Как пользоваться Microsoft Teams

Вариант 1: Программа для ПК

Microsoft Teams отлично подходит для использования на компьютере, организации собраний и проведения частных бесед. Программа оптимизирована для работы с календарем, контактами и презентациями. Предлагаем ознакомиться с разделами, в которых детально рассказывается об основных аспектах взаимодействия с данным программным обеспечением.

Скачивание на компьютер

Для начала общения и проведения совещаний в Microsoft Teams понадобится загрузить клиент на компьютер. Конечно, можно работать и в браузерной версии, схожей по функциональности, однако это не всегда удобно, а конференции с большим количеством участников периодически зависают. С демонстрацией экрана тоже возникнут трудности, а в десктопной сборке все работает корректно.

Скачать Microsoft Teams с официального сайта

  1. Перейдите по ссылке выше и нажмите кнопку «Войти», чтобы открыть страницу скачивания Microsoft Teams на компьютер.
  2. Как пользоваться Microsoft Teams-1

  3. Выполните авторизацию в используемой учетной записи Microsoft или добавьте новую.
  4. Как пользоваться Microsoft Teams-2

  5. Ожидайте загрузки содержимого и щелкните по «Скачать приложение для Windows». Ниже информация будет посвящена исключительно ему, но если вы перейдете к использованию веб-приложения на этом этапе, следующие инструкции тоже подойдут.
  6. Как пользоваться Microsoft Teams-3

  7. Ожидайте завершения загрузки исполняемого файла и запустите его.
  8. Как пользоваться Microsoft Teams-4

  9. Установка начнется автоматически, а вам останется только дождаться ее завершения и запуска программы.
  10. Как пользоваться Microsoft Teams-5

  11. Появится ее главное окно, после чего можно переходить к дальнейшим настройкам и взаимодействию.
  12. Как пользоваться Microsoft Teams-6

Подготовка учетной записи

Еще до момента скачивания вы уже выполнили авторизацию в системе, поэтому при первом запуске Microsoft Teams вход в профиль выполнится самостоятельно. Давайте разберемся с его основными настройками и рассмотрим необходимые действия при смене аккаунта непосредственно в программе.

  1. Для отображения списка настроек нажмите по изображению со своей аватаркой на панели вверху.
  2. Как пользоваться Microsoft Teams-7

  3. Если понадобилось сменить профиль, подключите второй, нажав «Добавить рабочую или учебную учетную запись», или выйдите из текущего, чтобы не использовать функцию переключения аккаунтов.
  4. Как пользоваться Microsoft Teams-8

  5. В этом же меню справа от надписи «В сети» есть кнопка «Задать подпись к статусу». Это такой пользовательский статус, описывающий ваш род деятельности или текущее положение вещей. Введите любой текст по своему желанию и решите, нужно ли его очистить после определенного периода времени.
  6. Как пользоваться Microsoft Teams-9

  7. При нажатии кнопки «Управление учетной записью» в этом меню произойдет переход в раздел настроек, о других параметрах которого мы еще напишем немного позже. В категории «Учетные записи» следите за подключенными профилями и управляйте ими, если надо выйти или изменить общие настройки.
  8. Как пользоваться Microsoft Teams-10

Настройки программы

Вкратце поговорим о присутствующих настройках в Teams, которых не так много, но они могут быть крайне полезными при постоянном взаимодействии с программой. Разработчики предлагают изменить внешний вид, задать параметры конфиденциальности и настроить получение уведомлений.

  1. Нажмите по трем горизонтальным точкам слева от аватарки пользователя, чтобы вызвать меню настроек. В нем вы можете изменить масштабирование, перейти к просмотру списка горячих клавиш, проверить наличие обновлений или скачать мобильное приложение, открыв страницу в магазине.
  2. Как пользоваться Microsoft Teams-11

  3. Для просмотра других параметров щелкните по строке «Настройки».
  4. Как пользоваться Microsoft Teams-12

  5. Новое окно откроется в разделе «Общие», где есть три темы, меняющие отображение элементов окна. Пока есть светлая тема, темная и режим высокой контрастности. Если выбрать новые настройки внешнего вида, программу понадобится перезапустить.
  6. Как пользоваться Microsoft Teams-13

  7. В блоке «Приложение» находятся параметры с чекбоксами; если галочка напротив пункта установлена, значит, он активен. Так, по умолчанию активирован автозапуск приложения со стартом Windows, что нужно далеко не всем пользователям. Ознакомьтесь со всеми пунктами и решите, что из этого необходимо включить или отключить. Отдельно обратите внимание на «Отключить аппаратное ускорение GPU». Настройка напрямую влияет на производительность, и активировать ее есть смысл только в том случае, если во время работы в Тимс наблюдаются зависания или тормоза.
  8. Как пользоваться Microsoft Teams-14

  9. Ниже находится блок с настройками языка и клавиатуры, а также функцию, проверяющую орфографию. Воспользуйтесь выпадающим списком, если надо сменить предпочитаемый язык или раскладку. В блоке «Отображение» присутствует только один параметр — «Отключить анимацию». Активируйте его для повышения производительности программы, если она время от времени зависает.
  10. Как пользоваться Microsoft Teams-15

  11. Следом идет раздел с параметрами под названием «Конфиденциальность» и первая видимая оснастка отвечает за действие с заблокированными контактами. Блокировка осуществляется нажатием правой кнопкой мыши по профилю пользователя и выбором соответствующего пункта из контекстного меню. Просмотреть весь черный список можно через окно «Изменить заблокированные контакты».
  12. Как пользоваться Microsoft Teams-16

  13. Они отображаются поименно и в любой момент доступны для разблокировки.
  14. Как пользоваться Microsoft Teams-17

  15. Дополнительно в этом разделе устанавливаются ограничения на контактные данные. Если не хотите, чтобы при вводе привязанной электронной почты или номера телефона другие пользователи нашли вас через поиск, установите соответствующие ограничения. Обратите внимание на ползунок «Уведомления о прочтении» и деактивируйте его в том случае, когда не нужно, чтобы сообщение отображалось как прочитанное после того, как вы его увидели. Отмените участие в опросах, если не хотите получать сообщения от разработчиков Microsoft Teams.
  16. Как пользоваться Microsoft Teams-18

  17. В разделе «Уведомления» присутствует всего два параметра: «Звук» и «Чат». Здесь можно отключить воспроизведение звука при звонках и перейти в настройки чатов, для которых доступно изменение отображения баннера и показа в веб-каналах.
  18. Как пользоваться Microsoft Teams-19

Поиск контактов

Основное предназначение Microsoft Teams — общение с пользователями как в одиночных чатах, так и в собраниях. Если вы являетесь организатором или есть необходимость связаться с конкретным участником, понадобится отыскать его через глобальный поиск и начать общение.

  1. Для использования поиска активируйте строку и введите электронную почту или номер телефона искомой учетной записи.
  2. Как пользоваться Microsoft Teams-20

  3. Дождитесь отображения пользователей из списка и нажмите по подходящему, чтобы перейти к индивидуальному чату.
  4. Как пользоваться Microsoft Teams-21

  5. Отправьте первое сообщение, чтобы сообщить юзеру о своих намерениях. Он получит уведомление и сможет решить, хочет ли он начать беседу.
  6. Как пользоваться Microsoft Teams-22

  7. Вместе с этим появится уведомление о том, что вы добавили в чат нового участника. Именно так и осуществляется поиск контактов. Взаимодействовать с ними можно исключительно в таких беседах, и пока нет средства, позволяющего отобразить все контакты без прямого приглашения их в чаты.
  8. Как пользоваться Microsoft Teams-23

Действия с собраниями и чатами

Основное время пользователи Teams проводят в чатах, общаясь на деловые темы или обсуждая будничные вопросы с отдельными участниками либо в собраниях. При включении программы она не сразу перекинет вас в необходимую беседу, даже если пришли уведомления, поэтому вам предстоит отыскать подходящую или самостоятельно создать новую, пригласив участников.

  1. Для этого откройте раздел «Чат», нажав по кнопке на панели слева.
  2. Как пользоваться Microsoft Teams-24

  3. Отобразится список последних бесед с сообщениями. Кликните по одной из строк для перехода к чтению содержимого. В этом списке отображаются как обычные чаты, так и организованные собрания.
  4. Как пользоваться Microsoft Teams-25

  5. Если необходимо самостоятельно создать видеоконференцию или текстовый чат, используйте кнопки сверху.
  6. Как пользоваться Microsoft Teams-26

  7. Для приглашения пользователей, у которых еще нет учетной записи, в новую беседу активируйте ее и нажмите «Пригласить друзей» или «Присоединиться в Teams» (кнопка имеет два названия).
  8. Как пользоваться Microsoft Teams-27

  9. По умолчанию для беседы создается название «Новый чат», которое следует изменить, чтобы другие юзеры понимали ее тематику и не запутались в списке других. Для этого нажмите «Добавить имя группы».
  10. Как пользоваться Microsoft Teams-28

  11. Введите его и сразу разошлите приглашения, указав адреса в поле «Кому», если это требуется.
  12. Как пользоваться Microsoft Teams-29

  13. Если нужно создать из индивидуального чата групповую беседу, нажмите «Добавить контакт» на панели справа.
  14. Как пользоваться Microsoft Teams-30

  15. Появится форма поиска пользователей, где укажите контактные данные и дождитесь загрузки списка с найденными учетными записями.
  16. Как пользоваться Microsoft Teams-31

  17. Нажмите по подходящей, чтобы сразу отправить приглашение. Пользователь сможет отправлять сообщения и видеть остальные только при принятии запроса.
  18. Как пользоваться Microsoft Teams-32

Если вас пригласят на собрание или в текстовый чат, уведомление вместе с содержимым беседы будет в этом же разделе. Вдобавок вверху отобразятся две кнопки, позволяющие выбрать действие, относящееся к данной беседе. Можно вступить в нее или отклонить приглашение, что удалит ее из списка бесед. Помните, что без повторного приглашения вы не сможете присоединиться к покинутому обсуждению.

Просмотр ленты уведомлений

Вкратце рассмотрим раздел «Действия», в котором показывается лента с уведомлениями. Обычные сообщения, отправляемые в беседах, отмечаются как новые в разделе «Чат», а в ленту выводятся только ответы конкретно вам. Вместе с этим вы увидите упоминания, если кто-то в сообщении вписал название вашей учетной записи со знаком @, специально сделав так, чтобы акцентировать на этом внимание. К другим уведомлениям относятся системные обновления, предстоящие собрания и некоторые действия контактов.

Как пользоваться Microsoft Teams-33

Ведение календаря

Поскольку Microsoft Teams — корпоративная программа, логично найти в ней календарь. Не всегда получается создать собрание как раз тогда, когда оно нужно, хотя бы потому, что у всех свое расписание, графики и выделенное время на проведение подобных мероприятий. Вы можете самостоятельно отметить события в календаре, предупредив тем самым будущих участников и заранее распространив полезную информацию. Им придет соответствующее уведомление и ячейка в календаре заполнится автоматически.

  1. Перейдите в раздел «Календарь» и нажмите «Создать собрание». Если его требуется организовать в эту минуту, используйте кнопку «Начать собрание сейчас».
  2. Как пользоваться Microsoft Teams-34

  3. Появится новая форма с заполнением описания о мероприятии. Добавьте для него название, укажите время проведения или назначьте его на целый день. Если собрание повторяется в определенный период, задайте его в отдельном поле. При наличии расположения введите его в специально отведенной строке. Добавьте пользовательские сведения, заполнив информацию в последнем блоке.
  4. Как пользоваться Microsoft Teams-35

Как только собрание добавлено в календарь, вы можете получить к нему доступ, пригласить участников или внести какие-либо изменения. При подключении новых пользователей поступят уведомления, что позволит узнать, сколько участников уже собралось и можно ли начинать конференцию.

Личные звонки или собрания

Под словом «собрание» в Microsoft Teams подразумевается не только коллективный текстовый чат, но и конференция при помощи видео- и аудиосвязи. Про организацию бесед уже было написано выше, поэтому остается только начать звонок в подходящей.

  1. Откройте чат и используйте одну из кнопок справа. Первая предназначена для совершения звонка вместе с видео, вторая — только с аудио, а третья позволит сразу же перейти к демонстрации экрана, показав презентацию, отдельное окно или весь рабочий стол. Об этом более детально написано в другой статье на нашем сайте по следующей ссылке.

    Подробнее: Как показать презентацию в Microsoft Teams

  2. Как пользоваться Microsoft Teams-36

  3. После подключения основное место будет отведено под изображение пользователей или их демонстрации, а внизу вы увидите небольшой блок с передачей содержимого со своей веб-камеры, что даст понять, нормально ли вас видят остальные участники.
  4. Как пользоваться Microsoft Teams-37

  5. Используйте кнопки управления на верхней панели для перехода в текстовый чат или приглашения других пользователей.
  6. Как пользоваться Microsoft Teams-38

  7. В любой момент можно отключить звук, камеру или перейти к показу содержимого, применив другие кнопки на этой же панели.
  8. Как пользоваться Microsoft Teams-39

Теперь вы знакомы с выполнением основных действий в Тимс на компьютере. При открытии приложения в браузере принцип действий остается примерно таким же. Далее мы расскажем об использовании мобильного приложения, что тоже может пригодиться, когда нет доступа к ПК. Его функциональность немного другая, поэтому рекомендуем ознакомиться со следующими разделами статьи.

Вариант 2: Мобильное приложение

Разработчики рассматриваемого мессенджера выделили достаточно много ресурсов для совершенствования его мобильной версии. Теперь каждый сотрудник может подключиться к совещанию или ответить на текстовое сообщение без прямого доступа к компьютеру, а просто запустив Тимс на своем смартфоне или планшете. К тому же через эту версию программы значительно проще следить за уведомлениями, поскольку телефон всегда под рукой. Давайте разберемся с основными принципами использования мобильной версии Microsoft Teams.

Скачивание и установка

Распространяется приложение бесплатно и доступно для скачивания в фирменных магазинах мобильных операционных систем. За него не нужно платить, а единственное условие использования — наличие учетной записи с привязанным номером телефона.

Скачать Microsoft Teams из Google Play Маркета / App Store

  1. Откройте используемый магазин приложений и через поиск отыщите Microsoft Teams.
  2. Как пользоваться Microsoft Teams-40

  3. Нажмите кнопку «Установить» для начала скачивания мессенджера.
  4. Как пользоваться Microsoft Teams-41

  5. По завершении откройте его через страницу в магазине или тапнув по значку, который появился на домашнем экране.
  6. Как пользоваться Microsoft Teams-42

Регистрация и вход

Первый запуск приложения всегда начинается с регистрации учетной записи или входа в уже существующую. Дополнительно в мобильной версии присутствует функция быстрого подключения к собранию при помощи ввода ее ключа в качестве гостя. Вам предстоит выбрать подходящий вариант и выполнить соответствующие инструкции.

  1. Введите существующий адрес электронной почты или номер телефона для входа. Если аккаунта нет, зарегистрируйтесь бесплатно или присоединитесь к беседе как зритель.
  2. Как пользоваться Microsoft Teams-43

  3. Для авторизации введите пароль и переходите к следующему шагу.
  4. Как пользоваться Microsoft Teams-44

  5. Откроется окно «Добро пожаловать в Teams», в котором предлагается ознакомиться с основными возможностями приложения. Как только это сделано, нажмите «Приступить».
  6. Как пользоваться Microsoft Teams-45

  7. Программа сразу предлагает изменить изображение профиля и отображаемое имя, если это требуется. При отсутствии необходимости тапните по кнопке «Продолжить».
  8. Как пользоваться Microsoft Teams-46

  9. Прочитайте новости и нажмите «Все понятно» для закрытия последнего демонстрационного окна.
  10. Как пользоваться Microsoft Teams-48

При работе под учетной записью гостя, когда осуществляется подключение к существующему собранию, вы не сможете использовать другие функции приложения. Не получится добавить или заблокировать контакта, управлять хранилищем и вести параллельно несколько чатов. После собрания сеанс автоматически завершается и вам придется подключаться к другому или создавать полноценный аккаунт.

Пользовательские настройки

В мобильном приложении немного больше настроек, связанных с самим Microsoft Teams и учетной записью, поэтому предлагаем остановиться на них более детально. Так вы сможете настроить свой профиль, уведомления и внешний вид программы под себя.

  1. После успешной авторизации нажмите по значку с изображением своего профиля справа вверху, чтобы открыть настройки.
  2. Как пользоваться Microsoft Teams-49

  3. Первая доступная настройка — «Задать подпись к статусу». Изначально другие пользователи видят, что вы находитесь в сети, отошли или вообще вышли из приложения. Дополнительно им можно показать любую надпись, введя ее самостоятельно.
  4. Как пользоваться Microsoft Teams-50

  5. В новом окне введите текст, состоящий максимум из 280 символов, решите, хотите ли вы показывать статус пользователям при упоминании аккаунта в сообщениях и когда его нужно очистить.
  6. Как пользоваться Microsoft Teams-51

  7. Вернитесь к предыдущему меню и перейдите в «Настройки» для отображения остальных параметров.
  8. Как пользоваться Microsoft Teams-52

  9. В разделе «Общие» можно изменить настройки интерфейса, управлять уведомлениями, хранилищем и переводом. При выборе категории «Внешний вид» появится список с двумя вариантами, поскольку пока разработчики не добавили других тем.
  10. Как пользоваться Microsoft Teams-53

  11. Что касается данных и хранилища, то настройки в этом разделе подойдут преимущественно тем, кто использует мобильный интернет для общения в Teams. Так можно сократить использование трафика, снизить качество отправляемых изображений, чтобы они весили меньше, или очистить сведения, собираемые во время работы приложения.
  12. Как пользоваться Microsoft Teams-55

Остальные настройки находятся в разделе «Личная». Вы можете регулировать отправку сообщений, изменить данные своего профиля, скрыть расположение или управлять сейфом (о нем речь пойдет в другом разделе статьи). Разработчики дают детальное описание каждой настройке, да и их названия уже говорят сами за себя.

Поиск и создание текстовых чатов

Для начала общения в Тимс необходимо создать текстовый чат или принять приглашение от других участников, если вы скачали приложение по рекомендации. Для этого в нем есть специальный раздел, в котором собраны все беседы и можно без проблем управлять ими, осуществлять поиск и просматривать уведомления.

  1. На панели внизу перейдите в раздел «Чат» и посмотрите, есть ли новые предложения о начале беседы. Обычно справа от непрочитанных сообщений показана синяя точка.
  2. Как пользоваться Microsoft Teams-56

  3. Если ни одного текстового собрания еще нет, создайте его самостоятельно, нажав соответствующую кнопку справа.
  4. Как пользоваться Microsoft Teams-57

  5. Разрешите приложению доступ к контактам, чтобы быстро приглашать новых участников благодаря синхронизации данных.
  6. Как пользоваться Microsoft Teams-58

  7. Для добавления пользователей введите их контактные данные в строе поиска, найдите учетную запись и отправьте приглашение.
  8. Как пользоваться Microsoft Teams-59

  9. На следующем скриншоте вы видите пример того, как работают приглашения. Контакта можно сразу заблокировать, отправив его в список с банами, или принять приглашение, разрешив тем самым отправку сообщений в обе стороны.
  10. Как пользоваться Microsoft Teams-60

  11. Напишите свою первую реплику, активировав поле «Введите сообщение». Если хотите, можете прикрепить файлы для отправки, записать голосовое сообщение или использовать эмодзи. Все эти функции Microsoft Teams поддерживает и работают они исправно.
  12. Как пользоваться Microsoft Teams-61

  13. Перейдите на вкладку «Панель мониторинга», чтобы ознакомиться с другими доступными возможностями чата. Разрешается поделиться местоположением, отправить фотографию, завести общий календарь с одинаковыми событиями, создать список задач, настроить сейф или получить сведения о текущей беседе.
  14. Как пользоваться Microsoft Teams-62

Если понадобится удалить неиспользуемый чат, вы просто можете отклонить приглашение. В случае когда оно уже принято, сделайте долгий тап по нему в списке доступных и из появившегося меню выберите вариант «Удалить».

Организация собрания

Если вы являетесь управляющим компании или ответственным за создания конференций, мобильное приложение Teams можно использовать для добавления собраний и приглашения туда всех необходимых участников. При этом функционально технология ничем не отличается от представленной в программе на ПК.

  1. На панели внизу выберите раздел «Собрание».
  2. Как пользоваться Microsoft Teams-63

  3. Найдите готовое незапланированное собрание в списке или нажмите кнопку «Быстрое незапланированное собрание» для его создания.
  4. Как пользоваться Microsoft Teams-64

  5. Введите название и скопируйте ссылку, чтобы отправить ее другим пользователям для быстрого присоединения. Как только вы готовы запустить конференцию, тапните по кнопке «Начать собрание».
  6. Как пользоваться Microsoft Teams-65

  7. При первом запуске подобных бесед на смартфоне или планшете отобразится системное оповещение, требующее разрешить доступ к записи видео и аудио.
  8. Как пользоваться Microsoft Teams-66

  9. Собрание создано, но вы пока еще в нем не участвуете. Для вступления нажмите кнопку «Присоединиться» и подтвердите действие.
  10. Как пользоваться Microsoft Teams-67

  11. Используйте функции на панели внизу, чтобы отключать камеру, микрофон или управлять звуком, когда это понадобится.
  12. Как пользоваться Microsoft Teams-68

  13. При открытии меню с дополнительными действиями отобразятся функции удержания, отправки файлов и отключения видео других участников.
  14. Как пользоваться Microsoft Teams-69

Отметим, что принудительно вы не можете подключить других пользователей к собранию, поэтому предупредите всех участников о том, что им понадобится принять приглашение и присоединиться во время начала конференции. Если они не знают о существовании уведомлений, напомните, что время от времени желательно заглядывать в раздел «Действия», особенно если появился значок с непрочитанным сообщением.

Дополнительные действия

При взаимодействии с Teams на телефоне вы точно заметите раздел «Дополнительно», в котором присутствуют другие функции, поддерживаемые приложением. Они помещены в такой блок, поскольку используются реже и не всеми пользователями. Многим они и вовсе не знакомы, поэтому давайте остановимся на каждой более детально и разберемся с тем, зачем вообще нужны все эти возможности.

Как пользоваться Microsoft Teams-70

  • «Календарь». Календарь используется исключительно для создания собраний на определенную дату, но это пока. В будущем разработчики могут поместить туда и другие действия или разрешить пользователю формировать совершенно любые события. Сейчас представлена настройка стандартного создания собрания с установленной датой и описанием. Приглашенные пользователи получают уведомление и тоже могут внести конференцию в свой календарь, чтобы не забыть. В назначенную дату собрание запускается автоматически, а вам останется только подключиться.
  • «Звонки». Этой функцией воспользуются только те участники приложения, которые хотят позвонить с Teams человеку на телефонный номер. Доступна она только в том случае, если тарифный план для совершения звонков приобретен организацией или лично пользователем. Учитывайте, что экстренные вызовы через приложение недоступны.
  • «Файлы». К файлам относятся все документы и объекты, сохраненные в облаке на вашей учетной записи. Это означает, что при переходе в соответствующий раздел приложения вы получаете доступ ко всем файлам, находящимся в OneDrive. Использовать эту функцию Тимс можно и для сохранения новых файлов в облако. Возможность быстрого доступа значительно упрощает процесс отправки файлов другим пользователям и избавляет от надобности сохранять их в локальном хранилище.
  • «Сейф». В сейф можно положить только ограниченное количество файлов, контактов или записей, взаимодействие с которыми происходило в Microsoft Teams. Это особый алгоритм шифрования, сохраняющий конфиденциальные данные. При использовании Сейфа вы можете быть спокойны и не переживать, что доступ к находящимся там сведениям получат даже в случае удачного взлома аккаунта.
  • «Сохранено». Разработчики позволяют юзерам сохранять сообщения, файлы, контакты и другую информацию. Все данные отображаются в этом разделе, доступны к просмотру и редактированию.
  • «Tasks». Это своеобразная записная книжка, куда вы вносите важные для вас задания или планы. Если они устанавливаются на определенное время, обязательно появится уведомление в разделе «Действия», чтобы вы не забыли о предстоящем мероприятии или задании.
Закрыть Мы рады, что смогли помочь Вам в решении проблемы.
Закрыть Опишите, что у вас не получилось. Наши специалисты постараются ответить максимально быстро.

Помогла ли вам эта статья?

ДА НЕТ

Поделиться статьей в социальных сетях:



Еще статьи по данной теме:


Задайте вопрос или оставьте свое мнение

Примечание: если отправленный комментарий не появился на странице, значит он ушел на проверку и скоро будет опубликован. Пожалуйста, не дублируйте вопрос. Мы ответим Вам в ближайшее время.