Главная » Excel » Вы здесь

Условное форматирование: инструмент Microsoft Excel для визуализации данных

Условное форматирование в Microsoft Excel

Смотря на сухие цифры таблиц, трудно с первого взгляда уловить общую картину, которую они представляют. Но, в программе Microsoft Excel имеется инструмент графической визуализации, с помощью которого можно наглядно представить данные, содержащиеся в таблицах. Это позволяет более легко и быстро усвоить информацию. Данный инструмент называется условным форматированием. Давайте разберемся, как использовать условное форматирование в программе Microsoft Excel.

Простейшие варианты условного форматирования

Для того, чтобы произвести форматирование определенной области ячеек, нужно выделить эту область (чаще всего столбец), и находясь во вкладке «Главная», кликнуть по кнопке «Условное форматирование», которая расположена на ленте в блоке инструментов «Стили».

После этого, открывается меню условного форматирования. Тут представляется три основных вида форматирования:

  • Гистограммы;
  • Цифровые шкалы;
  • Значки.

Типы условного форматирования в Microsoft Excel

Для того, чтобы произвести условное форматирование в виде гистограммы, выделяем столбец с данными, и кликаем по соответствующему пункту меню. Как видим, представляется на выбор несколько видов гистограмм с градиентной и сплошной заливкой. Выберете ту, которая, на ваш взгляд, больше всего соответствует стилю и содержанию таблицы.

Выбор гистограммы в Microsoft Excel

Как видим, гистограммы появились в выделенных ячейках столбца. Чем большее числовое значение в ячейках, тем гистограмма длиннее. Кроме того, в версиях Excel 2010, 2013 и 2016 годов, имеется возможность корректного отображения отрицательных значений в гистограмме. А вот, у версии 2007 года такой возможности нет.

Гистограмма применена в Microsoft Excel

При использовании вместо гистограммы цветовой шкалы, также существует возможность выбрать различные варианты данного инструмента. При этом, как правило, чем большее значение расположено в ячейке, тем насыщеннее цвет шкалы.

Использование цветовой шкалы в Microsoft Excel

Наиболее интересным и сложным инструментом среди данного набора функций форматирования являются значки. Существует четыре основные группы значков: направления, фигуры, индикаторы и оценки. Каждый выбранный пользователем вариант предполагает использование разных значков при оценке содержимого ячейки. Вся выделенная область сканируется Excel, и все значения ячеек разделяются на части, согласно величинам, указанным в них. К самым большим величинам применяются значки зеленого цвета, к величинам среднего диапазона – желтого, и величины, располагающиеся в самой меньшей трети – помечаются значками красного цвета.

Значки при условном форматировании в Microsoft Excel

При выборе стрелок, в качестве значков, кроме цветового оформления, используется ещё сигнализирование в виде направлений. Так, стрелка, повернутая указателем вверх, применяется к большим величинам, влево – к средним, вниз – к малым. При использовании фигур, кругом помечаются самые большие величины, треугольником – средние, ромбом – малые.

Стрелки при условном форматировании в Microsoft Excel

Правила выделения ячеек

По умолчанию, используется правило, при котором все ячейки выделенного фрагмента обозначаются определенным цветом или значком, согласно расположенным в них величинам. Но, используя меню, о котором мы уже говорили выше, можно применять и другие правила обозначения.

Кликаем по пункту меню «Правила выделения ячеек». Как видим, существует семь основных правил:

  • Больше;
  • Меньше;
  • Равно;
  • Между;
  • Дата;
  • Повторяющиеся значения.

Правила выделения ячеек в Microsoft Excel

Рассмотрим применение этих действий на примерах. Выделим диапазон ячеек, и кликнем по пункту «Больше…».

Переход к правилу выделения ячеек в Microsoft Excel

Открывается окно, в котором нужно установить, значения больше какого числа будут выделяться. Делается это в поле «Форматировать ячейки, которые больше». По умолчанию, сюда автоматически вписывается среднее значение диапазона, но можно установить любое другое, либо же указать адрес ячейки, в которой содержится это число. Последний вариант подойдёт для динамических таблиц, данные в которых постоянно изменяются, или для ячейки, где применяется формула. Мы для примера установили значение в 20000.

Установка границы для выделения ячеек в Microsoft Excel

В следующем поле, нужно определиться, как будут выделяться ячейки: светло-красная заливка и темно-красный цвет (по умолчанию); желтая заливка и темно-желтый текст; красный текст, и т.д. Кроме того, существует пользовательский формат.

Выбор цвета выделения в Microsoft Excel

При переходе на этот пункт, открывается окно, в котором можно редактировать выделения, практически, как угодно, применяя различные варианты шрифта, заливки, и границы.

Пользоательский формат в Microsoft Excel

После того, как мы определились, со значениями в окне настройки правил выделения, жмём на кнопку «OK».

Сохранение результатов в Microsoft Excel

Как видим, ячейки выделены, согласно установленному правилу.

Ячейки выделены согласно правилу в Microsoft Excel

По такому же принципу выделяются значения при применении правил «Меньше», «Между» и «Равно». Только в первом случае, выделяются ячейки меньше значения, установленного вами; во втором случае, устанавливается интервал чисел, ячейки с которыми будут выделяться; в третьем случае задаётся конкретное число, а выделяться будут ячейки только содержащие его.

Другие варианты выделения в Microsoft Excel

Правило выделения «Текст содержит», главным образом, применяется к ячейкам текстового формата. В окне установки правила следует указать слово, часть слова, или последовательный набор слов, при нахождении которых, соответствующие ячейки будут выделяться, установленным вами способом.

Выделение текст содержит в Microsoft Excel

Правило «Дата» применяется к ячейкам, которые содержат значения в формате даты. При этом, в настройках можно установить выделение ячеек по тому, когда произошло или произойдёт событие: сегодня, вчера, завтра, за последние 7 дней, и т.д.

Выделение ячеек по дате в Microsoft Excel

Применив правило «Повторяющиеся значения» можно настроить выделение ячеек, согласно соответствию размещенных в них данных одному из критериев: повторяющиеся это данные или уникальные.

Выделение повторяющихся значений в Microsoft Excel

Правила отбора первых и последних значений

Кроме того, в меню условного форматирования имеется ещё один интересный пункт – «Правила отбора первых и последних значений». Тут можно установить выделение только самых больших или самых маленьких значений в диапазоне ячеек. При этом, можно использовать отбор, как по порядковым величинам, так и по процентным. Существуют следующие критерии отбора, которые указаны в соответствующих пунктах меню:

  • Первые 10 элементов;
  • Первые 10%;
  • Последние 10 элементов;
  • Последние 10%;
  • Выше среднего;
  • Ниже среднего.

Правила отбора первых и последних ячеек в Microsoft Excel

Но, после того, как вы кликнули по соответствующему пункту, можно немного изменить правила. Открывается окно, в котором производится выбор типа выделения, а также, при желании, можно установить другую границу отбора. Например, мы, перейдя по пункту «Первые 10 элементов», в открывшемся окне, в поле «Форматировать первые ячейки» заменили число 10 на 7. Таким образом, после нажатия на кнопку «OK», будут выделяться не 10 самых больших значений, а только 7.

Установка правила отбора первых и последних ячеек в Microsoft Excel

Создание правил

Выше мы говорили о правилах, которые уже установлены в программе Excel, и пользователь может просто выбрать любое из них. Но, кроме того, при желании, пользователь может создавать свои правила.

Для этого, нужно нажать в любом подразделе меню условного форматирования на пункт «Другие правила…», расположенный в самом низу списка». Или же кликнуть по пункту «Создать правило…», который расположен в нижней части основного меню условного форматирования.

Переход к созданию правила в Microsoft Excel

Открывается окно, где нужно выбрать один из шести типов правил:

  1. Форматировать все ячейки на основании их значений;
  2. Форматировать только ячейки, которые содержат;
  3. Форматировать только первые и последние значения;
  4. Форматировать только значения, которые находятся выше или ниже среднего;
  5. Форматировать только уникальные или повторяющиеся значения;
  6. Использовать формулу для определения форматируемых ячеек.

Типы правил в Microsoft Excel

Согласно выбранному типу правил, в нижней части окна нужно настроить изменение описания правил, установив величины, интервалы и другие значения, о которых мы уже говорили ниже. Только в данном случае, установка этих значений будет более гибкая. Тут же задаётся, при помощи изменения шрифта, границ и заливки, как именно будет выглядеть выделение. После того, как все настройки выполнены, нужно нажать на кнопку «OK», для сохранения проведенных изменений.

Опивание правила в Microsoft Excel

Управление правилами

В программе Excel можно применять сразу несколько правил к одному и тому же диапазону ячеек, но отображаться на экране будет только последнее введенное правило. Для того, чтобы регламентировать выполнение различных правил относительно определенного диапазона ячеек, нужно выделить этот диапазон, и в основном меню условного форматирования перейти по пункту управление правилами.

Переход к управлению правидлами в Microsoft Excel

Открывается окно, где представлены все правила, которые относятся к выделенному диапазону ячеек. Правила применяются сверху вниз, так как они размещены в списке. Таким образом, если правила противоречат друг другу, то по факту на экране отображается выполнение только самого последнего из них.

Окно управления праилами в Microsoft Excel

Чтобы поменять правила местами, существуют кнопки в виде стрелок направленных вверх и вниз. Для того, чтобы правило отображалось на экране, нужно его выделить, и нажать на кнопку в виде стрелки направленной вниз, пока правило не займет самую последнюю строчу в списке.

Изменение порядка правил в Microsoft Excel

Есть и другой вариант. Нужно установить галочку в колонке с наименованием «Остановить, если истина» напротив нужного нам правила. Таким образом, перебирая правила сверху вниз, программа остановится именно на правиле, около которого стоит данная пометка, и не будет опускаться ниже, а значит, именно это правило будет фактически выполнятся.

Оставить если истина в Microsoft Excel

В этом же окне имеются кнопки создания и изменения выделенного правила. После нажатия на эти кнопки, запускаются окна создания и изменения правил, о которых мы уже вели речь выше.

Создание и изменение правила в Microsoft Excel

Для того, чтобы удалить правило, нужно его выделить, и нажать на кнопку «Удалить правило».

Удаление правила в Microsoft Excel

Кроме того, можно удалить правила и через основное меню условного форматирования. Для этого, кликаем по пункту «Удалить правила». Открывается подменю, где можно выбрать один из вариантов удаления: либо удалить правила только на выделенном диапазоне ячеек, либо удалить абсолютно все правила, которые имеются на открытом листе Excel.

Удаление правил вторым способом в Microsoft Excel

Как видим, условное форматирование является очень мощным инструментом для визуализации данных в таблице. С его помощью, можно настроить таблицу таким образом, что общая информация на ней будет усваиваться пользователем с первого взгляда. Кроме того, условное форматирование придаёт большую эстетическую привлекательность документу.

Мы рады, что смогли помочь Вам в решении проблемы.
Задайте свой вопрос в комментариях, подробно расписав суть проблемы. Наши специалисты постараются ответить максимально быстро.

Помогла ли вам эта статья?

Да Нет


Еще статьи по данной теме:


Поделиться статьей в социальных сетях:

7 комментария

Как создать условное форматирование по дате? не ячеек с датой, а именно по дате, т.е. наступает заданная дата цвет ячеек меняется.
Спасибо

Здравствуйте, Константин. Попробуйте при указании условия использовать функцию «СЕГОДНЯ».

Здравствуйте, Максим. Подскажите пожалуйста, Как записать правило форматирования, чтобы Сидоров, Иванов и Петров имели при вводе в ячейки один и тот же формат? спасибо

Здравствуйте, Олег.
1. Выделите диапазон, где будут вводиться значения, а затем вызовите окно управления правилами. Жмите кнопку «Создать правило».
2. В окне создания правила выберите «Форматировать только ячейки, которые содержат…». В блоке «Измените описание правила» выберите вариант «Значение ячейки». Справа из выпадающего списка выберите «Равно». Далее в поле справа впишите слово «Иванов». Нажмите на кнопку «Формат» и выберите вариант форматирование. Сохраняйте правило, нажав «OK». В общем, сделайте так, как на скриншоте ниже.
3. После этого точно таким же способом на тот же самый диапазон создайте ещё два правила: для значения «Петров» и для значения «Сидоров». Главное, чтобы у все трех правил вы выбрали один вариант форматирования.

Максим, спасибо за ответ. В общем то я и пользовался этим способом. Только выбирал вариант не «значение «, а «текст». Для трех-четырех слов это приемлемо. А если слов 30-100… К сожалению, Этот вариант долгий и нудный, т.к. нельзя ввести по очереди для выбранного формата разные слова. Каждый раз после кнопки ОК окно закрывается и начинай сначала с выбора формата. Ведь должен быть вариант где это делается более красиво? Спасибо

ДОброе утро. Подскажите, можно ли использовать ранее созданное правило к другим ячейкам и столбцам, чтобы не создавать его заново для них ? спасибо

Здравствуйте, Артем. Вы можете задавать несколько диапазонов в «Диспетчере правил». каждый диапазон ячеек нужно отделять от другого точкой с запятой, как на скриншоте. При этом не обязательно вводить координаты диапазонов вручную. Вы можете поставить точку с запятой, установить курсор в поле «Применяется к» и выделить нужный диапазон на листе. Координаты автоматически добавятся в соответствующее поля напротив выбранного правила.

Задайте вопрос или оставьте свое мнение