Настройка подписи в Microsoft Outlook

Подпись в программе Microsoft Outlook

Создать новую подпись для сообщений, отправляемых по электронной почте посредством программы Майкрософт Аутлук для ПК, можно одним из двух методов: полностью самостоятельно или по шаблону. Сама же запись может иметь как обычный текстовый вид, так и представлять собой визитную карточку.

Вариант 1: Обычная подпись

Для того чтобы добавить и настроить подпись, которая будет использоваться по умолчанию во всех отправляемых сообщениях в Microsoft Outlook, необходимо обратиться к настройкам программы.

  1. Находясь в основном окне почтового клиента, вызовите его меню «Файл».
  2. Открыть меню Файл в программе Microsoft Outlook для ПК

  3. Перейдите в «Параметры».
  4. Открыть Параметры в программе Microsoft Outlook для ПК

  5. На боковой панели открывшегося окна выберите вкладку «Почта».
  6. Перейти во вкладку Почта в программе Microsoft Outlook для ПК

  7. Нажмите на кнопку «Подписи…».
  8. Нажать на кнопку Подписи в параметрах в программе Microsoft Outlook для ПК

  9. В появившемся окне «Подписи и бланки» кликните «Создать».
  10. Создать новую подпись в программе Microsoft Outlook для ПК

  11. Придумайте название для новой подписи и нажмите «ОК».
  12. Придумать название для новой подписи в программе Microsoft Outlook для ПК

  13. В нижней области окна создайте подпись, указав необходимые данные. По желанию измените шрифт, его размер, цвет, тип начертания и выравнивание.
  14. Создание и оформление подписи в программе Microsoft Outlook для ПК

  15. Помимо текстовой информации, можно добавить изображение, например собственное фото. Для этого воспользуйтесь обозначенной на скриншоте ниже кнопкой.
    Кнопка добавления изображения к подписи в программе Microsoft Outlook для ПК
    В окне системного «Проводника», которое будет открыто, перейдите в папку с картинкой, выделите ее и нажмите «Вставить».
  16. Выбор изображения для своей подписи в программе Microsoft Outlook для ПК

  17. Также к подписи можно добавить ссылку – это полезно для случаев, когда у вас есть свой сайт, блог или публичная страница в социальных сетях.
    Добавление своей ссылки к подписи в программе Microsoft Outlook для ПК

    Примечание: Ссылка также может вести на файл, папку на диске или электронную почту. Такой вариант весьма ограничен, но вполне может найти свое применение в локальной корпоративной сети. Обо всех возможностях данной функции мы рассказывали в отдельной инструкции – она написана на примере Ворд, но подойдет и для Аутлук, так как для ее реализации используется один и тот же инструмент.

    Подробнее: Работа со ссылками в Microsoft Word

    Кликните по отмеченной на скриншоте выше кнопке, после чего укажите ссылку в строке «Адрес». Нажмите «ОК» для подтверждения.
    Добавление и оформление ссылки к подписи в программе Microsoft Outlook для ПК

    Совет: Ссылку можно «спрятать» в текст – для этого либо перед ее добавлением выделите уже имеющуюся запись в подписи, либо самостоятельно введите его в поле «Текст», расположенное в верхней части окна.

  18. Завершив с созданием и настройкой подписи, воспользуйтесь кнопкой «Сохранить», закройте окно «Подписи и бланки» и «Параметры» почтового клиента.
  19. Сохранение созданной подписи в программе Microsoft Outlook для ПК
    Аналогичным образом можно создать еще несколько подписей, если в этом есть необходимость. Далее мы расскажем о других вариантах и том, как между ними переключаться при непосредственной отправке письма.

Вариант 2: Подпись-визитка

Помимо обычной текстовой подписи, рассмотренной нами выше, в качестве таковой в Microsoft Outlook можно добавить визитную карточку. Для этого в окне «Подписи и бланки» предусмотрена соответствующая кнопка.
Добавление визитной карточки в качестве собственной подписи в программе Microsoft Outlook для ПК
Ее нажатие открывает окно с шаблонными визитками, набор которых можно пополнить своей и затем использовать ее в сообщениях.
Примеры визитных карточек для подписей в программе Microsoft Outlook для ПК
Далее рассмотрим, как создать такую карточку самостоятельно и использовать ее в качестве подписи, а также о работе с шаблонными вариантами, доступными на официальном сайте Майкрософт. Начнем с последнего.

Способ 1: Шаблонная визитка

В окне добавления подписи почтового клиента от Microsoft имеется возможность скачивания шаблонных визитных карточек, которые можно отредактировать под себя.

Важно! Для выполнения изложенной ниже инструкции на компьютере должен быть установлен Microsoft Word.

  1. Выполните действия из шагов №1-4 предыдущей части статьи.
  2. Нажать на кнопку Подписи в параметрах в программе Microsoft Outlook для ПК

  3. В окне «Подписи и бланки» воспользуйтесь ссылкой «Получить шаблоны подписей».
  4. Получить шаблоны подписей в программе Microsoft Outlook для ПК

  5. Это действие запустит браузер Internet Explorer, где будет открыта страница с коллекцией подписей электронной почты, доступной на официальном сайте Microsoft. Выполните следующие действия:
    Коллекция подписей электронной почты для Microsoft Outlook на сайте в браузере
    Пролистайте ее вниз и нажмите на кнопку «Скачать».
    Скачать коллекцию подписей электронной почты для Microsoft Outlook на сайте в браузере
    Подтвердите свое желание «Сохранить» файл с шаблонами.
    Подтвердить сохранение коллекцию подписей электронной почты для Microsoft Outlook на сайте в браузере
    По завершении скачивания его можно будет «Открыть».
    Открыть файл с коллекцией подписей электронной почты для Microsoft Outlook на сайте в браузере
    Разрешите приложению это сделать в появившемся окне с вопросом.
  6. Разрешить открыть файл с коллекцией подписей электронной почты для Microsoft Outlook в программе Word

  7. После выполнения вышеописанных действий в Майкрософт Ворд будет открыт документ, содержащий шаблоны подписей, большинство из которых представляют собой разного рода визитные карточки. О том, как изменить и/или создать на основе готового макета собственный, мы расскажем в следующей части статьи. Далее же в качестве примера покажем, как такие элементы использовать в качестве подписей.
  8. Файл с коллекцией подписей электронной почты для Microsoft Outlook открыт в программе Word

  9. Выделите визитку и скопируйте ее, воспользовавшись контекстным меню, горячими клавишами «Ctrl+C» или кнопкой «Копировать» на панели инструментов программы.
  10. Выделить и скопировать подпись электронной почты для Microsoft Outlook в программе Word

  11. В Outlook перейдите к окну «Подписи и бланки» и выполните действия из шагов №5-6 предыдущей инструкции, то есть создайте новую подпись и дайте ей название.
  12. Создать новую подпись в программе Microsoft Outlook для ПК

  13. Вставьте скопированную визитную карточку с помощью клавиш «Ctrl+V» и сохраните шаблон.
  14. Вставка и сохранение скопированной подписи электронной почты в программе Microsoft Outlook для ПК
    Теперь ваша подпись в почтовом клиенте от Microsoft будет выглядеть более привлекательно и информативно.

Способ 2: Собственная визитка

Визитную карточку, подходящую для использования в качестве подписи в Майкрософт Аутлук, можно создать самостоятельно. Проще всего это сделать с помощью Ворда.

Подробнее: Как создать свою визитку в Microsoft Word

  1. Воспользуйтесь представленной по ссылке выше инструкцией для того, чтобы сделать собственную визитку.
  2. Скопировать свою визитную карточку для использования в качестве подписи в программе Microsoft Outlook для ПК

  3. Скопируйте ее и перейдите к разделу «Подписи и бланки» программы Outlook. Создайте новую, дайте ей название и вставьте в поле для ввода свою карточку.
  4. Вставка собственной визитной карточки в качестве подписи в программе Microsoft Outlook для ПК

  5. Сохраните ее и закройте окно, нажав на кнопку «ОК».
  6. Сохранение собственной визитной карточки в качестве подписи в программе Microsoft Outlook для ПК

    Создать собственную визитку, которая может использоваться в качестве подписи в электронной почте, можно и с помощью более узкоспециализированных программ — наиболее популярные из них мы ранее рассматривали в отдельной статье.

    Подробнее: Программы для создания визиток

Подпись на сайте Microsoft Outlook

Если вы привыкли работать с почтовым сервисом Майкрософт не в специально предназначенной для этого программе, а на официальном сайте, для того чтобы создать новую подпись, выполните следующее:

  1. Вызовите настройки сервиса и воспользуйтесь расположенной внизу открывшегося блока ссылкой «Показать все параметры Outlook».
  2. Вызвать настройки и посмотреть все параметры Outlook в браузере на ПК

  3. Убедитесь, что в основной панели выбрана вкладка «Почта», а на второй откройте раздел «Создание сообщений и ответ на них».
  4. Создание сообщений и ответ на них на сайте Microsoft Outlook в браузере на ПК

  5. Введите текст подписи и отформатируйте его на свое усмотрение, определив тип шрифта, размер, начертание, цвет, выравнивание и некоторые другие параметры.

    Ввод и форматирование своей подписи на сайте Microsoft Outlook в браузере на ПК
    По желанию можно добавить изображение, ссылки и даже таблицу.

    Другие параметры форматирования и оформления подписи на сайте Microsoft Outlook в браузере на ПК

    Примечание: В качестве подписи в веб-версии сервиса также можно использовать визитку – шаблонную или самостоятельно созданную, но те из них, что содержат графические элементы, отображаются некорректно. Однако если карточка представляет собой единое изображение, проблем не будет.

    Визитная карточка вместо подписи на сайте Microsoft Outlook в браузере на ПК

    Завершив с созданием подписи, нажмите по расположенной в нижней области окна настроек кнопке «Сохранить».

  6. Сохранение самостоятельно созданной подписи на сайте Microsoft Outlook в браузере на ПК
    Как можно заметить, добавление новой подписи на сайте почтового сервиса Майкрософт Аутлук осуществляется более просто, чем в программе для ПК. Однако и возможностей доступно куда меньше, не говоря о явных недостатках – графические элементы могут не отображаться, записи, созданные на компьютере, здесь недоступны, а сама подпись может быть только одна.

Мобильное приложение Microsoft Outlook

Возможность создания собственной подписи также доступна в мобильном приложении Outlook для iPhone, iPad и Android-устройств. Правда, по части оформления она еще более ограничена, чем в веб-версии.

  1. Вызовите меню приложения, коснувшись изображения своего профиля на его верхней панели.
  2. Вызвать настройки мобильного приложения Microsoft Outlook на iPhone и Android

  3. Откройте «Настройки», тапнув по расположенной слева внизу шестеренке.
  4. Открыть настройки мобильного приложения Microsoft Outlook на iPhone и Android

  5. Пролистайте окно параметров вниз
    Пролистать вниз настройки мобильного приложения Microsoft Outlook на iPhone и Android
    и выберите раздел «Подпись».
  6. Открыть раздел Подпись в настройках мобильного приложения Microsoft Outlook на iPhone и Android

  7. Коснитесь поля для ввода, чтобы вызвать виртуальную клавиатуру. Удалите шаблонную запись «Скачайте Outlook для iOS/Android»
    Нажать на стандартную подпись в настройках мобильного приложения Microsoft Outlook на iPhone и Android
    и введите текст собственной подписи.
  8. Ввести свою подпись в настройках мобильного приложения Microsoft Outlook на iPhone и Android

  9. Сохранять ничего не нужно – в успешно внесенных изменениях можно убедиться, если вернуться на шаг назад.
  10. Проверка сохранения собственной подписи в настройках мобильного приложения Microsoft Outlook на iPhone и Android

Выбор и добавление подписей

Рассмотрим, каким образом осуществляется вставка уже созданной подписи в письмо во всех версиях почтового сервиса Microsoft: программе для ПК, на сайте и в мобильном приложении.

Вариант 1: Программа Microsoft Outlook

Если вы хотите, чтобы та или иная подпись автоматически добавлялась ко всем новым сообщениям, пересылаемым и ответам, выполните следующее:

  1. Перейдите в окно «Подписи и бланки», обратившись для этого к «Параметрам» программы.
  2. Нажать на кнопку Подписи в параметрах в программе Microsoft Outlook для ПК

  3. В выпадающем списке «Новые сообщения», ориентируясь на название, выберите подпись, которую хотите использовать по умолчанию.
    Выбор варианта подписи для новых писем в программе Microsoft Outlook для ПК
    Аналогичное, если есть такая необходимость, сделайте со следующем пунктом – «Ответ и пересылка».
    Выбор варианта подписи для ответов и пересылки в программе Microsoft Outlook для ПК

    Примечание: Если в Аутлук вы используете более одной учетной записи, немного выше можно определить, для какой из них будет применена та или иная подпись.

    Выбор учетной записи для подписи в программе Microsoft Outlook для ПК

  4. Сохраните внесенные изменения и закройте окно.

Сохранить варианты использования подписи в программе Microsoft Outlook для ПК

Если же подпись к письмам вы планируете добавлять самостоятельно и на свое усмотрение, необходимо действовать несколько иначе:

  1. Прежде всего убедитесь, что в рассмотренном выше окне «Подписи и бланки» для параметров «Новые сообщения» и «Ответ и пересылка» выбрано значение «(нет)».
  2. Отключение вариантов использования подписи в программе Microsoft Outlook для ПК

  3. Сохраните внесенные изменения, закройте окно настройки и перейдите к созданию нового письма.
  4. Создать новое сообщение в программе Microsoft Outlook для ПК

  5. Нажмите на кнопку «Подпись» и выберите подходящий вариант из ранее созданных вами шаблонов, ориентируясь на его наименование.
    Выбор собственной подписи для сообщения в программе Microsoft Outlook для ПК

    Примечание: Данная возможность доступна и в тех случаях, когда для отправляемых сообщений уже установлена шаблонная подпись — она будет изменена на выбранную вами.

    Переключение между шаблонами подписи для сообщения в программе Microsoft Outlook для ПК

  6. Таким образом можно довольно легко и быстро переключаться между разными вариантами подписей в почте, если такая необходимость имеется.

Вариант 2: Сайт Microsoft Outlook

При создании подписи на сайте сервиса можно сразу сделать так, чтобы она добавлялась к отправляемым сообщениям, пересылаемым письмам и ответам на них – для этого в настройках предусмотрены соответствующие пункты, которые нужно отметить галочкой и сохранить.
Сохранение автоматически применяемой подписи на сайте Microsoft Outlook в браузере на ПК
Если вы не сделали этого или хотите добавлять подпись самостоятельно, вызовите меню (три точки) в форме создания нового сообщения и выберите пункт «Вставить подпись».
Самостоятельная вставка собственной подписи в письмо на сайте Microsoft Outlook в браузере на ПК

Вариант 3: Мобильное приложение Microsoft Outlook

В мобильном приложении Аутлук для Айфона и Андроид подпись, указанная вами в настройках, автоматически добавляется ко всем создаваемым с его помощью письмам.
Пример использования своей подписи в мобильном приложении Microsoft Outlook на iPhone и Android

Мы рады, что смогли помочь Вам в решении проблемы.
Опишите, что у вас не получилось. Наши специалисты постараются ответить максимально быстро.

Помогла ли вам эта статья?

ДА НЕТ

Поделиться статьей в социальных сетях:



Еще статьи по данной теме:


3 комментария

незнаю плчеиу, но после проделанных выше шагов у меня подпсь слетает все равно и прходится постоянно её устанавливать вручную. я уже не один раз пытался настроить чтобы оно автоматичски добавляло подпись но всеранво после перезапска каждый рз в письмо не вставляется эта подпись

Есть нюанс: вставляемая подпись замещает существующий текст целиком: если надо вставить несколько подписей подряд — часто повторяющиеся по работе фразы вынесены в соответствующие подписи — каждая последующая замещает ВСЁ в создаваемом сообщении. Можно ли это обойти?

Задайте вопрос или оставьте свое мнение

Примечание: если отправленный комментарий не появился на странице, значит он ушел на проверку и скоро будет опубликован. Пожалуйста, не дублируйте вопрос. Мы ответим Вам в ближайшее время.