Как включить проверку орфографии в Microsoft Excel

В Microsoft Excel по умолчанию слова не подчеркиваются красной линией, поэтому проверку орфографии придется осуществлять вручную. Однако в некоторых версиях Microsoft 365 может присутствовать функция, позволяющая включить отображение красных волнистых линий при вводе текста в Экселе. Проверьте ее наличие в разделе «Правописание» через «Параметры».

Способ 1: Редактирование проверки орфографии

В Excel автоматическая проверка орфографии не подчеркивает ошибочно написанные слова красной волнистой линией прямо во время ввода текста, поэтому так быстро не получится найти и устранить ошибки. Однако можно задать дополнительные опции проверки через глобальные параметры программы, чтобы игнорировать определенные форматы написания при ручной проверки.

1. Откройте любую книгу Excel и перейдите в меню «Файл», которое находится в левом верхнем углу программы.

2. В открывшемся меню выберите пункт «Параметры» в нижней части списка.

3. В окне «Параметры Excel» найдите и кликните по разделу «Правописание» в левой панели навигации.

4. В блоке «При исправлении орфографии в программах Microsoft Office» поставьте галочку напротив пункта «Пропускать слова из ПРОПИСНЫХ БУКВ», если хотите игнорировать аббревиатуры и названия, написанные заглавными буквами.

5. Обязательно отметьте опцию «Пропускать слова с цифрами», чтобы программа не подчеркивала артикулы товаров, коды или другие смешанные обозначения как ошибки.

6. Активируйте функцию «Пропускать адреса в Интернете и имена файлов» для корректной работы с ссылками и путями к документам.

7. Поставьте галочку возле «Помечать повторяющиеся слова», чтобы Excel выделял случайные дубли в тексте.

8. Нажмите кнопку «OK» для сохранения всех внесенных изменений.

Способ 2: Ручная проверка

Ручная проверка орфографии запускает комплексную проверку всей книги или выделенного диапазона ячеек, открывая диалоговое окно с предложениями по исправлению найденных ошибок. Данный инструмент позволяет систематически просмотреть все потенциальные проблемы с правописанием и принять решение по каждой из них. Он является основным для всех тех пользователей, у кого не получилось найти в настройках нужный пункт, который бы автоматически подчеркивал неправильно написанные слова.

1. Выделите диапазон ячеек, который необходимо проверить, или оставьте выделение пустым для проверки всего листа.

2. Перейдите на вкладку «Рецензирование» на ленте инструментов Excel. В группе «Правописание» найдите и нажмите кнопку «Орфография» с изображением книги и галочки.

3. Если в тексте обнаружены ошибки, откроется диалоговое окно «Орфография» с первой найденной проблемой. В поле «Нет в словаре» отобразится слово с ошибкой, а в списке «Варианты» появятся возможные предложения исправления.

4. Выберите подходящий вариант исправления из списка и нажмите «Заменить» для замены только текущего вхождения или «Заменить все» для замены всех аналогичных ошибок в документе.

5. Если слово написано правильно, но отсутствует в словаре Excel, нажмите «Добавить в словарь» для его сохранения.

6. Используйте кнопку «Пропустить» или «Пропустить все» для игнорирования текущего слова без внесения изменений. Продолжайте процесс проверки до появления сообщения о завершении проверки орфографии.

Способ 3: Использование горячей клавиши

Сочетание клавиш F7 обеспечивает мгновенный доступ к функции проверки орфографии без необходимости навигации по меню программы. Этот метод максимально ускоряет процесс проверки правописания при работе с большими объемами текстовых данных в таблицах Excel.

1. Поместите курсор в любую ячейку листа или выделите конкретный диапазон для проверки. Нажмите клавишу F7 на клавиатуре для немедленного запуска проверки орфографии.

2. В случае обнаружения ошибок откроется стандартное диалоговое окно «Орфография» с опциями исправления.

3. Работайте с найденными ошибками так же, как описано во втором способе — выбирайте исправления, добавляйте слова в словарь или пропускайте их.

Клавиша F7 работает в любом месте Excel и запускает проверку независимо от текущей позиции курсора, что делает этот способ наиболее удобным для регулярного использования.

Способ 4: Настройка дополнительных параметров проверки орфографии

Тонкая настройка параметров проверки орфографии позволяет адаптировать работу функции под специфические требования пользователя и тип обрабатываемых данных. Дополнительные опции помогают исключить ложные срабатывания и сосредоточиться на действительно важных ошибках правописания.

1. Откройте «Файл» — «Параметры» — «Правописание», как было описано в первом способе.

2. В поле «Язык словаря» установите «русский» или другой нужный язык в качестве основного для проверки орфографии.

3. Нажмите кнопку «Настраиваемые словари…» для управления персональными словарями.

4. В открывшемся окне вы можете создать новый словарь, отредактировать существующий или изменить приоритет словарей для проверки.

5. Для добавления специализированных терминов создайте отдельный словарь через кнопку «Создать» и укажите путь для его сохранения. После этого примените все изменения кнопкой «OK» в каждом диалоговом окне.

Решение типичных проблем с проверкой орфографии

При работе с проверкой орфографии в Excel пользователи иногда сталкиваются с ситуациями, когда функция работает некорректно или не запускается вообще. Понимание причин таких проблем и знание способов их устранения существенно повышает эффективность работы с текстовыми данными.

• Проверка орфографии не запускается или сообщает об отсутствии ошибок. Убедитесь, что выбран правильный язык проверки в настройках Excel и установлен соответствующий языковой пакет Microsoft Office. Проверьте, не находятся ли все ячейки в числовом формате, поскольку проверка орфографии работает только с текстовыми данными.

• Программа показывает правильные слова как ошибочные. Добавьте часто используемые специальные термины, названия компаний или технические обозначения в персональный словарь через кнопку «Добавить в словарь» в диалоговом окне проверки орфографии.

• Проверка орфографии игнорирует определенный язык. В параметрах правописания убедитесь, что нужный язык словаря выбран и активирован. При необходимости установите дополнительные языковые пакеты через настройки Windows или Microsoft Office.