Создание Google Таблицы с общим доступом

Вариант 1: Веб-сайт

По умолчанию на сайте рассматриваемого сервиса нельзя создавать Google Таблицы с общим доступом, так как данный параметр меняется вручную для каждого существующего шаблона. Нужные настройки при этом доступны без каких-либо ограничений, но только в рамках ваших собственных документов, тогда как чужие подобным образом может редактировать только владелец.

Официальный сайт Google Таблиц

1. Чтобы предоставить общий доступ к таблице, в первую очередь необходимо открыть или создать новый документ, коснувшись кнопки «+» или определенного блока на главной странице веб-сайта, как было описано в другой инструкции. После этого внесите все необходимые изменения, если создали новый лист, и можете переходить к следующему шагу.

   Подробнее: Открытие Google Таблицы на компьютере



2. Находясь на главной странице созданного и открытого документа, на верхней панели разверните меню «Файл» и выберите пункт «Открыть доступ» в одноименном разделе. Кроме этого, аналогичное окно можете открыть путем нажатия отмеченной кнопки «Настройки доступа» в правой части верхней панели.



3. Щелкните левой кнопкой мыши по нижней области всплывающего окна и разверните выпадающий список «Доступ ограничен». Здесь необходимо установить параметр «Доступно пользователям, у которых есть ссылка», предоставляющий дополнительные настройки.



4. Для изменения прав пользователей на чтение и редактирование документа в рамках той же области всплывающего окна можете развернуть список «Читатель» и выбрать одно из представленных значений на свое усмотрение. Здесь следует выбирать с осторожностью, потому что пользователь с правами «Редактора» может менять содержимое и параметры оригинального документа без каких-либо ограничений.



5. Если вас не устраивает вариант с общедоступной ссылкой, можете развернуть окно «Предоставьте доступ пользователям и группам», в текстовое поле через запятую ввести адреса электронной почты всех, кому нужно открыть доступ, и установить уровень прав. В результате после отправки приглашения каждый человек получит письмо с возможностью перехода, просмотра и изменения содержимого таблицы.



6. Кроме прочего, в качестве альтернативы можете открыть раздел «Открыть доступ» в меню «Файл» на верхней панели сервиса и выбрать «Опубликовать в интернете». После нажатия кнопки «Опубликовать» во всплывающем окне, на экране отобразится постоянная ссылка, которая позволит интегрировать таблицу на внешний сайт и читать содержимое каждому перешедшему пользователю.



Учитывайте, что если отменить общий доступ по ссылке можно без каких-либо проблем через то же самое окно с параметрами таблицы, то при публикации в интернете такой возможности не будет. Единственным решением тогда может стать только перенос данных на другой лист и удаление документа вместе со всеми связанными ссылками.

Вариант 2: Мобильное приложение

На мобильных устройствах предоставить доступ к Google Таблице можно аналогичным образом через настройки документа после создания или открытия. При этом инструкция будет в полной мере актуальна для всех поддерживаемых платформ, как в плане возможностей, так и визуального оформления.

Скачать Google Таблицы из Google Play Маркета
Скачать Google Таблицы из App Store

1. Из-за того, что настройки общего доступа можно поменять только для заранее созданного и открытого документа, это необходимо сделать на главной странице официального приложения. Выполните подготовительные работы, включая оформление таблицы, руководствуясь отдельными инструкциями на нашем сайте, и только после этого переходите к следующему этапу.

   Подробнее: Открытие Google Таблицы на телефоне



2. Разобравшись с подготовкой и открытием листа с данными, в правой части верхней панели нажмите кнопку с тремя вертикально расположенными точками, откройте категорию «Доступ и экспорт» и выберите «Предоставить доступ». В качестве альтернативы также можете коснуться иконки пользователя со знаком «+», чтобы открыть настройки в обход главного меню.



3. На странице «Совместный доступ» первым делом можно предоставить доступ к документу определенным пользователям по имени или адресу электронной почты. Для этого коснитесь блока «Укажите пользователя или группу» и введите требуемые инициалы одного или сразу нескольких адресатов.



4. После указания данных для приглашения пользователей под указанным полем появится выпадающий список, через который можно и нужно выбрать один из трех уровней прав от «Читателя» до «Редактора». И хотя статус автоматически будет закреплен за перечисленными людьми после отправки сообщения с последующим подтверждением, в будущем это легко можно исправить через настройки документа.

   

   Дополнительно отметим, что если вы не хотите рассылать письма и уведомления, ограничившись только предоставлением доступа к таблице, можете развернуть меню с тремя точками в правом верхнем углу экрана и воспользоваться опцией «Пропустить рассылку уведомлений». В результате доступ будет предоставлен, но пользователь об этом узнает только при посещении личного кабинета.



5. Еще один способ открытия общего доступа к документу заключается в получении и отправке прямой ссылки на таблицу, что позволит предоставить одинаковые права каждому получателю. Чтобы выполнить данную задачу, снова перейдите на страницу «Совместный доступ» и в нижней части экрана нажмите отмеченную кнопку.



6. В рамках блока «Настройки ссылок» коснитесь пункта «Ограниченный доступ» и на представленной странице установите значение «Все, у кого есть ссылка». После этого нужно в обязательном порядке развернуть дочерний список «Читатель» и выбрать один из трех пунктов в зависимости от прав, которые нужно предоставить другим пользователям.



7. Получить непосредственно саму ссылку для отправки нужным людям можете в разделе «Управление доступом», коснувшись значка в правой части верхней панели. Тут же учитывайте, что адрес не меняется в зависимости от пользователя, и потому доступ легко могут получить посторонние.



Изменить адрес документа или заблокировать доступ определенному пользователю не получится, и потому не предоставляйте его к важным документам без необходимости. В то же время ограничить возможность просмотра все же можно, но только одновременно для всех читателей данной Google Таблицы.

Рекомендуем: