Lumpics lumpics.ru

Создание шаблона документа в Microsoft Word

Если вы часто работаете в MS Word, сохранение документа в качестве шаблона наверняка вас заинтересует. Так, наличие шаблонного файла, с установленным вами форматированием, полями и прочими параметрами, может во многом упростить и ускорить рабочий процесс.

Шаблон, создаваемый в ворде, сохраняется в форматах DOT, DOTX или DOTM. Последний разрешает работу с макросами.

Урок: Создание макросов в MS Word

Что такое шаблоны в Ворде

Шаблон — это особый тип документа, при его открытии и последующем изменении создается копия файла. Исходный (шаблонный) документ при этом остается неизменным, как и его местоположение на диске.

primer-shablona-v-word

В качестве примера того, каким может быть шаблон документа и зачем вообще он нужен, можно привести бизнес-план. Документы этого типа довольно часто создаются в Word, следовательно, используют их тоже довольно часто.

Так, вместо того, чтобы каждый раз заново создавать структуру документа, выбирать подходящие шрифты, стили оформления, устанавливать размеры полей, можно просто использовать шаблон со стандартным макетом. Согласитесь, такой подход к работе куда более рационален.

Урок: Как добавить новый шрифт в Ворд

primer-shablona-2-v-word

Документ, сохраненный в качестве шаблона, можно открыть и заполнить необходимыми данными, текстом. При этом, сохраняя его в стандартных для Word форматах DOC и DOCX, исходный документ (созданный шаблон), будет оставаться неизменным, как уже было сказано выше.

Большинство шаблонов, которые могут вам понадобиться для работы с документами в Ворде, можно найти на официальном сайте (office.com). Кроме того, в программе можно создавать собственные шаблоны, а также изменять уже существующие.

primer-shablona-3-v-word

Примечание: Часть шаблонов уже встроена в программу, но часть из них, хоть и отображается в списке, на самом деле находится на сайте Office.com. После того, как вы нажмете на такой шаблон, он будет мгновенно скачан с сайта и доступен для работы.

Создание собственного шаблона

Проще всего будет начать создание шаблона с пустого документа, для открытия которого достаточно просто запустить Word.

Урок: Как в Ворде сделать титульный лист

Если вы используете одну из последних версий MS Word, при открытии программы вас будет встречать стартовая страница, на которой уже можно будет выбрать один из доступных шаблонов. Особенно радует то, что все они удобно рассортированы по тематическим категориям.

otkryit-dokument-v-word

И все же, если вы сами хотите создать шаблон, выберите “Новый документ”. Будет открыт стандартный документ с установленными в нем параметрами по умолчанию. Эти параметры могут быть, как программными (заданными разработчиками), так и созданными вами (если ранее вы сохраняли те или иные значения в качестве используемых по умолчанию).

novyiy-dokument-v-word

Используя наши уроки, внесите необходимые изменения в документ, который в дальнейшем будет использоваться в качестве шаблона.

Уроки по работе с Word:
Как сделать форматирование
Как изменить поля
Как изменить интервалы
Как изменить шрифт
Как сделать заголовок
Как сделать автоматическое содержание
Как сделать сноски

primer-shablona-v-word

Помимо выполнения вышеперечисленных действий в качестве параметров по умолчанию для документа, который будет использоваться как шаблон, можно также добавить подложку, водяные знаки или любые графические объекты. Все, что вы измените, добавите и сохраните в дальнейшем будет присутствовать в каждом документе, созданном на основе вашего шаблона.

Уроки по работе с Ворд:
Вставка рисунка
Добавление подложки
Изменение фона в документе
Создание блок-схем
Вставка знаков и специальных символов

После того, как вы внесете необходимые изменения, зададите параметры по умолчанию в будущий шаблон, его необходимо сохранить.

  1. Нажмите кнопку “Файл” (или “MS Office”, если используете старую версию Word).
  2. primer-shablona-2-v-word
  3. Выберите пункт “Сохранить как”.
  4. fayl-sohranit-v-word
  5. В выпадающем меню “Тип файла” выберите подходящий тип шаблона:
    Вариант шаблона Word Формат файла Описание
    Шаблон Word *.dotx Обычный шаблон, совместимый со всеми версиями Ворда старше 2003 года
    Шаблон Word с поддержкой макросов *.dotm Как понятно из названия, данный тип шаблонов поддерживает работу с макросами
    Шаблон Word 97 — 2003 *.dot Совместим со старыми версиями Ворд 1997 — 2003
  6. vyibor-formata-shablona-v-word
  7. Задайте имя файла, укажите путь для его сохранения и нажмите “Сохранить”.
  8. mesto-dlya-sohraneniya-v-word
  9. Созданный и настроенный вами файл будет сохранен в качестве шаблона в заданном вами формате. Теперь его можно закрыть.
  10. shablon-v-formate-dotx-v-word

Создание шаблона на основе существующего документа или стандартного шаблона

  1. Откройте пустой документ MS Word, перейдите во вкладку “Файл” и выберите пункт “Создать”.
  2. Примечание: В последних версиях Ворда при открытии пустого документа пользователю сразу предлагается перечень шаблонных макетов, на основе которых можно создать будущий документ. Если вы хотите получить доступ ко всем шаблонам, при открытии выберите “Новый документ”, а затем уже выполните действия, описанные в пункте 1.

  3. Выберите подходящий шаблон в разделе “Доступные шаблоны”.
  4. sozdat-nvoyiy-dokument-v-word

    Примечание: В последних версиях Word ничего выбирать не нужно, список доступных шаблонов появляется сразу после нажатия на кнопку “Создать”, непосредственно над шаблонами находится перечень доступных категорий.

  5. Внесите в документ необходимые изменения, воспользовавшись нашими советами и инструкциями, представленными в предыдущем разделе статьи (Создание собственного шаблона).
  6. shablonnyiy-dokument-v-word

    Примечание: Для разных шаблонов стили оформления текста, которые доступны по умолчанию и представлены во вкладке “Главная” в группе “Стили”, могут быть разными и заметно отличаться от тех, что вы привыкли видеть в стандартном документе.

    stili-v-shablone-v-word

    Совет: Воспользуйтесь доступными стилями для того, чтобы сделать свой будущий шаблон действительно уникальным, не похожим на остальные документы. Конечно, делайте это лишь в том случае, если вас не ограничивают требования к оформлению документа.

    izmeneniya-v-shablone-v-word
  7. После того, как вы внесете необходимые изменения в документ, выполните все те настройки, которые посчитаете нужными, сохраните файл. Для этого нажмите на вкладку “Файл” и выберите “Сохранить как”.
  8. fayl-sohranit-v-word
  9. В разделе “Тип файла” выберите подходящий тип шаблона.
  10. sohranit-kak-v-word
  11. Задайте имя для шаблона, укажите через “Проводник” (“Обзор”) путь для его сохранения, нажмите кнопку “Сохранить”.
  12. sohranenie-dokumenta-v-word
  13. Шаблон, созданный вами на основе существующего, будет сохранен вместе со всеми внесенными вами изменениями. Теперь этот файл можно закрыть.
  14. shablon-v-formate-dotx-sohranen-v-word

Добавление стандартных блоков к шаблону

Стандартными блоками называют многократно используемые элементы, содержащиеся в документе, а также те компоненты документа, которые хранятся в коллекции и доступны для использования в любое время. Хранить стандартные блоки и распространять их можно с помощью шаблонов.

Так, используя стандартные блоки, вы можете создать шаблон отчета, в котором будут содержаться сопроводительные письма двух и более типов. При этом, создавая новый отчет на основе данного шаблона, другие пользователи смогут выбрать любой из доступных типов.

  1. Создайте, сохраните и закройте шаблон, созданный вами с учетом всех требований. Именно в этот файл будут добавляться стандартные блоки, которые в дальнейшем будут доступны другим пользователям созданного вами шаблона.
  2. Откройте шаблонный документ, к которому необходимо добавить стандартные блоки.
  3. Создайте необходимые стандартные блоки, которые в дальнейшем будут доступны для других пользователей.

Примечание: При введении сведений в диалоговое окно “Создание нового стандартного блока” введите в строке “Сохранить в” имя шаблона, к которому их необходимо добавить (это тот файл, который вы создали, сохранили и закрыли согласно первому пункту данного раздела статьи).

Теперь созданный вами шаблон, содержащий стандартные блоки, может быть предоставлен другим пользователям. Сами же блоки, сохраненные вместе с ним, будут доступны в заданных коллекциях.

Добавление элементов управления содержимым к шаблону

В некоторых ситуациях требуется придать шаблону вместе со всем его содержимым некоторую гибкость. Например, шаблон может содержать раскрывающийся список, созданный автором. По тем или иным причинам этот список может не устроить другого пользователя, которому доведется с ним работать.

Если в таком шаблоне будут присутствовать элементы управления содержимым, второй пользователь сможет подкорректировать список под себя, оставив его неизменным в самом шаблоне. Чтобы добавить в шаблон элементы управления содержимым, необходимо включить вкладку “Разработчик” в MS Word.

  1. Откройте меню “Файл” (или “MS Office” в более ранних версиях программы).
  2. fayl-v-word

  3. Откройте раздел “Параметры” и выберите там пункт “Настройка ленты”.
  4. parametryi-nastroyka-lentyi-v-word
  5. В разделе “Основные вкладки” установите галочку напротив пункта “Разработчик”. Для закрытия окна нажмите “ОК”.
  6. parametryi-vklyuchit-rezhim-razrabotchika-v-word
  7. Вкладка “Разработчик” появится на панели управления Ворд.
  8. vkladka-razrabotchik-v-word

Добавление элементов управления содержанием

  1. Во вкладке “Разработчик” нажмите на кнопку “Режим конструктора”, расположенную в группе “Элементы управления”.
  2. elementyi-upravleniya-v-word

  3. Вставьте в документ необходимые элементы управления, выбрав их из представленных в одноименной группе:
    • Форматированный текст;
    • Обычный текст;
    • Рисунок;
    • Коллекция стандартных блоков;
    • Поле со списком;
    • Раскрывающийся список;
    • Выбор даты;
    • Флажок;
    • Повторяющийся раздел.

Добавление пояснительного текста к шаблону

Сделать шаблон более удобным в использовании можно с помощью пояснительного текста, добавленного в документ. Если это необходимо, стандартный пояснительный текст всегда можно изменить в элементе управления содержимым. Для настройки пояснительного текста по умолчанию для пользователей, которые будут использовать шаблон, необходимо выполнить следующие действия.

  1. Включите “Режим конструктора” (вкладка “Разработчик”, группа “Элементы управления”).
  2. rezhim-konstruktora-v-word
  3. Кликните по тому элементу управления содержимым, в котором необходимо добавить или изменить пояснительный текст.
  4. dobavlenie-poyasnitelnogo-teksta-v-word

    Примечание: Пояснительный текст по умолчанию находится в небольших блоках. Если “Режим конструктора” отключен, эти блоки не отображаются.

  5. Измените, отформатируйте замещающий текст.
  6. Отключите “Режим конструктора” повторным нажатием на эту кнопку на панели управления.
  7. Пояснительный текст будет сохранен для текущего шаблона.
  8. otklyuchenie-rezhima-razrabotchika-v-word

На этом мы закончим, из этой статьи вы узнали о том, что представляют собой шаблоны в Microsoft Word, как их создавать и изменять, а также обо всем том, что с ними можно делать. Это действительно полезная функция программы, во многом упрощающая работу с ней, особенно, если над документами работает не один, а сразу несколько пользователей, не говоря уже о крупных компаниях.

Обсудить в TelegramНаш Telegram каналТолько полезная информация
Автор статьи Вы на сайте: Статья обновлена: . Автор: Виталий Каиров

Вам помогли мои советы?

Получить ответ на Email
Уведомить о

14 ответов
По рейтингу
Новые Старые
Межтекстовые Отзывы
Посмотреть все комментарии
Я
25 июня 2018 17:04

Как сохранить свои поля? Вообще не понял ничего из вашей статьи….

Рамиль
11 октября 2023 10:18

Доброго дня. Всё достаточно понятно. При применении возник вопрос. Создал шаблоны договоров, чтобы сотрудники могли вставлять только реквизиты, суммы, подписантов, контрагентов. НО. Такие данные сотрудники копируют с Карточек клиентов (вордовских), но текст может вставляться в шаблон разными шрифтами и размерами, даже если копируемый текст такой же как в шаблоне. И в шаблоне (запаролен) не даёт в разрешённых полях менять форматирование. Что делать?

Виктор Бухтеев
13 октября 2023 16:17
Ответить на  Рамиль

Здравствуйте, Рамиль. Для начала можете попробовать сказать сотрудникам использовать комбинацию клавиш Ctrl + Shift + V, которая позволяет вставлять текст без форматирования. Возможно, стандартный шрифт окажется подходящим или же он будет подстроен под настройки документа. Если такой вариант не подходит, то вы можете где-то сохранить общий шаблон с настройками, а затем, уже после заполнения всей информации, самостоятельно привести все к одному виду.

Еще могу отметить, что судя по предоставленной вами информации, для таких целей лучше подойдет Excel, поскольку уже присутствуют готовые таблицы, можно без проблем защитить определенные ячейки, а другие оставить открытыми, где и можно будет менять форматирование без проблем. Возможно, переход на такой софт будет оптимальным.

Сергей
11 апреля 2018 18:33

Доступно и по существу. Спасибо

Ivan
16 декабря 2019 00:06

Как создать несколько шаблонов в одном файле word?

Аноним
9 апреля 2020 12:10

как работать с коллекцией стандартных блоков/экспресс блок нужно внести информацию в выпадающий список…

Роман
21 января 2022 00:40

как подписывать договор ,покажите, пожалуйста!

Михаил
5 августа 2022 13:21

Как найти все элементы элементы управления по тексту?
Переход по F11 как для полей для них не работает (( А водить мышкой по 180 страницам текста не хочется.

Аноним
28 августа 2023 15:23

Здравствуйте. Создаю шаблон. Подгружаю в него поля, через программу Руна. Документ формируется абсолютно пустой.
в чем может быть проблема?

Задать вопрос