Как обновить данные в Microsoft Excel

Способ 1: Подключения к внешним источникам данных

Импортированные данные из внешних источников — баз данных, веб-сайтов или других файлов — не обновляются автоматически при изменении исходной информации. Microsoft Excel сохраняет подключения к этим источникам, позволяя быстро актуализировать информацию одним нажатием кнопки. Вы можете обновить как все подключения одновременно, так и выбрать конкретный источник для обновления.

Откройте вкладку «Данные» и нажмите кнопку «Обновить все» в группе «Запросы и подключения». Все данные из внешних источников загрузятся заново, отобразив актуальную информацию. Если нужно обновить только определенное подключение, раскройте меню кнопки «Обновить все» и выберите «Обновить» — это обновит только активную таблицу или диапазон. Горячая клавиша Ctrl + Alt + F5 обновляет все подключения в книге, а Alt + F5 — только выделенный диапазон.

Способ 2: Сводные таблицы

Сводные таблицы анализируют большие объемы данных, но не отслеживают изменения в исходном диапазоне автоматически. При добавлении новых строк, изменении значений или удалении записей необходимо вручную обновить сводную таблицу, чтобы она отобразила актуальную статистику и расчеты. Без обновления вы будете видеть устаревшие итоги и неверные выводы по данным.

Щелкните по любой ячейке внутри сводной таблицы, перейдите на контекстную вкладку «Анализ сводной таблицы» — «Данные» и нажмите «Обновить». Для одновременного обновления всех сводных таблиц в книге используйте кнопку «Обновить все» в той же группе. Быстрое обновление выделенной сводной таблицы выполняется правой кнопкой мыши с выбором пункта «Обновить» из контекстного меню, либо горячей клавишей Alt + F5.

Способ 3: Запросы Power Query

Power Query загружает и преобразует данные из различных источников, сохраняя шаги обработки в виде запросов. Эти запросы не обновляются самостоятельно даже при изменении исходных данных, поэтому требуется ручное обновление для получения актуальной информации. В отличие от простых подключений, запросы Power Query могут содержать сложную логику фильтрации и преобразования данных.

1. Перейдите на вкладку «Данные» и найдите группу «Запросы и подключения».

2. Нажмите кнопку «Обновить все», чтобы обновить все запросы в книге, или раскройте меню этой кнопки для выбора конкретного варианта обновления.

3. Для обновления отдельного запроса откройте панель «Запросы и подключения», найдите нужный запрос в списке и щелкните по нему правой кнопкой мыши.

4. В контекстном меню выберите «Обновить». Power Query повторно выполнит все шаги преобразования и загрузит актуальные данные в таблицу.

5. Если запрос долго обрабатывается, вы увидите индикатор выполнения в строке состояния внизу окна. Процесс можно отменить нажатием клавиши Esc.

Способ 4: Автоматическое обновление при открытии файла

Ручное обновление данных при каждом открытии файла отнимает время и может привести к работе с устаревшей информацией, если забыть выполнить эту операцию. Excel предлагает настроить автоматическое обновление подключений к внешним источникам сразу после открытия книги, что гарантирует актуальность данных. Эта функция применяется к импортированным таблицам, запросам Power Query и подключениям к базам данных.

1. Откройте вкладку «Данные» и нажмите кнопку «Запросы и подключения».

2. В появившемся окне вы увидите список всех активных подключений к внешним источникам данных.

3. Выделите нужное подключение и нажмите правую кнопку мыши и выберите «Свойства» из контекстного меню.

4. На вкладке «Использование» установите флажок «Обновить при открытии файла». Теперь при каждом открытии книги Excel автоматически загрузит актуальные данные из этого источника.

5. Дополнительно можете настроить периодическое обновление, установив флажок «Обновлять каждые» и указав интервал в минутах. Это полезно при работе с данными, которые часто изменяются.

6. Нажмите «ОК» для сохранения настроек, затем закройте окно подключений. Параметры автоматического обновления сохраняются в файле и будут действовать при его открытии на любом компьютере.

Способ 5: Обновление связей с другими книгами Excel

Формулы, ссылающиеся на ячейки в других файлах Excel, создают внешние связи между книгами. Эти связи не обновляются автоматически по умолчанию из соображений безопасности — измененные данные в связанном файле не отразятся в текущей книге до ручного обновления. При открытии файла со связями Excel предупреждает о их наличии и предлагает обновить значения.

1. Откройте файл, содержащий связи с другими книгами. При открытии Excel покажет уведомление о наличии связей с предложением обновить их — согласитесь, нажав «Обновить».
2. Для ручного обновления связей в уже открытом файле перейдите на вкладку «Данные» и нажмите «Изменить связи» в группе «Запросы и подключения».

3. В окне «Изменение связей» отобразится список всех связанных книг с указанием их расположения и статуса обновления.

4. Выделите нужную книгу в списке и нажмите кнопку «Обновить значения». Excel откроет связанный файл в фоновом режиме, получит актуальные данные и обновит формулы в текущей книге.
5. Для обновления всех связей одновременно используйте сочетание клавиш Ctrl + Alt + F5 или нажмите кнопку «Обновить все» на вкладке «Данные».

6. Если связанный файл был перемещен или переименован, нажмите «Изменить источник» и укажите новое расположение файла. Без этого обновление связи завершится ошибкой.

Способ 6: Данные из веб-источников

Импортированные из интернета таблицы — курсы валют, биржевые котировки, статистические данные — требуют регулярного обновления для отображения актуальной информации. Excel сохраняет URL-адрес источника и параметры импорта, позволяя повторно загрузить данные одним действием. В зависимости от настроек подключения данные могут обновляться автоматически или требовать ручного запуска.

1. Щелкните по любой ячейке импортированной веб-таблицы, чтобы активировать контекстную вкладку. На вкладке «Запрос» нажмите «Обновить» для загрузки актуальных данных только из текущей таблицы.

2. Альтернативный способ — на вкладке «Данные» раскройте меню «Обновить все» и выберите «Обновить». Это действие обновит выделенную веб-таблицу.

3. Для настройки параметров обновления щелкните правой кнопкой по таблице, выберите «Запрос» — «Свойства» и настройте интервал автоматического обновления в разделе «Обновление экрана».

4. При возникновении ошибки обновления проверьте доступность веб-страницы в браузере. Некоторые сайты изменяют структуру страниц, что приводит к сбою импорта — в таком случае потребуется заново настроить подключение.

Решение проблем при обновлении данных

При обновлении данных в Excel могут возникать различные ошибки, связанные с недоступностью источников, изменением структуры данных или настройками безопасности.

• Ошибка подключения к источнику данных. Убедитесь, что внешний файл или база данных доступны и не перемещены. Для сетевых источников проверьте подключение к сети и права доступа. В меню «Данные» — «Изменить связи» можете указать новый путь к файлу, если он был перемещен.

• Долгое обновление больших объемов данных. Power Query и внешние подключения могут долго обрабатывать большие таблицы. Оптимизируйте запросы, отфильтровав ненужные столбцы на этапе импорта. В настройках подключения уберите автоматическое обновление при открытии файла и запускайте его вручную по необходимости.
• Структура исходных данных изменилась. Если в исходной таблице добавлены или удалены столбцы, обновление может завершиться ошибкой. Откройте редактор Power Query через «Данные» — «Запросы и подключения», найдите проблемный запрос и исправьте шаги преобразования. Для простых подключений пересоздайте импорт данных заново.

• Требуется ввод учетных данных. Некоторые источники данных требуют аутентификации. При обновлении Excel запросит имя пользователя и пароль — введите их и установите флажок «Сохранить пароль», чтобы не вводить учетные данные при каждом обновлении. Сохраненные пароли зашифрованы и привязаны к учетной записи Windows.
• Обновление заблокировано параметрами безопасности. Excel по умолчанию блокирует автоматическое обновление данных из внешних источников в файлах, загруженных из интернета. Нажмите «Включить содержимое» в желтой панели предупреждений или измените параметры в «Файл» — «Сведения» — «Включить содержимое».