Программы для документооборота

Многие частные пользователи или сотрудники предприятий сталкиваются с тем, что документы, хранящиеся на компьютере, нужно как-то структурировать, быстро передать их или настроить общий доступ. Не всегда это получается реализовать при помощи создания локальной сети, поскольку не все устройства могут состоять в ней. Специально для таких ситуаций рекомендуется использовать системы электронного документооборота (СЭД). Такие программы предоставляют уникальный набор функций, значительно упрощающих задачу управления файлами разного формата.

Microsoft SharePoint

Предлагаем начать наш обзор с комплексного решения от компании Microsoft под названием SharePoint. Это коллекция программного обеспечения под полным наименованием Microsoft SharePoint Products and Technologies. В него входит сразу несколько компонентов, отвечающих за организацию совместной работы, о чем более развернуто мы предлагаем прочесть на официальном сайте компании Microsoft, ведь разработчики максимально детально расписали там этот вопрос. Этот компонент в виде SharePoint Server может быть установлен только на операционную систему Windows Server, а взаимодействие со всеми остальными составляющими происходит уже через интернет. Акцентировать внимание на инсталляции мы не будем, поскольку чаще всего этим занимаются системные администраторы фирм.

Основное предназначение SharePoint — создание сайтов, позволяющих наладить совместную работу сотрудникам одной или нескольких компаний. Документы и различные файлы, загружаемые на сайт, будут общедоступными или же для каждого из них настраивается уровень доступа отдельно. Пользователи управляют всеми этими объектами при помощи элементов интерфейса. Загрузка, редактирование и другое управление базовой инфраструктурой документов происходит через бесплатное приложение Microsoft SharePoint Foundation, которое является частью Windows Server. Как видно, рассмотренный компонент довольно сложный и часто применяется только в больших компаниях, где за настройку ПО и его корректную работу отвечает специально нанятый человек, поэтому мы и не стали рассказывать абсолютно обо всех возможностях этого комплекса инструментов.

Скачать Microsoft SharePoint Products and Technologies

FossDoc

FossDoc — еще одно решение, состоящее из целого ряда различных компонентов, работающих по принципу клиент-сервер. Мы предлагаем вкратце разобраться с каждым из них, чтобы знать о назначении и важности всех составляющих:

1. Сервер FossDoc — является сервером и обеспечивает логистику программ и другого сервера, который выполняет функцию системы управления базами данных. Существуют дополнительные модули, подключаемые к данному серверу. Они и определяют само поведение системы, устанавливая дополнительные правила и расширяя возможности.
2. Web-сервер — один из модулей, который подключается к серверу приложений. Именно он позволяет взаимодействовать со всеми программами и файлами через установленный на компьютере веб-обозреватель.
3. База данных. В качестве базы данных можно установить любое популярное поддерживаемое ПО, например, Microsoft SQL Server или Oracle. Она хранит в себе абсолютно всю информацию, которую загружают в программу пользователи.
4. FossDoc Client — самый важный компонент для обычного пользователя, поскольку предназначен для подключения к серверу и выполнения там все необходимых задач, например, чтения файлов, их редактирования, загрузки или удаления. Реализован клиент в виде обычной программы с графическим интерфейсом. Его окно вы видите на скриншоте ниже.
5. FossDoc Web Client — еще одно важное приложение, которое реализует все то же самое, что и обычный клиент, только уже в браузере, предоставляя юзеру все необходимые инструменты и меню для работы с файлами.
6. FossDoc Администратор. Последнее клиентское приложение, доступ к которому должен иметь только администратор, заведующий всем документооборотом. Через него создаются учетные записи пользователей, настраивается уровень доступа и подключаются отдельные опции.

Благодаря FossDoc можно не только управлять документами, которые были созданы в других программах, но и добавлять различные бланки самостоятельно при помощи встроенных опций. Например, здесь без проблем создаются официальные приказы по стандартизированным формам, ведутся переписки через встроенный модуль и указываются регистрационные записи. Что касается самого управления документами, то в FossDoc оно осуществляется в соответствующем клиенте или через веб-сайт, о чем вы уже знаете из приведенной выше информации. Список файлов составлен в виде дерева, что поможет сориентироваться по каталогам. Обычно список документов, хранящихся на сервере, очень огромный, поэтому его приходится всячески сортировать. Для этого в FossDoc имеется опция проектирования, которая позволяет легко разбить объекты по категориям или вручную создать распределение.

Скачать FossDoc

XPages Dynamic

Следующее решение под названием XPages Dynamic такое же продвинутое, как и те два, о которых мы рассказали выше. Его особенность заключается в гибкой конфигурации, что дает возможность оптимизировать систему электронного документооборота под конкретного заказчика. Имеется ряд графических приложений и модулей, встроенных в стандартный набор XPages Dynamic. Давайте ознакомимся с ними более детально по тому же примеру, о котором говорили выше:

1. Персонал. Название первого приложения уже говорит само за себя. Оно позволяет вести штатное расписание, просматривать список доступных и занятых вакансий, учитывать рабочий стаж абсолютно каждого сотрудника и контролировать личные дела всех работников, включая их редактирование.
2. Контакты. Предназначено для сохранения важной информации, связанной с адресами, телефонами и электронной почтой поставщиков, клиентов и партнеров. Здесь же происходит учет карточек всех контрагентов и может осуществляться быстрый поиск по данным благодаря встроенной опции.
3. Внешняя корреспонденция. Это приложение считается самым важным для документооборота, поскольку именно через него происходит прием входящих документов, регистрация исходящих бланков, поиск и редактирование всей хранящейся информации. Отметим, что быстрый поиск необходимого бланка может осуществляться даже по штрих-коду.
4. Внутренние документы ОРД. В качестве модуля для пользователей с расширенным уровнем доступа разработчики предлагают использовать отдельное приложение. Его функциональность сосредоточена на взаимодействии со всеми первичными учетными, финансовыми, плановыми документами, торговыми, кадровыми и другими ценными бумагами.
5. Договоры. Здесь присутствуют все требуемые опции для работы с договорами любых форматов, а также осуществляется контроль доступа к документам разного типа. Пользователь, у которого имеется доступ к этому бизнес-приложению, может создавать мероприятия и события, отправляя уведомления всем сотрудникам, сортировать данные и мониторить соблюдение договоров.
6. Справочники. Еще один компонент, который напрямую связан с документооборотом, ведь именно здесь хранятся абсолютно все файлы. Их сортировка происходит по разным типам, а расположение выполнено в виде иерархии. Это составляющее корректно взаимодействует со всем описанным выше ПО.

Только что вы узнали обо всех компонентах, входящих в состав XPages Dynamic. Теперь вам остается только более детально изучить их взаимодействие, ознакомившись с руководствами от разработчиков на официальном сайте. Так вы сможете решить для себя, подходит ли вам данная система электронного документооборота и стоит ли ее вообще приобретать в качестве комплекса постоянного использования.

Скачать XPages Dynamic

DIRECTUM

DIRECTUM — профессиональное и дорогостоящее программное обеспечение для всех компаний, которые заинтересованы в автоматизации документооборота. Здесь вы можете создавать документы, основываясь на готовых шаблонах, или загружать их из электронной почты. Если речь заходит о бумажных документах, то они будут перемещены в приложение сразу же после завершения сканирования. Для больших фирм актуальным будет решение DIRECTUM Ario, которое работает по технологии машинного обучения. Оно автоматически сортирует всю получаемую документацию и составляет соответствующие карточки. На официальном сайте разработчики описали даже окупаемость этого компонента для компаний различного уровня.

Все добавляемые файлы помещаются в единое хранилище и могут быть сохранены в разных папках, поскольку пользователь взаимодействует только с прямыми ссылками. Сам список папок изначально отсутствует, а его создание зависит от самих сотрудников, ведь производится исключительно по личным предпочтениям и в зависимости от формата фирмы. Таких каталогов может быть неограниченное количество с определенным уровнем доступа. Каждый бланк имеет свой жизненный цикл, после чего автоматически перемещается в архив или удаляется. Это настраивается для каждого типа документов отдельно, что позволяет всегда поддерживать только актуальный список сводок и не засорять хранилище ненужными данными, которые могут удаляться только вручную. Благодаря удобному интерфейсу и встроенным опциям поиск карточек тоже значительно ускоряется, а также доступно сканирование уникального штрих-кода для быстрого перехода к документу. Кликните по ссылке ниже, чтобы изучить базовую презентацию DIRECTUM и заказать подробную для вашей организации, если вы заинтересовались в этом софте.

Скачать DIRECTUM

elDoc

Как вы уже поняли, все программы для документооборота, о которых мы хотим рассказать в рамках сегодняшней статьи, профессиональные. elDoc не стала исключением в этом плане, ведь ее разработчики завоевали хорошую репутацию на мировом рынке именно благодаря данному решению. В нем присутствуют все те же составляющие, о которых мы говорили ранее, но их реализация является уникальной и подойдет фирмам разных направлений и масштабов. Администратору, взаимодействующему с elDoc, точно приглянется встроенный конструктор, поскольку он не только поможет быстро построить новые маршруты и внести формы документов, но и поможет справиться с поставленной задачей без привлечения сторонних разработчиков. Обычный же пользователь получит удобный и простой интерфейс с доступом к хранилищу в любое время суток.

Дополнительно elDoc упростит автоматизацию рутинных процессов при помощи подключения модуля TaskBot. О его работе создатели рассказывают при проведении презентации, а также предлагают ознакомительный период с данным приложением. Рассматриваемое программное обеспечение поддерживает неограниченное количество пользователей, которые могут работать одновременно, может подключать разнообразные приложения при помощи панели администрирования и способно считывать штрих-коды, размещенные на документах, что упрощает поиск. Что касается добавления и редактирования документов, то здесь эта опция реализована точно так же, как и в других ПО, о которых мы уже рассказывали ранее. Обратите внимание, что по умолчанию язык интерфейса в elDoc выставлен украинский, но по желанию его можно поменять на русский, английский или любой другой из доступного списка.

Скачать elDoc

Alfresco

Программное обеспечение для управления документооборотом от Alfresco поможет контролировать контент компании с помощью прозрачного управления информацией и эффективного соответствия GDPR, что напрямую приводит к ощутимым преимуществам в бизнесе, ведь экономит не только время, но и деньги. Alfresco позволит не только загружать документы, находящиеся на локальном хранилище или в профиле электронной почты, это решение поддерживает и мгновенное сканирование с захватом всех данных и автоматической сортировкой, а также предоставляет разные варианты развертывания. Дополнительно в управлении файлами помогает искусственный интеллект с функциями машинного обучения. Именно благодаря ему производится быстрая сортировка, умный поиск и заполнение карточек. Со временем регистрации эта технология работает все лучше и лучше, поскольку самостоятельно обучается.

Многофункциональные модели метаданных в Alfresco или свойства могут использоваться для автоматического перемещения документов через специальный процесс или жизненный цикл управления карточками. Встроенные рабочие приложения упрощают просмотр и утверждение документов, а ручное определение процессов может упростить любую интенсивную работу с контентом, что всегда положительно сказывается на эффективности работы. Все сотрудники предприятия при установке Alfresco сразу свяжутся в одну цепочку и смогут без проблем взаимодействовать между собой. При необходимости администратор самостоятельно устанавливает уровни доступа, настраивает каталоги и интегрирует приложения. Если вас заинтересовало это ПО, рекомендуем ознакомиться с его пробной версией, а уже потом задумываться о покупке, чтобы быть уверенным в соответствии софта своим требованиям.

Скачать Alfresco

ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент 7

ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент 7 — комплексное программное обеспечение, основная функциональность которого сосредоточена на автоматизации бизнесов разных форматов. Благодаря этой системе можно управлять как сотрудниками, так и клиентами, что также подразумевает и удобный документооборот. Разработчики позиционируют свой продукт именно как инструмент для управления, поскольку оно может контролировать абсолютно все этапы ведения дел, начиная от планирования и заказов, заканчивая обработкой полученных средств и договоров. При покупке ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент 7 разработчики подбирают модули в соответствии с заказчиком, обеспечивая его всеми необходимыми приложениями с предварительной настройкой.

Что касается непосредственного взаимодействия с документами, то создатели выделили отдельные модули для разных объектов, например, при заключении договоров используется особое меню, а сортировка также происходит автоматически. Входящие документы можно загружать как с локального хранилища, так и через электронную почту или сканер. ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент 7 легко масштабируется, что разрешает подключить неограниченное количество учетных записей и всегда расширять хранилище, если жизненный цикл файлов не позволяет одновременно сохранять их все в рабочем состоянии. Как и любое другое ПО подобного уровня, это приобретается по заранее спланированному заказу и переговоров с разработчиками. Узнать более детальную информацию по этому поводу можно на официальном сайте, кликнув по следующей ссылке.

Скачать ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент 7

DocsVision

DocsVision — последнее комплексное программное обеспечение, о котором мы хотим поговорить в рамках сегодняшнего материала. Его особенность заключается в том, что разработчики постарались максимально снизить порог входа как для обычных пользователей, так и для администраторов, которые буду заниматься настройкой системы для корректной работы. Начнем с обычных юзеров и отметим, что создатели уверяют о полном понимании интерфейса и об отсутствии необходимости дополнительного обучения сотрудников. Администратор же обойдется без знания языков программирования, ведь весь комплекс собирается из уже рабочих приложений, которых всего существует десять.

При знакомстве с DocsVision во время презентации вы можете самостоятельно выбрать все приобретаемые модули. Для документооборота точно стоит подключить все основные решения, большой архив и договорной документооборот, если фирма ведет учет карточек подобных типов. Все остальные компоненты — рекомендации для крупных предприятий, где не хватает человеческой силы на обработку большого количества сведений. Как и в других случаях, разработчики DocsVision проводят презентацию своего софта, где можно задать все интересующие вопросы и решить, стоит ли приобретать данное ПО на постоянную основу. Имеется и пробная бесплатная версия, которая поможет ознакомиться с основными функциями DocsVision.

Скачать DocsVision

Сегодня мы рассказали о самых системах электронного документооборота. Как видно, все они нацелены на профессиональную аудиторию, распространяются платно и представлены в виде комплексных инструментов. К выбору такого софта нужно подходить со всей ответственностью, ведь по сути это является вложением в развитие компании и влечет за собой определенные последствия. Если выбрать правильный вариант, последствия будут только положительные и упростится процесс управления всеми аспектами ведения бизнеса.

Наш Telegram каналТолько полезная информация