блоке «Стили». Открывается большая группа стилей. На функциональность таблицы выбор конкретного стиля никак не влияет, а поэтому выбираем любой из них.

   

   После этого открывается небольшое окошко, в котором содержится адрес выделенного массива. Если выделение было выполнено верно, то тут ничего изменять не нужно. Так как у нашего диапазона нет заголовков, то у пункта «Таблица с заголовками» галочки быть не должно. Хотя конкретно в вашем случае, возможно, заголовок и будет применяться. Так что нам остается просто нажать на кнопку «OK».

   

   После этого диапазон будет отформатирован, как таблица. Если его выделить, то можно заметить в области имён, что наименование ему было присвоено автоматически. Это наименование можно использовать для вставки в область «Источник» в окне проверки данных по описанному ранее нами алгоритму. Но, если вы хотите использовать другое название, то его можно заменить, просто вписав в область имен.

   

   Если перечень размещен в другой книге, то для корректного его отражения требуется применить функцию ДВССЫЛ. Указанный оператор предназначен для того, чтобы формировать «суперабсолютные» ссылки на элементы листа в текстовом виде. Собственно при этом процедура будет выполняться практически точно такая же, как и в ранее описываемых случаях, только в области «Источник» после символа «=» следует указать наименование оператора – «ДВССЫЛ». После этого в скобках в качестве аргумента данной функции должен быть указан адрес диапазона, включая наименование книги и листа. Собственно, как показано на изображении ниже.


3. На этом мы бы могли и закончить процедуру, нажав на кнопку «OK» в окошке проверки данных, но при желании можно усовершенствовать форму. Переходим в раздел «Сообщения для ввода» окошка проверки данных. Тут в области «Сообщение» можно написать текст, который будут видеть юзеры, наводя курсор на элемент листа с ниспадающим списком. Записываем то сообщение, которое считаем нужным.

4. Далее перемещаемся в раздел «Сообщение об ошибке». Тут в области «Сообщение» можно ввести текст, который будет наблюдать пользователь при попытке ввести некорректные данные, то есть, любые данные, отсутствующие в ниспадающем списке. В области «Вид» можно выбрать значок, которым будет сопровождаться предупреждение. Вводим текст сообщения и клацаем по «OK».

Урок: Как сделать выпадающий список в Экселе

Выполнение операций

Теперь давайте разберемся, как работать с тем инструментом, который мы выше создали.

1. Если мы установим курсор на любой элемент листа, к которому был применен ниспадающий список, то увидим информационное сообщение, введенное нами ранее в окне проверки данных. Кроме того, справа от ячейки появится пиктограмма в виде треугольника. Именно она служит для доступа к выбору списочных элементов. Клацаем по данному треугольнику.

2. После клика по нему меню из списочных объектов будет открыто. В нем расположены все элементы, которые были ранее внесены через окно проверки данных. Выбираем тот вариант, который считаем нужным.

3. Выбранный вариант отобразится в ячейке.

4. Если же мы попытаемся ввести в ячейку любое значение, которое отсутствует в перечне, то данное действие заблокируется. При этом, если вы вносили сообщение предупреждения в окно проверки данных, то оно отобразиться на экране. Нужно в окне предупреждения нажать на кнопку «Отмена» и со следующей попытки ввести корректные данные.

Таким способом при необходимости заполняем всю таблицу.

Добавление нового элемента

Но что делать, если требуется все-таки добавить новый элемент? Действия тут зависят от того, как именно вы сформировали перечень в окне проверки данных: введен вручную или подтягивается из табличного массива.

1. Если данные для формирования списка подтягиваются из табличного массива, то переходим к нему. Выделяем ячейку диапазона. Если это не «умная» таблица, а простой диапазон данных, то нужно вставить строку в середину массива. Если же применяете «умную» таблицу, то в этом случае достаточно просто вписать требуемое значение в первой строке под ней и данная строка тут же будет включена в табличный массив. Это как раз то преимущество «умной» таблицы, о котором мы упоминали выше.

   Но предположим, что мы имеем дело с более сложным случаем, используя обычный диапазон. Итак, выделяем ячейку в середине указанного массива. То есть, над этой ячейкой и под ней должны быть ещё строки массива. Клацаем по обозначенному фрагменту правой кнопкой мыши. В меню выбираем вариант «Вставить…».


2. Запускается окошко, где следует произвести выбор объекта вставки. Выбираем вариант «Строку» и жмем на кнопку «OK».

3. Итак, пустая строка добавлена.

4. Вписываем в неё то значение, которое желаем, чтобы отобразилось в ниспадающем списке.

5. После этого возвращаемся к тому табличному массиву, в котором размещен раскрывающийся перечень. Кликнув по треугольнику, справа от любой ячейки массива, мы видим, что к уже имеющимся списочным элементам было добавлено нужное нам значение. Теперь при желании его можно выбрать, чтобы вставить в элемент таблицы.

Но что делать, если перечень значений подтягивается не из отдельной таблицы, а был внесен вручную? Для добавления элемента в этом случае тоже есть свой алгоритм действий.

1. Выделяем весь табличный диапазон, в элементах которого размещен выпадающий перечень. Переходим во вкладку «Данные» и снова кликаем по кнопке «Проверка данных» в группе «Работа с данными».

2. Запускается окно проверки вводимых данных. Перемещаемся в раздел «Параметры». Как видим, все настройки тут точно такие же, как мы их выставили ранее. Нас в данном случае будет интересовать область «Источник». Добавляем туда к уже имеющему перечню через точку с запятой (;) то значение или значения, которые хотим увидеть в выпадающем списке. После добавления клацаем по «OK».

3. Теперь, если мы откроем выпадающий перечень в табличном массиве, то увидим там добавленное значение.

Удаление элемента

Удаление списочного элемента проводится по точно такому же алгоритму, что и добавление.

1. Если данные подтягиваются из табличного массива, то тогда переходим к этой таблице и клацаем правой кнопкой мыши по ячейке, где расположено значение, которое следует удалить. В контекстном меню останавливаем выбор на варианте «Удалить…».

2. Открывается окно удаления ячеек практически аналогичное тому, которое мы видели при их добавлении. Тут снова устанавливаем переключатель в позицию «Строку» и клацаем по «OK».

3. Строка из табличного массива, как видим, удалена.

4. Теперь возвращаемся к той таблице, где находятся ячейки с выпадающим перечнем. Клацаем по треугольнику справа от любой ячейки. В раскрывшемся списке видим, что удаленный элемент отсутствует.

Что же делать, если значения добавлялись в окно проверки данных вручную, а не при помощи дополнительной таблицы?

1. Выделяем табличный диапазон с раскрывающимся перечнем и переходим в окошко проверки значений, как это мы уже делали ранее. В указанном окне перемещаемся в раздел «Параметры». В области «Источник» выделяем курсором то значение, которое требуется удалить. Затем жмем на кнопку Delete на клавиатуре.

2. После того, как элемент удален, щелкаем по «OK». Теперь его не будет и в выпадающем перечне, точно так же, как это мы видели и в предыдущем варианте действий с таблицей.

Полное удаление

В то же время, существуют и ситуации, когда выпадающий список нужно полностью удалить. Если вам не важно, чтобы введенные данные были сохранены, то произвести удаление очень просто.

1. Выделяем весь массив, где расположен раскрывающийся перечень. Передвигаемся во вкладку «Главная». Щелкаем по иконке «Очистить», которая размещается на ленте в блоке «Редактирование». В открывшемся меню выбираем позицию «Очистить все».

2. При выборе данного действия в выделенных элементах листа будут удалены все значения, очищено форматирование, а кроме того, достигнута главная цель поставленной задачи: раскрывающийся перечень будет удален и теперь в ячейки можно вводить любые значения вручную.

Кроме того, если пользователю не нужно сохранять введенные данные, то существует ещё один вариант удалить ниспадающий перечень.

1. Выделяем диапазон пустых ячеек, который равнозначен диапазону элементов массива с раскрывающимся перечнем. Передвигаемся во вкладку «Главная» и там кликаем по иконке «Копировать», которая локализируется на ленте в области «Буфер обмена».

   Также вместо этого действия можно кликнуть по обозначенному фрагменту правой кнопкой мышки и остановиться на варианте «Копировать».

   

   Ещё проще сразу после выделения применить набор кнопок Ctrl+C.

2. После этого выделяем тот фрагмент табличного массива, где располагаются выпадающие элементы. Жмем на кнопку «Вставить», локализированную на ленте во вкладке «Главная» в разделе «Буфер обмена».

   Второй вариант действий – это щелкнуть по выделению правой кнопкой мышки и остановить выбор на варианте «Вставить» в группе «Параметры вставки».

   

   Наконец, есть возможность просто обозначить нужные ячейки и набрать сочетание кнопок Ctrl+V.

3. При любом из вышеуказанных действий вместо ячеек, содержащих значения и ниспадающие списки, будет вставлен абсолютно чистый фрагмент.

При желании таким же образом можно вставить не пустой диапазон, а скопированный фрагмент с данными. Недостаток ниспадающих списков как раз состоит в том, что в них нельзя вручную вписать данные, отсутствующие в перечне, но их можно скопировать и вставить. При этом проверка данных не сработает. Более того, как мы выяснили, сама структура выпадающего списка будет уничтожена.

Зачастую, требуется все-таки убрать выпадающий список, но при этом оставить те значения, которые с помощью него были введены, и форматирование. В этом случае следует произвести более корректные действия по удалению указанного инструмента заполнения.

1. Выделяем весь фрагмент, в котором расположены элементы с раскрывающимся перечнем. Передвигаемся во вкладку «Данные» и клацаем по значку «Проверка данных», который, как мы помним, размещен на ленте в группе «Работа с данными».

2. Открывается уже хорошо знакомое нам окно проверки вводимых данных. Находясь в любом разделе указанного инструмента, нам нужно совершить единственное действие — нажать на кнопку «Очистить всё». Она располагается в нижнем левом углу окна.

3. После этого окно проверки данных можно закрывать, нажав на стандартную кнопку закрытия в его верхнем правом углу в виде крестика или на кнопку «OK» в нижней части окна.

4. Затем выделяем любую из ячеек, в которой раньше был размещен раскрывающийся перечень. Как видим, теперь нет ни подсказки при выделении элемента, ни треугольника для вызова списка справа от ячейки. Но при этом нетронутым осталось форматирование и все до этого введенные значения с помощью списка. Это означает, что с поставленной задачей мы справились успешно: инструмент, который больше нам не нужен, удален, но результаты его работы остались целыми.

Как видим, ниспадающий список может значительно облегчить введение данных в таблицы, а также предотвратить введение некорректных значений. Это позволит сократить количество ошибок при заполнении таблиц. Если же какое-нибудь значение нужно добавить дополнительно, то всегда можно провести процедуру редактирования. Вариант редактирования будет зависеть от способа создания. После заполнения таблицы можно удалить выпадающий список, хотя делать это и не обязательно. Большинство пользователей предпочитают его оставлять даже после окончания работы по заполнению таблицы данными.

Наш Telegram каналТолько полезная информация