Главная » Excel » Вы здесь

Создание сводных таблиц в Microsoft Excel

Создание сводных таблиц в Excel

Сводные таблицы Excel предоставляют возможность пользователям в одном месте группировать значительные объемы информации, содержащейся в громоздких таблицах, а также составлять комплексные отчеты. Их значения обновляются автоматически при изменении значения любой связанной с ними таблицы. Давайте выясним, как создать такой объект в Microsoft Excel.

Создание сводной таблицы в Excel

Поскольку в зависимости от результата, который хочет получить пользователь, сводная таблица может быть как простой, так и сложно составленной, мы рассмотрим два способа ее создания: вручную и при помощи встроенного в программу инструмента. Дополнительно расскажем, как настраиваются такие объекты.

Вариант 1: Обычная сводная таблица

Мы будем рассматривать процесс создания на примере Microsoft Excel 2010, однако алгоритм применим и для других современных версий этого приложения.

  1. За основу возьмем таблицу выплат заработной платы работникам предприятия. В ней указаны имена работников, пол, категория, дата и сумма выплаты. То есть каждому эпизоду выплаты отдельному работнику соответствует отдельная строчка. Нам предстоит сгруппировать хаотично расположенные данные в этой таблице в одну сводную таблицу, при этом сведения будут браться только за третий квартал 2016 года. Посмотрим, как это сделать на конкретном примере.
  2. Прежде всего преобразуем исходную таблицу в динамическую. Это нужно для того, чтобы при добавлении строк и других данных они автоматически подтягивались в сводную таблицу. Наводим курсор на любую ячейку, затем в расположенном на ленте блоке «Стили» кликаем по кнопке «Форматировать как таблицу» и выбираем любой понравившийся стиль таблицы.
  3. Форматирование как таблица в Microsoft Excel

  4. Открывается диалоговое окно, которое нам предлагает указать координаты расположения таблицы. Впрочем, по умолчанию координаты, которые предлагает программа, и так охватывают всю таблицу. Так что нам остается только согласиться и нажать на «OK». Но пользователи должны знать, что при желании они тут могут изменить эти параметры.
  5. Указание расположения таблицы в Microsoft Excel

  6. Таблица превращается в динамическую и автоматически растягивающуюся. Она также получает имя, которое при желании пользователь может изменить на любое удобное ему. Просмотреть или изменить имя можно на вкладке «Конструктор».
  7. Имя таблицы в Microsoft Excel

  8. Чтобы непосредственно начать создание, выбираем вкладку «Вставка». Здесь жмем на первую кнопку в ленте, которая так и называется «Сводная таблица». Откроется меню, где следует выбрать, что мы собираемся создавать: таблицу или диаграмму. В конце нажимаем «Сводная таблица».
  9. Переход к созданию сводной таблицы в Microsoft Excel

  10. В новом окне нам опять надо выбрать диапазон или название таблицы. Как видим, программа уже сама подтянула имя нашей таблицы, так что тут ничего больше делать не нужно. В нижней части диалогового окна можно выбрать место, где будет создаваться сводная таблица: на новом листе (по умолчанию) или на этом же. Конечно, в большинстве случаев намного удобнее держать ее на отдельном листе.
  11. Диалоговое окно в Microsoft Excel

  12. После этого на новом листе откроется форма создания сводной таблицы.
  13. Форма для создания сводной таблицы в Microsoft Excel

  14. В правой части окна расположен список полей, а ниже четыре области: названия строк, названия столбцов, значения, фильтр отчета. Просто перетаскиваем мышкой необходимые нам поля таблицы в соответствующие потребностям области. Тут не существует какого-либо четкого установленного правила, какие поля следует перемещать, ведь все зависит от таблицы-первоисточника и от конкретных задач, которые могут меняться.
  15. Поля и области сводной таблицы в Microsoft Excel

  16. В конкретном случае мы переместили поля «Пол» и «Дата» в область «Фильтр отчета», «Категория персонала» — в «Названия столбцов», «Имя» — в «Название строк», «Сумма заработной платы» — в «Значения». Следует отметить, что все арифметические расчеты данных, подтянутых из другой таблицы, возможны только в последней области. Во время того, как мы проделывали такие манипуляции с переносом полей в области, соответственно изменялась и сама таблица в левой части окна.
  17. Перенос полей в области в Microsoft Excel

  18. Получилась вот такая сводная таблица. Над ней отображаются фильтры по полу и дате.
  19. Сводная таблица в программе Microsoft Excel

Вариант 2: Мастер сводных таблиц

Создать сводную таблицу можно, применив инструмент «Мастер сводных таблиц», но для этого сразу нужно вывести его на «Панель быстрого доступа».

  1. Переходим в пункт меню «Файл» и кликаем на «Параметры».
  2. Переход в параметры  Microsoft Excel

  3. Заходим в раздел «Панель быстрого доступа» и выбираем команды из команд на ленте. В списке элементов ищем «Мастер сводных таблиц и диаграмм». Выделяем его, жмем на кнопку «Добавить», а потом «OK».
  4. Добавление мастера сводных таблиц в Microsoft Excel

  5. В результате наших действий на «Панели быстрого доступа» появился новый значок. Кликаем по нему.
  6. Переход в панель быстрого доступа в Microsoft Excel

  7. После этого открывается «Мастер сводных таблиц». Есть четыре варианта источника данных, откуда будет формироваться сводная таблица, из которых указываем подходящий. Внизу следует выбрать, что мы собираемся создавать: сводную таблицу или диаграмму. Осуществляем выбор и идем «Далее».
  8. Выбор источника сводной таблицы в Microsoft Excel

  9. Появляется окно с диапазоном таблицы с данными, который при желании можно изменить. Нам этого делать не надо, поэтому просто переходим «Далее».
  10. Выбор диапазона данных в Microsoft Excel

  11. Затем «Мастер сводных таблиц» предлагает выбрать место, где будет размещаться новый объект: на этом же листе или на новом. Делаем выбор и подтверждаем его кнопкой «Готово».
  12. Выбор места размещения сводной таблицы в Microsoft Excel

  13. Откроется новый лист в точности с такой же формой, которая была при обычном способе создания сводной таблицы.
  14. Форма для создания сводной таблицы в Microsoft Excel

  15. Все дальнейшие действия выполняются по тому же алгоритму, который был описан выше (см. Вариант 1).

Настройка сводной таблицы

Как мы помним из условий поставленной задачи, в таблице должны остаться данные только за третий квартал. Пока же отображаются сведения за весь период. Покажем пример, как можно произвести ее настройку.

  1. Для приведения таблицы к нужному виду кликаем на кнопку около фильтра «Дата». В нем устанавливаем галочку напротив надписи «Выделить несколько элементов». Далее снимаем галочки со всех дат, которые не вписываются в период третьего квартала. В нашем случае это всего лишь одна дата. Подтверждаем действие.
  2. Изменения диапазона периода в Microsoft Excel

  3. Таким же образом мы можем воспользоваться фильтром по полу и выбрать для отчета, например, только одних мужчин.
  4. Фильтр по полу в Microsoft Excel

  5. Сводная таблица приобрела такой вид.
  6. Изменение сводной таблицы в Microsoft Excel

  7. Для демонстрации того, что управлять информацией в таблице можно как угодно, снова открываем форму списка полей. Переходим на вкладку «Параметры», и щелкаем на «Список полей». Перемещаем поле «Дата» из области «Фильтр отчета» в «Название строк», а между полями «Категория персонала» и «Пол» производим обмен областями. Все операции выполняем с помощью простого перетягивания элементов.
  8. Обмен областями в Microsoft Excel

  9. Теперь таблица выглядит совсем по-другому. Столбцы делятся по полам, в строках появилась разбивка по месяцам, а фильтрацию теперь можно осуществлять по категории персонала.
  10. Изменение вида сводной таблицы в Microsoft Excel

  11. Если же в списке полей название строк переместить и поставить выше дату, чем имя, тогда именно даты выплат будут подразделяться на имена сотрудников.
  12. Перемещение даты и имени в Microsoft Excel

  13. Можно также отобразить числовые значения таблицы в виде гистограммы. Для этого выделяем ячейку с числовым значением, заходим на вкладку «Главная», жмем «Условное форматирование», выбираем пункт «Гистограммы» и указываем понравившийся вид.
  14. Выбор гистограммы в Microsoft Excel

  15. Гистограмма появляется только в одной ячейке. Чтобы применить правило гистограммы для всех ячеек таблицы, кликаем на кнопку, которая появилась рядом с гистограммой, и в открывшемся окне переводим переключатель в позицию «Ко всем ячейкам».
  16. Применение гистограммы ко всем ячейкам в Microsoft Excel

  17. В итоге наша сводная таблица стала выглядеть более презентабельно.
  18. Сводная таблица в Microsoft Excel готова

Второй способ создания предоставляет больше дополнительных возможностей, но в большинстве случаев функциональности первого варианта вполне достаточно для выполнения поставленных задач. Сводные таблицы могут формировать данные в отчеты по практически любым критериям, которые укажет пользователь в настройках.

Мы рады, что смогли помочь Вам в решении проблемы.
Опишите, что у вас не получилось. Наши специалисты постараются ответить максимально быстро.

Помогла ли вам эта статья?

ДА НЕТ


Еще статьи по данной теме:


Поделиться статьей в социальных сетях:
4 комментария

Достаточно интересная информация, но по мне, как бухгалтеру, это все слишком замудрено и лучше уж работать с большой таблицей а не с такой сводной. Ну или это только мне кажется

Сводные таблицы позволяют организовать в удобной форме огромные объемы информации. Если в вашем случае налажена другая система работы с электронными таблицами, и вас она устраивает, то и не стоит даже менять ее.

Сохранить форматирование поля при обновлении первое изображение до обновления. после обновления (изображение 2) форматы слетают

Задайте вопрос или оставьте свое мнение

Примечание: если отправленный комментарий не появился на странице, значит он ушел на проверку и скоро будет опубликован. Пожалуйста, не дублируйте вопрос. Мы ответим Вам в ближайшее время.