Как выбрать и изменить кодировку в Microsoft Word

Кодировка определяет, каким образом программа переводит байты файла в читаемые символы. Когда документ создавался в одной кодировке, а открывается программой, ожидающей другую, на экране вместо букв появляются квадраты, вопросительные знаки или случайный набор символов. Для русскоязычных пользователей наиболее актуальны три кодировки:

• UTF-8 является универсальной кодировкой, поддерживаемой большинством современных программ;
• Windows-1251 (Cyrillic Windows) широко распространена в документах, созданных на ПК с Windows в 1990-е и 2000-е годы;
• KOI8-R применялась на Unix-системах.

Если чей-то файл выглядит нечитаемым, вероятнее всего, он сохранен в одной из этих трех кодировок.

Кодировка в описанном смысле касается только текстовых файлов: TXT, RTF и некоторых других форматов. Документы формата DOCX и DOC внутри всегда используют Юникод, поэтому для них смена кодировки при открытии недоступна и не нужна. Если DOCX-файл отображается с нечитаемыми символами, причина не в кодировке, а скорее всего в отсутствующем шрифте или в повреждении самого файла.

Способ 1: Выбор кодировки при открытии файла

По умолчанию Word открывает текстовые файлы TXT и RTF, самостоятельно определяя кодировку, и зачастую угадывает верно. Если же текст открылся нечитаемым, значит автоматическое определение не сработало. Чтобы указать кодировку вручную, нужно сначала активировать соответствующую настройку в параметрах программы, после чего повторно открыть проблемный файл.

1. Откройте меню «Файл» и в левой колонке выберите «Параметры».

2. В открывшемся окне перейдите в раздел «Дополнительно» и прокрутите содержимое вниз до группы «Общие».

3. Найдите пункт «Подтверждать преобразование формата файла при открытии» и установите рядом с ним галочку. Нажмите «ОК».

4. Закройте проблемный файл и откройте его снова через «Файл» — «Открыть». Появится диалоговое окно «Преобразование файла» со списком форматов.
5. Выберите в списке пункт «Кодированный текст» и нажмите «ОК».

6. Откроется второе окно с настройками кодировки. Установите маркер напротив пункта «Другая», после чего справа станет активным список доступных кодировок.

7. Выбирайте кодировки по очереди, ориентируясь на область «Образец» в нижней части окна: там в реальном времени отображается, как будет выглядеть текст при выбранной кодировке. Найдя ту, при которой текст становится читаемым, нажмите «ОК».

После того как нужная кодировка подобрана и файл открылся нормально, галочку в параметрах можно снять. При постоянной работе с текстовыми файлами разных форматов ее можно оставить включенной, но тогда диалог выбора будет появляться при каждом открытии любого не-DOCX файла.

Если в окне «Образец» текст выглядит одинаково нечитаемым при любой кодировке, это признак того, что файл сохранен в бинарном формате (например, как DOC или DOCX), а не в виде обычного текста. Такой файл не нуждается в ручном выборе кодировки и должен открываться в Word напрямую.

Если вместо текста отображаются одни квадраты и смена кодировки не помогает, причиной чаще всего оказывается отсутствующий шрифт, а не проблема с кодировкой.

Способ 2: Выбор кодировки при сохранении файла

Когда файл планируется открывать в программе с ограниченной поддержкой кодировок, его нужно сохранить в той кодировке, которую эта программа понимает. По умолчанию Word сохраняет документы в Юникоде (UTF-16), и для большинства современных программ этого достаточно. Если же получатель или программа-получатель требует, например, Windows-1251 или KOI8-R, необходимо воспользоваться сохранением в формате обычного текста. Учитывайте, что при таком сохранении документ теряет все форматирование: шрифты, стили, таблицы, изображения; сохраняется только голый текст.

1. Откройте нужный документ и перейдите в меню «Файл» — «Сохранить как». Выберите папку для сохранения.

2. В поле «Тип файла» раскройте список и выберите «Обычный текст».

3. Нажмите «Сохранить». Сразу после этого появится окно «Преобразование файла».

4. Установите маркер напротив нужного варианта. Пункт «Windows (по умолчанию)» соответствует кодировке Windows-1251 на русскоязычных системах, пункт «MS-DOS» соответствует DOS-кириллице (OEM 866), а через пункт «Другая» можно выбрать любую кодировку из полного списка, в том числе UTF-8.

5. Перед тем как нажать «ОК», просмотрите область «Образец»: символы, подсвеченные красным, не могут быть корректно сохранены в выбранной кодировке. Если красные символы есть, либо выберите другую кодировку, либо установите галочку «Разрешить подстановку знаков», тогда несовместимые символы будут заменены на ближайшие аналоги (например, типографское многоточие превратится в три обычные точки).

6. Нажмите «ОК». Файл будет сохранен в формате TXT с выбранной кодировкой.

Способ 3: Перекодирование через стандартный «Блокнот»

Если устанавливать дополнительное программное обеспечение нежелательно, с задачей перекодирования справляется стандартный «Блокнот» Windows, не требующий ничего, кроме самой операционной системы. Он умеет открывать TXT-файлы, показывать их текущую кодировку в строке состояния и сохранять в другой кодировке. Для работы с кириллицей чаще всего нужно переключиться между ANSI (Windows-1251) и UTF-8. В Windows 10 и Windows 11 «Блокнот» в большинстве случаев автоматически определяет кодировку при открытии, поэтому процесс сводится к нескольким шагам.

1. Откройте «Блокнот» через меню «Пуск» или нажмите Win + R, введите notepad и нажмите Enter.

2. Перейдите в меню «Файл» — «Открыть», найдите нужный TXT-файл и откройте его. В строке состояния в нижнем правом углу окна отобразится текущая кодировка файла.

3. Если текст в окне отображается нечитаемыми символами, «Блокнот» не смог автоматически определить кодировку. В таком случае закройте файл без сохранения и откройте его снова: в диалоговом окне открытия рядом с кнопкой «Открыть» есть стрелка, раскрывающая список, где можно выбрать «Кодировка» и указать нужную вручную.

4. Когда текст отображается корректно, перейдите в «Файл» — «Сохранить как». В нижней части диалогового окна найдите выпадающий список «Кодировка» и выберите нужный вариант: «UTF-8» для современных программ или «ANSI» для совместимости со старым программным обеспечением под Windows.

5. Нажмите «Сохранить». Теперь откройте сохраненный файл в Word, кодировка будет определена корректно и текст отобразится читаемым.

Обратите внимание на разницу между «UTF-8» и «UTF-8 с BOM» в списке кодировок «Блокнота». BOM является специальной меткой в начале файла, помогающая программам автоматически распознавать кодировку. Word читает оба варианта без проблем, однако некоторые сторонние программы и скрипты могут воспринимать BOM как нежелательный символ. Если файл предназначен только для Word, разница несущественна.

Способ 4: Конвертация кодировки через Notepad++

Notepad++ представляет собой бесплатный текстовый редактор с расширенной поддержкой кодировок. В отличие от стандартного «Блокнота», он точнее определяет кодировку файла, умеет работать с большим перечнем стандартов и позволяет конвертировать текст в нужную кодировку без лишних шагов. Скачать его можно на официальном сайте.

Скачать Notepad++ с официального сайта

После установки откройте проблемный файл через меню «Файл» — «Открыть». Текущая кодировка сразу отобразится в строке состояния в нижней части окна, рядом с информацией о строках и столбцах. Если текст нечитаемый, откройте меню «Кодировки»: там отмечена галочкой та кодировка, которую программа определила автоматически. Попробуйте выбрать другую из списка: текст в окне обновится сразу, без перезагрузки файла, что позволяет быстро перебрать варианты, не выходя из меню.

Когда нужная кодировка найдена и текст стал читаемым, в том же меню «Кодировки» выберите пункт «Преобразовать в UTF-8» или другой целевой стандарт. Это изменит кодировку документа без потери содержимого. Сохраните файл сочетанием Ctrl + S, после чего он откроется в Word корректно. Notepad++ удобен и тем, что позволяет одновременно открыть несколько файлов на вкладках и перекодировать их по очереди, не перезапуская программу.

Способ 5: Конвертация кодировки через онлайн-сервис

Когда под рукой нет подходящего редактора, а файл нужно привести в читаемый вид быстро, помогают онлайн-конвертеры кодировок. Сервис 2cyr.com создан специально для работы с кириллицей: он принимает нечитаемый текст, автоматически подбирает подходящую кодировку и отдает готовый результат. Для работы достаточно браузера.

Перейти к онлайн-сервису 2cyr.com

1. Откройте нечитаемый файл в любом текстовом редакторе, выделите все содержимое сочетанием Ctrl + A и скопируйте его в буфер обмена через Ctrl + C.

2. Перейдите на сайт по ссылке выше и вставьте скопированный текст в поле ввода.

3. Сервис автоматически предложит несколько вариантов с разными кодировками. Просмотрите результаты: тот вариант, в котором текст стал читаемым, и есть верная кодировка.

4. Скопируйте исправленный текст из результирующего поля и вставьте его в нужный документ Word.

Если на сайте не отображается читаемый вариант ни в одном из предложений, скорее всего, файл не содержит кириллицы или поврежден. В таком случае проблема лежит за пределами кодировки, и стоит перепроверить сам источник файла.

Типичные проблемы при работе с кодировкой в Word

Даже после знакомства со всеми способами смены кодировки пользователи нередко сталкиваются с ситуациями, которые выходят за рамки стандартной инструкции. Одни связаны с ограничениями самой программы, другие связаны с природой файла или особенностями источника, из которого был получен текст. Ниже разобраны такие случаи.

• Пункт «Подтверждать преобразование формата файла при открытии» отсутствует. Эта настройка есть во всех десктопных версиях Word начиная с 2007. Если вы ее не находите, убедитесь, что смотрите в нужном месте: «Файл» — «Параметры» — «Дополнительно», раздел «Общие» примерно в середине длинного списка. В Word Online (браузерная версия) и Word Starter этой настройки нет, она доступна только в полных десктопных редакциях программы.

• Ни одна кодировка не делает текст читаемым. Если при переборе всех кодировок текст остается нечитаемым во всех инструментах, файл скорее всего не является текстовым. Так бывает с DOC, DOCX, PDF и другими форматами с двоичной структурой, которые не предназначены для открытия через диалог кодированного текста. Попробуйте открыть такой файл напрямую двойным щелчком или через «Файл» — «Открыть» без дополнительных настроек. Если файл все равно не читается, возможно, он поврежден и его нужно получить заново.

• Текст, скопированный из PDF, отображается нечитаемыми символами. Это не проблема кодировки Word. PDF-файлы нередко используют встроенные шрифты с нестандартной таблицей символов, из-за чего скопированный текст превращается в набор непонятных знаков. Откройте PDF напрямую через Word или воспользуйтесь конвертацией: при таком подходе программа самостоятельно расшифрует структуру файла, и текст появится читаемым.

  Подробнее: Как конвертировать PDF в Word


• Нужно изменить кодировку только части текста внутри документа. Кодировка применяется ко всему файлу целиком, а не к отдельным фрагментам. Изменить ее только для части текста в пределах одного документа Word не позволяет. Если в документе соседствуют фрагменты в разных кодировках, единственный выход: найти исходный источник нечитаемого фрагмента, правильно определить его кодировку и заново перенести текст в документ.