Как настроить архивацию писем в Outlook

Перед архивацией важно понять разницу между двумя механизмами, которые Outlook предлагает под одним названием. Кнопка «Архивировать» на ленте переносит письма во встроенную папку, которая по-прежнему хранится на сервере и доступна с любого устройства. Ручная и автоматическая архивация через меню «Файл» выгружают письма в локальный PST-файл на вашем компьютере, освобождая место в почтовом ящике, — такой файл доступен только с того устройства, где создан, и не откроется через браузер или другой компьютер.

Способ 1: Быстрая архивация через кнопку на ленте

Самый простой вариант убрать письма из «Входящих» — воспользоваться кнопкой «Архивировать» на ленте. Она перемещает выбранные сообщения в специальную папку «Архив» внутри вашего почтового ящика, откуда их всегда можно найти поиском или вернуть обратно вручную. Место на сервере при этом не освобождается, зато «Входящие» быстро приходят в порядок без риска потерять важную переписку.

1. Выделите одно или несколько писем в списке, удерживая Ctrl для выбора нескольких сообщений.

2. На вкладке «Главная» нажмите кнопку «Архивировать» в группе «Удалить». В качестве альтернативы та же операция выполняется клавишей Backspace — без обращения к ленте.

3. Будет предложено создать стандартную папку или использовать существующую. Тут поступайте в соответствии с тем, как вы предполагаете дальнейшее управление архивом через программу.

4. По умолчанию выбранные письма исчезнут из текущей папки и переместятся в «Архив», который отображается в левой панели в структуре вашей учетной записи.

Если кнопка не отображается на ленте, учетная запись подключена как IMAP или POP3 — эти типы аккаунтов не поддерживают данную функцию. В таком случае перейдите к следующим способам.

Способ 2: Ручная архивация в PST-файл

Когда требуется освободить место на почтовом сервере или создать локальную резервную копию переписки, используйте архивацию с выгрузкой писем в PST-файл. Вы сами указываете, какие папки архивировать и за какой период, а созданный файл в любой момент можно снова подключить к Outlook и найти нужное сообщение. В отличие от кнопки «Архивировать», этот способ переносит письма с сервера на диск компьютера.

1. Откройте меню «Файл» и перейдите в раздел «Сведения».

2. Нажмите кнопку «Инструменты» и выберите «Удалять старые элементы». В более ранних версиях Outlook этот пункт называется «Средства очистки» — «Архивировать».

3. В открывшемся диалоговом окне отметьте «Архивировать эту папку и все вложенные папки», затем в списке ниже выделите нужную папку. Чтобы заархивировать весь ящик целиком, выбирайте корневую папку — обычно она соответствует адресу вашей электронной почты.

4. В поле «Архивировать элементы, созданные до» задайте дату: все сообщения старше нее будут перемещены в архив.

5. В поле «Файл архива» оставьте путь по умолчанию или нажмите «Обзор», чтобы выбрать другую папку для сохранения файла.

6. Нажмите «ОК» для запуска архивации. В строке состояния внизу появится надпись «Архивация» — дождитесь ее исчезновения.

По умолчанию файл архива сохраняется по пути C:\Users\ИмяПользователя\Документы\Файлы Outlook\archive.pst. Доступен он только с текущего компьютера: ни через веб-версию Outlook, ни с другого устройства открыть его не получится.

Способ 3: Настройка автоматической архивации

Автоархивация запускается по расписанию и самостоятельно переносит устаревшие письма в PST-файл без вашего участия. Параметры настраиваются один раз: после этого Outlook поддерживает порядок в ящике в фоновом режиме, не требуя ручных действий. По умолчанию архивация запускается каждые 14 дней и затрагивает письма старше шести месяцев.

1. Откройте «Файл» — «Параметры».

2. В меню слева выберите раздел «Дополнительно», найдите блок «Автоархивация» и нажмите кнопку «Настройка автоархивации».

3. Установите флажок «Автоархивация каждые» и укажите периодичность в днях.

4. Отметьте «Запрос перед автоархивацией», если хотите подтверждать каждый запуск вручную. Без этого флажка архивация выполняется в фоне без уведомлений.

5. В разделе «Во время автоархивации» задайте возраст сообщений: письма старше указанного срока будут попадать под архивацию.

6. Выберите действие со старыми элементами: переместить в файл с указанием пути к PST-архиву либо окончательно удалить. Перемещение надежнее — письма сохранятся и останутся доступными.

7. Нажмите «Применить настройки ко всем папкам», чтобы параметры распространились на весь ящик, затем закройте окно кнопкой «ОК».

Чтобы не ждать следующего запуска по расписанию, инициируйте архивацию вручную: «Файл» — «Сведения» — «Инструменты» — «Запустить автоархивацию».

Способ 4: Индивидуальная настройка архивации для отдельных папок

Параметры автоархивации можно задать отдельно для каждой папки, если стандартный срок хранения не подходит. Например, письма в «Отправленных» удобно хранить дольше, чем во «Входящих», а определенные папки и вовсе исключить из архивации. Индивидуальные настройки папки перекрывают общие параметры, заданные в разделе «Параметры Outlook».

1. В левой панели Outlook кликните правой кнопкой мыши по нужной папке, в контекстном меню выберите «Свойства».

2. В диалоговом окне свойств перейдите на вкладку «Автоархивация».

3. Выберите «Архивировать элементы этой папки по следующим настройкам», затем укажите срок — через сколько дней, недель или месяцев письмо считается устаревшим.

4. Задайте действие: переместить в стандартный файл архива, переместить по другому пути или удалить без возможности восстановления.

5. Нажмите «ОК» для сохранения изменений — папка теперь архивируется по собственным правилам.

Если папку нужно полностью исключить из архивации, на той же вкладке выберите «Не архивировать элементы в этой папке».

Просмотр архива и поиск писем

После архивации в PST-файл письма исчезают из основного ящика, но не пропадают. Outlook позволяет подключить архивный файл как отдельный источник данных: папки из архива появятся в левой панели рядом с основными, а строка поиска охватит их наравне с обычной почтой.

1. Перейдите в «Файл» — «Открыть и экспортировать», затем нажмите «Открыть файл данных Outlook».

2. В открывшемся окне перейдите к папке с архивом. Если расположение не менялось при настройке, файл находится здесь: C:\Users\ИмяПользователя\Документы\Файлы Outlook\archive.pst

3. Выделите файл и нажмите «ОК». В левой панели Outlook появится раздел «Архив» со всеми заархивированными папками и письмами.

4. Сообщения открываются, пересылаются и ищутся как обычные. Раздел остается подключенным при следующих запусках Outlook — отключить его можно через «Файл» — «Параметры учетной записи» — «Файлы данных», выбрав нужный файл и нажав «Удалить».

Если после ручной архивации раздел не появился в панели автоматически, подключите PST-файл описанным выше способом — он уже создан по пути по умолчанию или по тому, что указывали в настройках.

Решение типичных проблем

При работе с архивацией в Outlook нередко возникают ситуации, когда нужные кнопки или пункты меню оказываются недоступны, а архивация не запускается. Ниже собраны наиболее распространенные случаи.

• Кнопка «Архивировать» отсутствует на ленте. Причина — учетная запись подключена как IMAP или POP3. Такие аккаунты не поддерживают встроенную папку «Архив». Используйте ручную архивацию через «Файл» — «Сведения» — «Инструменты».

• Пункт «Удалять старые элементы» недоступен в меню. Скорее всего, в профиле Outlook настроен корпоративный Exchange-аккаунт с включенным онлайн-архивом (Online Archive). В таком случае администратор почтового сервера мог ограничить доступ к локальной архивации — обратитесь в IT-отдел.

• Автоархивация не запускается по расписанию. Проверьте, не установлен ли для нужной папки параметр «Не архивировать элементы в этой папке» — он перекрывает общие настройки. Откройте свойства папки и убедитесь, что выбран корректный режим.

• Автоархивация недоступна совсем. Функция автоархивации работает только в классическом Outlook для рабочего стола. В новом Outlook для Windows, который появился в 2023 году, этот инструмент отсутствует — при необходимости переключитесь на классическую версию через тумблер в правом верхнем углу приложения.