Сортировка по алфавиту в Microsoft Excel

Способ 1: Кнопки быстрой сортировки

В Excel есть кнопки, отвечающие за быструю сортировку выделенного массива данных. Их использование станет оптимальным в тех ситуациях, когда нужно обработать ячейки всего один раз, предварительно выделив необходимые.

  1. Зажмите левую кнопку мыши и выделите все значения, которые далее будут подвергаться сортировке.
  2. Выделение диапазона ячеек для быстрой сортировки по алфавиту в Excel

  3. На вкладке «Главная» откройте выпадающее меню «Редактирование».
  4. Открытие меню с инструментами для быстрой сортировки по алфавиту в Excel

  5. В нем используйте блок «Сортировка и фильтрация», выбрав порядок, в котором хотите расставить значения.
  6. Выбор инструмента быстрой сортировки выделенных значений по алфавиту в Excel

  7. Если появляется оповещение об обнаружении данных вне диапазона, потребуется выбрать, расширять его или сортировать только в пределах указанного выделения. Рассмотрим сначала первый вариант.
  8. Выбор режима сортировки при наличии незатронутого диапазона в Excel

  9. При его использовании соседние ячейки, зависящие от общей таблицы, подстраиваются под порядок расположения текста, то есть если напротив ячейки «Август» находится значение «27», оно и остается напротив этого же слова.
  10. Пример сортировки по алфавиту с расширением диапазона в Excel

  11. Второй вариант — «Сортировать в пределах указанного выделения».
  12. Выбор второго режима сортировки по алфавиту без расширения диапазона в Excel

  13. Так перемещается только указанный текст, а ячейки напротив него остаются нетронутыми. Это означает, что произойдет смещение данных, если раньше между ними была какая-то связь.
  14. Результат сортировки по алфавиту без расширения диапазона в Excel

Если вы еще не решили, хотите сортировать только указанный диапазон или нужно захватывать соседние ячейки, проверьте каждый вариант, отменяя его нажатием горячей клавиши Ctrl + Z. Так проще определиться с изменениями, происходящими в таблице.

Способ 2: Настраиваемая сортировка

Настраиваемая сортировка позволяет более гибко выстроить расположение элементов в таблице, учитывая несколько уровней и разных диапазонов данных. Для ее создания используется специальное меню, которое и возьмем во внимание далее.

  1. Рекомендуем сразу выделить всю таблицу, если помимо сортировки по алфавиту вы желаете добавить еще несколько уровней.
  2. Выделение всей таблицы для создания настраиваемой сортировки в Excel

  3. Затем в том же разделе «Редактирование» выбирайте пункт «Настраиваемая сортировка».
  4. Переход к настройке сортировки по алфавиту через отдельное меню в Excel

  5. В выпадающем меню «Сортировать по» укажите столбец, который затрагивает сортировка.
  6. Создание первого уровня сортировки по алфавиту в Excel

  7. В качестве режима сортировки выбирается тип «Значения ячеек».
  8. Выбор ячеек в уровне для сортировки по алфавиту в Excel

  9. Осталось указать только порядок «От А до Я» или «От Я до А».
  10. Выбор принципа сортировки при настройке уровня в Excel

  11. Если надо сортировать и другие столбцы, добавьте их в качестве уровней и выполните такую же настройку.
  12. Добавление второго уровня для настраиваемой сортировки в Excel

  13. Вернитесь к таблице и убедитесь в том, что все действия выполнены правильно.
  14. Результат использования настраиваемой сортировки по алфавиту в Excel

Способ 3: Формула сортировки

Недостатки предыдущих методов состоят в том, что они сортируют только единоразово, а динамически при внесении изменений таблица не меняется. Если вас не устраивает такой вариант, понадобится вручную создать формулу сортировки, которая при добавлении или удалении элементов автоматически пересчитает их и поставит в нужном порядке. Формул будет несколько, поскольку пока разработчики не добавили специальную функцию, которая позволяла бы обойтись без применения вспомогательных подсчетов. Весь дальнейший процесс состоит из нескольких этапов для правильного понимания принципа сортировки по алфавиту.

Шаг 1: Создание вспомогательной формулы

Основная задача – создать вспомогательную формулу, которая анализирует слова в ячейках и определяет их порядковый номер в будущем отсортированном по алфавиту списке. Это происходит при сравнении встроенными алгоритмами Excel, работающими по принципу анализа кодировки. Детально разбирать работу этой формулы не будем, только покажем ее создание.

  1. Для работы с будущими вычислениями понадобится создать из ячеек группу, для чего их необходимо выделить и в специально отведенном поле сверху задать новое название.
  2. Выделение ячеек для создания группы из диапазона в Excel перед сортировкой по алфавиту

  3. Теперь диапазон выделенных ячеек имеет собственное имя, отвечающее за его содержимое, — в нашем случае это фрукты. Если вводите несколько слов в названии, не ставьте пробел, а используйте вместо него нижнее подчеркивание: «(пример_текста)».
  4. Успешное переименование диапазона ячеек в именной перед сортировкой по алфавиту в Excel

  5. В новой клетке создадим формулу СЧЁТЕСЛИ, которая считает ячейки, удовлетворяющие условие. В качестве диапазона указывайте созданную только что группу, затем первую ячейку для сравнения. В итоге первоначальный вид формулы таков: =СЧЁТЕСЛИ(Фрукты;A1).
  6. Создание вспомогательной формулы для сортировки по алфавиту в Excel

  7. Сейчас результатом этой формулы будет «1», поскольку ее запись не совсем верна для будущих расчетов, поэтому добавьте выражение "<="& перед номером первой ячейки.
  8. Завершающий штрих создания вспомогательной формулы для сортировки по алфавиту в Excel

  9. Растяните формулу, зажав край ячейки, до конца будущего списка для сортировки.
  10. Растягивание вспомогательной формулы для сортировки по алфавиту в Excel

  11. Переименуйте диапазон с числами в группу - это понадобится при составлении следующей формулы.
  12. Переименование диапазона вспомгательной формулы для сортировки по алфавиту в Excel

Шаг 2: Создание формулы сортировки

Вспомогательная формула готова и работает правильно, поэтому можно приступить к созданию основной функции, которая и будет заниматься сортировкой благодаря уже существующему автоматическому определителю позиций.

  1. В новой ячейке начните вводить =ПОИСКПОЗ(СТРОКА(A1). Эта формула отвечает за поиск позиции строки, из-за чего и следует указать аргумент "A1".
  2. Переход к созданию формулы для сортировки по алфавиту в Excel

  3. Далее для простоты добавления именных диапазонов перейдите в "Формулы", разверните меню "Определенные имена" и выберите "Использовать в формуле".
  4. Использование функции добавления конкретных имен при создании формулы сортировки по алфавиту в Excel

  5. Добавьте диапазон со вспомогательной формулой и укажите для него тип сопоставления "Точное совпадение" в выпадающем списке, который появится после добавления ";".
  6. Настройка точного совпадения при создании формулы сортировки по алфавиту в Excel

  7. Завершите создание формулы, обернув ее в функцию ИНДЕКС, которая будет работать с массивом названий.
  8. Заключение формулы в функцию ИНДЕКС для будущей сортировки по алфавиту в Excel

  9. Проверьте результат и затем растяните формулу так, как это уже было показано выше.
  10. Успешное создание формулы для сортировки по алфавиту в Excel

  11. Теперь вы получите корректно работающий динамический список, отсортированный по алфавиту.
  12. Растягивание формулы для сортировки по алфавиту в Excel

Для упрощения понимания отдельно предоставляем полную формулу:

=(ИНДЕКС(Фрукты;ПОИСКПОЗ(СТРОКА(A1);номер_слова;0))), вам же останется только отредактировать ее под свои цели и растянуть на необходимый диапазон ячеек.

Шаг 3: Модернизации формулы для повторных названий

Единственный недостаток созданной только что формулы – некорректная ее работа при наличии повторных названий, что вы можете заметить на представленном далее скриншоте. Это связано с тем, что вспомогательная функция не в состоянии правильно обработать повторяющиеся слова, поэтому ее придется немного усовершенствовать, если вы хотите использовать в списке повторы.

Пример ошибки при наличии одинаковых слов во время сортировки по алфавиту в Excel

  1. Откройте вспомогательную формулу и уберите знак "<", чтобы СЧЁТЕСЛИ работал только при условии равенства.
  2. Переход к редактированию вспомогательной формулы для исправления ошибки при наличии повторяющихся слов в Excel

  3. Добавьте вторую часть - +СЧЁТЕСЛИ($A$1:A1;A1), позволяющую нормально записывать одинаковые слова в последовательном порядке.
  4. Добавление второй части вспомогательной формулы сортировки по алфавиту в Excel

  5. Снова растяните формулу, чтобы она изменилась на всех ячейках.
  6. Растягивание вспомогательной формулы сортировки по алфавиту после редактирования в Excel

  7. Добавьте в список повторяющиеся названия, чтобы проверить их нормальное отображение.
  8. Успешное редактирование вспомогательной формулы для сортировки по алфавиту в Excel

Закрыть Мы рады, что смогли помочь Вам в решении проблемы.
Закрыть Опишите, что у вас не получилось. Наши специалисты постараются ответить максимально быстро.

Помогла ли вам эта статья?

ДА НЕТ

Поделиться статьей в социальных сетях:



Еще статьи по данной теме:


Задайте вопрос или оставьте свое мнение

Примечание: если отправленный комментарий не появился на странице, значит он ушел на проверку и скоро будет опубликован. Пожалуйста, не дублируйте вопрос. Мы ответим Вам в ближайшее время.