lumpics.ruМногие частные пользователи или сотрудники предприятий сталкиваются с тем, что документы, хранящиеся на компьютере, нужно как-то структурировать, быстро передать их или настроить общий доступ. Не всегда это получается реализовать при помощи создания локальной сети, поскольку не все устройства могут состоять в ней. Специально для таких ситуаций рекомендуется использовать системы электронного документооборота (СЭД). Такие программы предоставляют уникальный набор функций, значительно упрощающих задачу управления файлами разного формата.
Предлагаем начать наш обзор с комплексного решения от компании Microsoft под названием SharePoint. Это коллекция программного обеспечения под полным наименованием Microsoft SharePoint Products and Technologies. В него входит сразу несколько компонентов, отвечающих за организацию совместной работы, о чем более развернуто мы предлагаем прочесть на официальном сайте компании Microsoft, ведь разработчики максимально детально расписали там этот вопрос. Этот компонент в виде SharePoint Server может быть установлен только на операционную систему Windows Server, а взаимодействие со всеми остальными составляющими происходит уже через интернет. Акцентировать внимание на инсталляции мы не будем, поскольку чаще всего этим занимаются системные администраторы фирм.
Основное предназначение SharePoint — создание сайтов, позволяющих наладить совместную работу сотрудникам одной или нескольких компаний. Документы и различные файлы, загружаемые на сайт, будут общедоступными или же для каждого из них настраивается уровень доступа отдельно. Пользователи управляют всеми этими объектами при помощи элементов интерфейса. Загрузка, редактирование и другое управление базовой инфраструктурой документов происходит через бесплатное приложение Microsoft SharePoint Foundation, которое является частью Windows Server. Как видно, рассмотренный компонент довольно сложный и часто применяется только в больших компаниях, где за настройку ПО и его корректную работу отвечает специально нанятый человек, поэтому мы и не стали рассказывать абсолютно обо всех возможностях этого комплекса инструментов.
FossDoc
FossDoc — еще одно решение, состоящее из целого ряда различных компонентов, работающих по принципу клиент-сервер. Мы предлагаем вкратце разобраться с каждым из них, чтобы знать о назначении и важности всех составляющих:
- Сервер FossDoc — является сервером и обеспечивает логистику программ и другого сервера, который выполняет функцию системы управления базами данных. Существуют дополнительные модули, подключаемые к данному серверу. Они и определяют само поведение системы, устанавливая дополнительные правила и расширяя возможности.
- Web-сервер — один из модулей, который подключается к серверу приложений. Именно он позволяет взаимодействовать со всеми программами и файлами через установленный на компьютере веб-обозреватель.
- База данных. В качестве базы данных можно установить любое популярное поддерживаемое ПО, например, Microsoft SQL Server или Oracle. Она хранит в себе абсолютно всю информацию, которую загружают в программу пользователи.
- FossDoc Client — самый важный компонент для обычного пользователя, поскольку предназначен для подключения к серверу и выполнения там все необходимых задач, например, чтения файлов, их редактирования, загрузки или удаления. Реализован клиент в виде обычной программы с графическим интерфейсом. Его окно вы видите на скриншоте ниже.
- FossDoc Web Client — еще одно важное приложение, которое реализует все то же самое, что и обычный клиент, только уже в браузере, предоставляя юзеру все необходимые инструменты и меню для работы с файлами.
- FossDoc Администратор. Последнее клиентское приложение, доступ к которому должен иметь только администратор, заведующий всем документооборотом. Через него создаются учетные записи пользователей, настраивается уровень доступа и подключаются отдельные опции.
Благодаря FossDoc можно не только управлять документами, которые были созданы в других программах, но и добавлять различные бланки самостоятельно при помощи встроенных опций. Например, здесь без проблем создаются официальные приказы по стандартизированным формам, ведутся переписки через встроенный модуль и указываются регистрационные записи. Что касается самого управления документами, то в FossDoc оно осуществляется в соответствующем клиенте или через веб-сайт, о чем вы уже знаете из приведенной выше информации. Список файлов составлен в виде дерева, что поможет сориентироваться по каталогам. Обычно список документов, хранящихся на сервере, очень огромный, поэтому его приходится всячески сортировать. Для этого в FossDoc имеется опция проектирования, которая позволяет легко разбить объекты по категориям или вручную создать распределение.
DIRECTUM
DIRECTUM — профессиональное и дорогостоящее программное обеспечение для всех компаний, которые заинтересованы в автоматизации документооборота. Здесь вы можете создавать документы, основываясь на готовых шаблонах, или загружать их из электронной почты. Если речь заходит о бумажных документах, то они будут перемещены в приложение сразу же после завершения сканирования. Для больших фирм актуальным будет решение DIRECTUM Ario, которое работает по технологии машинного обучения. Оно автоматически сортирует всю получаемую документацию и составляет соответствующие карточки. На официальном сайте разработчики описали даже окупаемость этого компонента для компаний различного уровня.
Все добавляемые файлы помещаются в единое хранилище и могут быть сохранены в разных папках, поскольку пользователь взаимодействует только с прямыми ссылками. Сам список папок изначально отсутствует, а его создание зависит от самих сотрудников, ведь производится исключительно по личным предпочтениям и в зависимости от формата фирмы. Таких каталогов может быть неограниченное количество с определенным уровнем доступа. Каждый бланк имеет свой жизненный цикл, после чего автоматически перемещается в архив или удаляется. Это настраивается для каждого типа документов отдельно, что позволяет всегда поддерживать только актуальный список сводок и не засорять хранилище ненужными данными, которые могут удаляться только вручную. Благодаря удобному интерфейсу и встроенным опциям поиск карточек тоже значительно ускоряется, а также доступно сканирование уникального штрих-кода для быстрого перехода к документу. Кликните по ссылке ниже, чтобы изучить базовую презентацию DIRECTUM и заказать подробную для вашей организации, если вы заинтересовались в этом софте.
elDoc
Как вы уже поняли, все программы для документооборота, о которых мы хотим рассказать в рамках сегодняшней статьи, профессиональные. elDoc не стала исключением в этом плане, ведь ее разработчики завоевали хорошую репутацию на мировом рынке именно благодаря данному решению. В нем присутствуют все те же составляющие, о которых мы говорили ранее, но их реализация является уникальной и подойдет фирмам разных направлений и масштабов. Администратору, взаимодействующему с elDoc, точно приглянется встроенный конструктор, поскольку он не только поможет быстро построить новые маршруты и внести формы документов, но и поможет справиться с поставленной задачей без привлечения сторонних разработчиков. Обычный же пользователь получит удобный и простой интерфейс с доступом к хранилищу в любое время суток.
Дополнительно elDoc упростит автоматизацию рутинных процессов при помощи подключения модуля TaskBot. О его работе создатели рассказывают при проведении презентации, а также предлагают ознакомительный период с данным приложением. Рассматриваемое программное обеспечение поддерживает неограниченное количество пользователей, которые могут работать одновременно, может подключать разнообразные приложения при помощи панели администрирования и способно считывать штрих-коды, размещенные на документах, что упрощает поиск. Что касается добавления и редактирования документов, то здесь эта опция реализована точно так же, как и в других ПО, о которых мы уже рассказывали ранее. Обратите внимание, что по умолчанию язык интерфейса в elDoc выставлен украинский, но по желанию его можно поменять на русский, английский или любой другой из доступного списка.
Alfresco
Программное обеспечение для управления документооборотом от Alfresco поможет контролировать контент компании с помощью прозрачного управления информацией и эффективного соответствия GDPR, что напрямую приводит к ощутимым преимуществам в бизнесе, ведь экономит не только время, но и деньги. Alfresco позволит не только загружать документы, находящиеся на локальном хранилище или в профиле электронной почты, это решение поддерживает и мгновенное сканирование с захватом всех данных и автоматической сортировкой, а также предоставляет разные варианты развертывания. Дополнительно в управлении файлами помогает искусственный интеллект с функциями машинного обучения. Именно благодаря ему производится быстрая сортировка, умный поиск и заполнение карточек. Со временем регистрации эта технология работает все лучше и лучше, поскольку самостоятельно обучается.
Многофункциональные модели метаданных в Alfresco или свойства могут использоваться для автоматического перемещения документов через специальный процесс или жизненный цикл управления карточками. Встроенные рабочие приложения упрощают просмотр и утверждение документов, а ручное определение процессов может упростить любую интенсивную работу с контентом, что всегда положительно сказывается на эффективности работы. Все сотрудники предприятия при установке Alfresco сразу свяжутся в одну цепочку и смогут без проблем взаимодействовать между собой. При необходимости администратор самостоятельно устанавливает уровни доступа, настраивает каталоги и интегрирует приложения. Если вас заинтересовало это ПО, рекомендуем ознакомиться с его пробной версией, а уже потом задумываться о покупке, чтобы быть уверенным в соответствии софта своим требованиям.
DocsVision
DocsVision — последнее комплексное программное обеспечение, о котором мы хотим поговорить в рамках сегодняшнего материала. Его особенность заключается в том, что разработчики постарались максимально снизить порог входа как для обычных пользователей, так и для администраторов, которые буду заниматься настройкой системы для корректной работы. Начнем с обычных юзеров и отметим, что создатели уверяют о полном понимании интерфейса и об отсутствии необходимости дополнительного обучения сотрудников. Администратор же обойдется без знания языков программирования, ведь весь комплекс собирается из уже рабочих приложений, которых всего существует десять.
При знакомстве с DocsVision во время презентации вы можете самостоятельно выбрать все приобретаемые модули. Для документооборота точно стоит подключить все основные решения, большой архив и договорной документооборот, если фирма ведет учет карточек подобных типов. Все остальные компоненты — рекомендации для крупных предприятий, где не хватает человеческой силы на обработку большого количества сведений. Как и в других случаях, разработчики DocsVision проводят презентацию своего софта, где можно задать все интересующие вопросы и решить, стоит ли приобретать данное ПО на постоянную основу. Имеется и пробная бесплатная версия, которая поможет ознакомиться с основными функциями DocsVision.
Сегодня мы рассказали о самых системах электронного документооборота. Как видно, все они нацелены на профессиональную аудиторию, распространяются платно и представлены в виде комплексных инструментов. К выбору такого софта нужно подходить со всей ответственностью, ведь по сути это является вложением в развитие компании и влечет за собой определенные последствия. Если выбрать правильный вариант, последствия будут только положительные и упростится процесс управления всеми аспектами ведения бизнеса.
Наша группа в TelegramПолезные советы и помощь
Задайте вопрос или оставьте свое мнение