Вставляем файл в презентацию PowerPoint

Ранее мы писали о том, как вставить в презентацию файлы различных форматов (изображения, видео или аудио), а также другие документы PPT, в отдельных материалах. В зависимости от типа данных переходите к той или иной статье, если вас интересует один из вариантов.

Подробнее: Вставка изображений / видеороликов / презентаций / текста в PowerPoint

Вариант 1: Вставка документа

В презентацию PowerPoint так же, как и любой другой файл, можно вставить документ, причем он может быть как объект, который открывается после двойного клика по нему, так и полностью открытым документом. Разберем оба способа более подробно.

К слову, проделывать действия, описанные ниже, можно не только с текстовыми файлами, но и таблицами или даже базами данных.

Способ 1: Вставка как объект PowerPoint

Добавить файл в виде документа можно как значок, который будет отображаться на слайде презентации. Его открытие произойдет после двойного щелчка левой кнопкой мыши по нему. Сначала рассмотрим, как воспользоваться именно таким алгоритмом:

1. В открытой презентации нажмите на вкладку «Вставка», затем на панели инструментов нажмите по кнопке «Объект».



2. Отметьте слева пункт «Создать из файла», затем кликните по кнопке «Обзор», чтобы выбрать документ.



3. Запустится системный «Проводник», где выберите тот файл, который хотите добавить. В нашем случае это документ Microsoft Word.



4. Далее поставьте галочку у опции «Как значок», которая располагается справа.



5. Ниже можно выбрать стиль значка – щелкните по кнопке «Значок…».



6. Выберите понравившийся вариант, если нужно, затем нажмите на «ОК».



7. В предыдущем окне подтвердите вставку документа, кликнув по «ОК».

В результате значок документа появится на слайде. Чтобы открыть файл, достаточно дважды кликнуть по нему. Также есть возможность изменить расположение иконки и ее размер, перетаскивая ее границы.

При просмотре презентации или в «Режиме докладчика» без дополнительной настройки значок не будет реагировать на нажатия и, соответственно, не откроется. Здесь потребуется привязка файла с действием:

1. Выделите объект и на вкладке «Вставка» нажмите по кнопке «Действие» в блоке «Ссылки».



2. Далее укажите, при каком действии будет открыт документ: при щелчке кнопкой мыши либо при наведении курсора. Для этого перейдите на нужную вкладку. Например, нам надо открывать документ нажатием на объект левой кнопкой мыши.



3. Отметьте пункт «Действие» и из выпадающего меню нажмите на «Открыть». Сохраните настройки.

Таким образом, файл станет открываться в отдельном окне через программу, которая является софтом по умолчанию. Например, если это документ MS Word, то запустится соответствующий редактор от Microsoft. После просмотра текстового файла достаточно закрыть это приложение, и вы вернетесь к открытой презентации.

Даже если вы отправите или скинете кому-либо презентацию, то пользователь на другом устройстве сможет полноценно открыть документ, который вставлен в презентацию, поскольку он будет являться одной из составляющих PowerPoint.

Способ 2: Добавление текста из документа

Есть еще один способ добавить документ так, чтобы он отображался полностью и при просмотре. По сути, алгоритм действий схож с инструкцией из Способа 1 (через вкладку «Вставка» вызываем «Объект», затем — «Создать из файла» и непосредственно выбираем документ), но мы не будем отмечать опцию «Как значок». То есть надо проделать все то же самое, что и на Шагах 1-3, после чего подтвердить вставку файла.

Как видно, на слайде отобразится сам текст из документа, но с прозрачным фоном. Его можно так же перемещать, растягивать и изменять размер.

Вероятно, потребуется форматирование документа в самом текстовом редакторе, если на слайде он отобразится некорректно, но все же это быстрее, чем по новой создавать текст в презентации.

При необходимости можно залить фон текста или добавить контур. Для этого выделите его, затем перейдите на вкладку «Формат фигуры». В блоке «Стили фигур» есть инструменты для обводки контура и заливки. Если нужна рамка, то кликните по кнопке «Контур фигуры» и выберите подходящий вариант. Здесь, помимо цвета, можно еще выбирать толщину контура. Что касается заливки, то доступны не только сплошные цвета, но и градиентные, а также фоновые изображения и текстуры.

Вариант 2: Добавление PDF

Когда надо вставить в презентацию Microsoft PowerPoint файл в формате PDF, можно действовать точно так же, как в Способе 1: вставить объект как значок, затем настроить его связь с программой для открытия после щелчка мышью или наведения курсора.

Чтобы вставить PDF-файл как рисунок, действовать придется несколько иначе, чем в Способе 2, где при вставке текстового файла отображается только текст. Если проделать такую же инструкцию, то на слайд в любом случае будет добавлен лишь значок PDF-файла.

Чтобы вставить содержимое из PDF-файла на слайд, сделайте его скриншот, причем для этого не обязательно устанавливать или запускать сторонние приложения – в PowerPoint есть все необходимые для создания снимка инструменты:

1. Откройте PDF-файл обычным способом (через установленный для этого софт), затем на экране отобразите именно ту область, которую хотите вставить в презентацию.
   

   Важно сразу добавить несколько нюансов. Во-первых, не сворачивайте окно с содержимым PDF перед тем, как перейти к Шагу 2 текущей инструкции. А во-вторых, убедитесь, что все необходимое содержимое помещается в экран. Возможно, придется уменьшить масштаб для этого.

2. Вернитесь к презентации PowerPoint. Перейдите на вкладку «Вставка» и нажмите по кнопке «Снимок», затем кликните по строке «Вырезка экрана».



3. Презентация автоматически свернется, а на экране отобразится открытый ранее документ PDF. Когда область будет обесцвечена, не отпуская левую кнопки мыши, перетащите преобразовавшийся в перекрестие курсор в нужную область так, чтобы в нее попало необходимое содержимое. После того как отпустите кнопку, изображение автоматически вставится в слайд.

Чтобы отменить действие с захватом экрана, нажмите на клавишу «Esc».

По итогу на слайде появится содержимое PDF-документа в виде рисунка, который можно отформатировать с помощью встроенных в PowerPoint средств, предусмотренных для работы с данными такого формата (рисунками). Выделите вставленный объект, затем перейдите на вкладку «Формат рисунка», где будут доступны различные инструменты, например добавление художественных эффектов, рамки, удаление фона, изменение прозрачности, настройка цвета и другие параметры.

Для создания снимка экрана можно использовать и другие средства от сторонних разработчиков, в некоторых из которых предусматриваются дополнительные режимы создания скриншотов, допустим с прокруткой, для захвата двух и более листов PDF-документа. После этого потребуется вставить созданный снимок таким же образом, как и обычное изображение, но, в отличие от инструкции выше, когда снимок временно хранится только в буфере обмена Windows и не занимает место, в этом случае рисунок будет сохранен в определенную папку на локальном диске. Некоторые из таких приложений есть в отдельном обзоре на сайте.

Подробнее: Программы для создания скриншотов