Создание и работа со сводными таблицами в Google Таблицах

Подготовка сводной таблицы

Создать сводную таблицу в настоящее время можно исключительно в настольной версии Google Таблиц при помощи соответствующей функции, тогда как мобильное приложение на разных платформах нужных инструментов не содержит. По ходу инструкции мы подробно рассмотрим каждый доступный пункт настроек, но не будем акцентировать внимание на таблице и данных, которые должны быть подготовлены заранее.

Читайте также: Открытие таблицы в Google Таблицах

1. Выполнив упомянутую выше подготовку листа с данными, которые необходимо объединить для подведения и разделения итогов по определенным признакам, на верхней панели сервиса откройте раздел «Вставка» и воспользуйтесь функцией «Создать сводную таблицу». По умолчанию здесь доступно всего лишь два параметра, отвечающих за выборку значений и местоположение непосредственно самой сводной таблицы.

2. В рамках категории «Диапазон данных» необходимо указать диапазон ячеек с нужными данными в привычном для Google Таблиц формате, как показано в представленном здесь же примере. При этом, если вы изначально отметили ячейки и только после этого воспользовались рассматриваемой функцией, текстовое поле будет автоматически заполнено.

   Кроме автоматического и самостоятельного указания координат, можете воспользоваться кнопкой «Выбрать диапазон ячеек» в правой части блока и в таком режиме выделить нужные элементы. Также в некоторых случаях сервис предоставляет рекомендации по выборке на основе заполненности таблицы определенными значениями.


3. Нажмите кнопку «ОК» в нижней части всплывающего окна, чтобы завершить выбор диапазона ячеек и вернуться на главную страницу. После этого в пределах категории «Вставить в» выберите один из двух вариантов, будь то «Новый лист» или «Существующий лист» на свое усмотрение.

   Стандартный вариант «Новый лист» приведет к автоматическому созданию нового листа специально для размещения сводной таблицы, что может быть удобно, если вы не планировали публиковать информацию на той же странице. Параметры нового листа изменить в процессе создания нельзя, но сделать это можно будет сразу после переноса.

   

   При выборе «Существующего листа» в рамках окна «Новая сводная таблица» появится дополнительное текстовое поле, в рамках которого можно вручную или при помощи режима выделения указать нужное место размещения. Это относится не только к текущему листу, но и к любому другому, для переключения между которыми используйте привычную панель в нижней части сайта.



Завершив с подготовкой, в главном окне нажмите кнопку «Создать», чтобы перейти к дополнительным параметрам. При этом не стоит переживать насчет первоначальной выборки диапазона – в будущем это можно будет легко изменить через редактор сводной таблицы.

Работа со сводной таблицей

Наиболее сложной частью является настройка итоговой таблицы таким образом, чтобы данные правильно отображались в ячейках на выбранном изначальном листе. Учитывайте, что многих проблем по части внешнего вида элементов можно избежать в будущем, если оформление документа не будет содержать каких-либо изменений, не считая ширины и высоты клеток.

Просмотр рекомендаций

1. Установите указатель на стартовую клетку сводной таблицы вне зависимости от расположения и сразу обратите внимание на «Редактор сводной таблицы» в правой части рабочего окна. Здесь важно убедиться, что в текстовом поле с координатами указан правильный диапазон, который впоследствии можно будет менять, например, по причине увеличения исходных данных.

2. Не всегда доступный, но при этом самый быстрый метод построения таблицы заключается в открытии выпадающего списка «Рекомендации» и выборе одного из представленных здесь параметров. Чтобы избежать проблем, можете использовать расположенную рядом с пунктами иконку «+» для предварительного просмотра результата.

Добавление строк и колонок

1. Если рекомендации отсутствуют или не соответствуют требованиям, таблицу придется настраивать вручную. Для этого первым делом нажмите кнопку «Добавить» в рамках категории «Строки» или «Столбцы» в зависимости от требований к результату и во всплывающем окне выберите одно из повторяющихся значений.

2. Главное отличие указанных вариантов заключается в расположении, а именно, при выборе «Строк» данные будут представлены вертикальным списком, тогда как «Столбцы» горизонтальным. Более наглядно это представлено на наших скриншотах.

3. После создания первого столбца или строки в области редактора отобразится соответствующая запись, удаление которой позволит без последствий отменить внесенные изменения. Также здесь через выпадающие списки можно выбрать порядок сортировки и отобразить дополнительное поле «Итог», предназначенное для выведения суммы всех данных из таблицы.

Добавление значений

1. Чтобы присвоить каждому параметру значение из другой колонки Google Таблицы, выделите соседнюю пустую ячейку в рамках документа, разверните меню «Добавить» в категории «Значения» и выберите подходящий вариант. Если все было сделано правильно, информация отобразится точно так же, как было показано ранее.

2. Изменить принцип вычисления итоговой суммы для каждой ячейки можно через выпадающий список «Суммировать по», где на выбор доступно множество функций. Описывать каждый вариант мы не будем из-за большого количества, тем более что это несложно узнать из официальной справки сервиса.

3. С помощью параметров в колонке «Показывать как» можно выбрать стиль отображения данных, будь то обычные числа или проценты от определенных значений. Тут все зависит только от ваших требований к результату.

Фильтрация данных

1. Оставшийся, но при этом достаточно важный подраздел «Фильтры» позволяет скрывать определенные данные из сводной таблицы, которые могли туда попасть из-за особенностей форматирования оригинального документа. Здесь нужно нажать кнопку «Добавить» и через всплывающее окно выбрать тот же параметр, что был указан изначально, тогда как со значениями могут быть трудности.

2. Нажмите левой кнопкой мыши по списку «Статус», в стандартном режиме снимите галочки с тех данных, которых не должно быть в таблице, и нажмите «ОК». Это приведет к моментальному обновлению всех строк и колонок в рамках документа.

3. В качестве дополнения можете воспользоваться списком из категории «Фильтровать по условию», если количество нежелательных данных не позволяет быстро находить и деактивировать нужные параметры. Также доступен обычный текстовый поиск.


Полученная в итоге таблица будет автоматически обновляться, если скопированная ранее информация изменится, равно как и сохранится доступ к настройкам. Более того, ознакомиться с данными можно будет в том числе через мобильное приложение, хотя и без возможности изменения.

Наш Telegram каналТолько полезная информация