Создание сводных таблиц в Microsoft Excel

Сводные таблицы Excel предоставляют возможность пользователям в одном месте группировать значительные объемы информации, содержащейся в громоздких таблицах, а также составлять комплексные отчеты. Их значения обновляются автоматически при изменении значения любой связанной с ними таблицы. Давайте выясним, как создать такой объект в Microsoft Excel.

Создание сводной таблицы в Excel

Поскольку в зависимости от результата, который хочет получить пользователь, сводная таблица может быть как простой, так и сложно составленной, мы рассмотрим два способа ее создания: вручную и при помощи встроенного в программу инструмента. Дополнительно расскажем, как настраиваются такие объекты.

Вариант 1: Обычная сводная таблица

Мы будем рассматривать процесс создания на примере Microsoft Excel 2010, однако алгоритм применим и для других современных версий этого приложения.

1. За основу возьмем таблицу выплат заработной платы работникам предприятия. В ней указаны имена работников, пол, категория, дата и сумма выплаты. То есть каждому эпизоду выплаты отдельному работнику соответствует отдельная строчка. Нам предстоит сгруппировать хаотично расположенные данные в этой таблице в одну сводную таблицу, при этом сведения будут браться только за третий квартал 2016 года. Посмотрим, как это сделать на конкретном примере.
2. Прежде всего преобразуем исходную таблицу в динамическую. Это нужно для того, чтобы при добавлении строк и других данных они автоматически подтягивались в сводную таблицу. Наводим курсор на любую ячейку, затем в расположенном на ленте блоке «Стили» кликаем по кнопке «Форматировать как таблицу» и выбираем любой понравившийся стиль таблицы.

3. Открывается диалоговое окно, которое нам предлагает указать координаты расположения таблицы. Впрочем, по умолчанию координаты, которые предлагает программа, и так охватывают всю таблицу. Так что нам остается только согласиться и нажать на «OK». Но пользователи должны знать, что при желании они тут могут изменить эти параметры.

4. Таблица превращается в динамическую и автоматически растягивающуюся. Она также получает имя, которое при желании пользователь может изменить на любое удобное ему. Просмотреть или изменить имя можно на вкладке «Конструктор».

5. Чтобы непосредственно начать создание, выбираем вкладку «Вставка». Здесь жмем на первую кнопку в ленте, которая так и называется «Сводная таблица». Откроется меню, где следует выбрать, что мы собираемся создавать: таблицу или диаграмму. В конце нажимаем «Сводная таблица».

6. В новом окне нам опять надо выбрать диапазон или название таблицы. Как видим, программа уже сама подтянула имя нашей таблицы, так что тут ничего больше делать не нужно. В нижней части диалогового окна можно выбрать место, где будет создаваться сводная таблица: на новом листе (по умолчанию) или на этом же. Конечно, в большинстве случаев намного удобнее держать ее на отдельном листе.

7. После этого на новом листе откроется форма создания сводной таблицы.

8. В правой части окна расположен список полей, а ниже четыре области: названия строк, названия столбцов, значения, фильтр отчета. Просто перетаскиваем мышкой необходимые нам поля таблицы в соответствующие потребностям области. Тут не существует какого-либо четкого установленного правила, какие поля следует перемещать, ведь все зависит от таблицы-первоисточника и от конкретных задач, которые могут меняться.

9. В конкретном случае мы переместили поля «Пол» и «Дата» в область «Фильтр отчета», «Категория персонала» — в «Названия столбцов», «Имя» — в «Название строк», «Сумма заработной платы» — в «Значения». Следует отметить, что все арифметические расчеты данных, подтянутых из другой таблицы, возможны только в последней области. Во время того, как мы проделывали такие манипуляции с переносом полей в области, соответственно изменялась и сама таблица в левой части окна.

10. Получилась вот такая сводная таблица. Над ней отображаются фильтры по полу и дате.

Вариант 2: Мастер сводных таблиц

Создать сводную таблицу можно, применив инструмент «Мастер сводных таблиц», но для этого сразу нужно вывести его на «Панель быстрого доступа».

1. Переходим в пункт меню «Файл» и кликаем на «Параметры».



2. Заходим в раздел «Панель быстрого доступа» и выбираем команды из команд на ленте. В списке элементов ищем «Мастер сводных таблиц и диаграмм». Выделяем его, жмем на кнопку «Добавить», а потом «OK».

3. В результате наших действий на «Панели быстрого доступа» появился новый значок. Кликаем по нему.

4. После этого открывается «Мастер сводных таблиц». Есть четыре варианта источника данных, откуда будет формироваться сводная таблица, из которых указываем подходящий. Внизу следует выбрать, что мы собираемся создавать: сводную таблицу или диаграмму. Осуществляем выбор и идем «Далее».

5. Появляется окно с диапазоном таблицы с данными, который при желании можно изменить. Нам этого делать не надо, поэтому просто переходим «Далее».

6. Затем «Мастер сводных таблиц» предлагает выбрать место, где будет размещаться новый объект: на этом же листе или на новом. Делаем выбор и подтверждаем его кнопкой «Готово».

7. Откроется новый лист в точности с такой же формой, которая была при обычном способе создания сводной таблицы.

8. Все дальнейшие действия выполняются по тому же алгоритму, который был описан выше (см. Вариант 1).

Настройка сводной таблицы

Как мы помним из условий поставленной задачи, в таблице должны остаться данные только за третий квартал. Пока же отображаются сведения за весь период. Покажем пример, как можно произвести ее настройку.

1. Для приведения таблицы к нужному виду кликаем на кнопку около фильтра «Дата». В нем устанавливаем галочку напротив надписи «Выделить несколько элементов». Далее снимаем галочки со всех дат, которые не вписываются в период третьего квартала. В нашем случае это всего лишь одна дата. Подтверждаем действие.

2. Таким же образом мы можем воспользоваться фильтром по полу и выбрать для отчета, например, только одних мужчин.

3. Сводная таблица приобрела такой вид.

4. Для демонстрации того, что управлять информацией в таблице можно как угодно, снова открываем форму списка полей. Переходим на вкладку «Параметры», и щелкаем на «Список полей». Перемещаем поле «Дата» из области «Фильтр отчета» в «Название строк», а между полями «Категория персонала» и «Пол» производим обмен областями. Все операции выполняем с помощью простого перетягивания элементов.

5. Теперь таблица выглядит совсем по-другому. Столбцы делятся по полам, в строках появилась разбивка по месяцам, а фильтрацию теперь можно осуществлять по категории персонала.

6. Если же в списке полей название строк переместить и поставить выше дату, чем имя, тогда именно даты выплат будут подразделяться на имена сотрудников.

7. Можно также отобразить числовые значения таблицы в виде гистограммы. Для этого выделяем ячейку с числовым значением, заходим на вкладку «Главная», жмем «Условное форматирование», выбираем пункт «Гистограммы» и указываем понравившийся вид.

8. Гистограмма появляется только в одной ячейке. Чтобы применить правило гистограммы для всех ячеек таблицы, кликаем на кнопку, которая появилась рядом с гистограммой, и в открывшемся окне переводим переключатель в позицию «Ко всем ячейкам».

9. В итоге наша сводная таблица стала выглядеть более презентабельно.

Второй способ создания предоставляет больше дополнительных возможностей, но в большинстве случаев функциональности первого варианта вполне достаточно для выполнения поставленных задач. Сводные таблицы могут формировать данные в отчеты по практически любым критериям, которые укажет пользователь в настройках.

Наш Telegram каналТолько полезная информация