Как подтянуть данные из одной таблицы в другую в Microsoft Excel

Способ 1: Использование функции ВПР

Функция ВПР остается одним из наиболее популярных инструментов для поиска и подтягивания данных между таблицами, поскольку она проста в освоении и эффективно работает с небольшими и средними массивами информации. Данная функция ищет значение в первом столбце указанного диапазона и возвращает соответствующее значение из любого столбца справа от найденного. Microsoft Excel автоматически сопоставляет данные по ключевому полю, что значительно ускоряет процесс заполнения связанных таблиц.

1. Откройте рабочую книгу с двумя таблицами, между которыми необходимо установить связь. Предположим, у вас есть основная таблица с товарами в столбцах A:C и справочная таблица с дополнительной информацией в столбцах E:G.

2. Выделите ячейку в основной таблице, куда требуется подтянуть данные из справочной таблицы. Введите формулу =ВПР(A2;$E$2:$G$10;3;ЛОЖЬ), где A2 — ячейка с ключевым значением для поиска.

3. В аргументах функции укажите диапазон поиска с использованием абсолютных ссылок ($E$2:$G$10), чтобы при копировании формулы область поиска оставалась неизменной. Цифра 3 означает номер столбца в диапазоне поиска, из которого нужно вернуть значение.

4. Четвертый аргумент ЛОЖЬ обеспечивает точное совпадение значений, что критически важно при работе с текстовыми данными или уникальными идентификаторами. При использовании значения ИСТИНА функция будет искать приблизительное совпадение.

5. Нажмите клавишу Enter для применения формулы. Если поиск успешен, в ячейке отобразится соответствующее значение из справочной таблицы. При отсутствии совпадений функция вернет ошибку #Н/Д.

6. Скопируйте формулу на остальные строки основной таблицы, используя маркер заполнения или комбинацию клавиш Ctrl + C и Ctrl + V. Абсолютные ссылки обеспечат корректную работу формулы во всех ячейках.

Обратите внимание, что ВПР может искать данные только справа от ключевого столбца. Если нужная информация находится слева от столбца поиска, потребуется изменить структуру таблицы или использовать альтернативные функции.

Способ 2: Комбинация функций ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ

Связка функций ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ предоставляет более гибкие возможности поиска данных по сравнению с ВПР, поскольку позволяет искать значения в любом направлении и не ограничивается расположением столбцов. Функция ПОИСКПОЗ находит позицию искомого элемента в массиве, а ИНДЕКС возвращает значение из указанной позиции другого массива. Такое сочетание работает быстрее с большими объемами данных и обеспечивает большую устойчивость к изменениям структуры таблиц.

1. Выберите ячейку для размещения результата поиска в основной таблице. Введите формулу =ИНДЕКС($F$2:$F$10;ПОИСКПОЗ(A2;$E$2:$E$10;0)), где $F$2:$F$10 — столбец с возвращаемыми значениями.
2. Функция ПОИСКПОЗ ищет точное совпадение значения из ячейки A2 в диапазоне $E$2:$E$10. Третий аргумент со значением 0 указывает на необходимость точного соответствия.
3. ИНДЕКС использует номер позиции, возвращенный функцией ПОИСКПОЗ, для извлечения соответствующего значения из столбца результатов. Данный подход позволяет искать значения слева от ключевого столбца.
4. Примените формулу нажатием клавиши Enter. В случае успешного поиска отобразится нужное значение, при отсутствии совпадений — ошибка #Н/Д.

5. Для обработки ошибок оберните формулу в функцию ЕСЛИОШИБКА: =ЕСЛИОШИБКА(ИНДЕКС($F$2:$F$10;ПОИСКПОЗ(A2;$E$2:$E$10;0));"Не найдено"). Это позволит отображать понятное сообщение вместо стандартной ошибки.

6. Скопируйте готовую формулу на другие строки таблицы. Относительные ссылки на ключевые ячейки будут автоматически изменяться, а абсолютные ссылки на диапазоны поиска останутся фиксированными.

Способ 3: Применение функции ПРОСМОТРX

ПРОСМОТРX представляет собой современную альтернативу ВПР с расширенными возможностями поиска и обработки данных, доступную в новых версиях Excel. Функция автоматически обрабатывает ошибки поиска, поддерживает точные и приблизительные совпадения, а также может возвращать массивы значений. В отличие от ВПР, ПРОСМОТРX позволяет искать данные в любом направлении и работает с динамическими массивами.

1. Убедитесь, что используете версию Excel, поддерживающую функцию ПРОСМОТРX (Microsoft 365 или Excel 2021). В противном случае функция будет недоступна и вернет ошибку имени.

2. Выделите целевую ячейку и введите базовую формулу =ПРОСМОТРX(A2;$E$2:$E$10;$F$2:$F$10). Первый аргумент — искомое значение, второй — массив поиска, третий — массив возвращаемых значений.

3. Добавьте четвертый аргумент для обработки случаев отсутствия совпадений: =ПРОСМОТРX(A2;$E$2:$E$10;$F$2:$F$10;"Товар не найден"). Это исключит появление стандартных ошибок в таблице.

4. При необходимости точного поиска укажите пятый аргумент со значением 0: =ПРОСМОТРX(A2;$E$2:$E$10;$F$2:$F$10;"Товар не найден";0). По умолчанию функция уже выполняет точный поиск.
5. Примените формулу клавишей Enter. ПРОСМОТРX автоматически обработает все возможные сценарии поиска и отобразит либо найденное значение, либо заданное сообщение об ошибке.
6. Скопируйте формулу на остальные ячейки столбца. Функция будет работать стабильно даже при изменении структуры исходных таблиц, поскольку не зависит от номеров столбцов.

Если ПРОСМОТРX недоступна в вашей версии Excel, рекомендуется использовать комбинацию ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ, которая обеспечивает аналогичную функциональность.

Способ 4: Создание формул массива для множественного поиска

Формулы массива позволяют одновременно искать и возвращать несколько значений из справочной таблицы, что значительно ускоряет заполнение больших объемов связанных данных. Современные версии Excel поддерживают динамические массивы, которые автоматически расширяются при изменении исходных данных. Такой метод эффективен при необходимости подтянуть сразу несколько столбцов информации или обработать данные с повторяющимися ключевыми значениями.

1. Выделите диапазон ячеек, соответствующий количеству строк и столбцов результирующих данных. Если планируется подтянуть два столбца для десяти строк, выберите область размером 10×2 ячейки.

2. Введите формулу массива для поиска нескольких значений: =ПРОСМОТРX(A2:A11;$E$2:$E$10;$F$2:$G$10). Данная формула вернет массив значений из столбцов F и G для каждого ключа в диапазоне A2:A11.

3. Если функция ПРОСМОТРX недоступна, используйте альтернативную формулу с ИНДЕКС: =ИНДЕКС($F$2:$G$10;ПОИСКПОЗ(A2:A11;$E$2:$E$10;0);{1;2}). Массив {1;2} указывает номера столбцов для возврата.
4. Примените формулу нажатием Ctrl + Shift + Enter в старых версиях Excel или просто Enter в Excel 365. Функция автоматически заполнит выбранный диапазон соответствующими значениями.

5. При использовании динамических массивов формула автоматически расширится при добавлении новых строк в исходную таблицу. Область результатов будет выделена синей рамкой, указывающей на принадлежность к одному массиву.
6. Для обработки ошибок в формулах массива оберните основную функцию в ЕСЛИОШИБКА: =ЕСЛИОШИБКА(ПРОСМОТРX(A2:A11;$E$2:$E$10;$F$2:$G$10);"Данные отсутствуют").

Способ 5: Создание таблиц для агрегации данных

Сводные таблицы предоставляют уникальные возможности для объединения и анализа данных из нескольких источников с автоматической группировкой и вычислением итоговых показателей. При работе с множественными записями для одного ключевого значения сводные таблицы автоматически агрегируют данные по заданным правилам. Данный метод незаменим при необходимости получения сводной информации или подсчета статистических показателей по связанным таблицам.

1. Объедините исходные таблицы в один диапазон данных или создайте связи между таблицами через модель данных. Выделите любую ячейку объединенного диапазона и перейдите на вкладку «Вставка».

2. Выберите «Сводная таблица» и укажите источник данных. Если таблицы находятся на разных листах, выберите опцию «Использовать модель данных этой книги» для создания связей между источниками.

3. В области «Поля сводной таблицы» перетащите ключевые поля в область «Строки». Поля с данными для подтягивания разместите в области «Значения». Excel автоматически выберет функцию агрегации (сумма, количество, среднее).

4. Настройте тип агрегации для каждого поля значений, щелкнув по полю правой кнопкой мыши и выбрав «Параметры поля значений». Для текстовых данных используйте функцию «Количество», для числовых — «Сумма» или «Среднее».

5. При необходимости точного соответствия без агрегации используйте поля подстановки. Перетащите поля справочной таблицы в область «Значения» и измените функцию агрегации на «Максимум» или «Минимум».

6. Настройте фильтры и дополнительные параметры группировки в области «Фильтры». Сводная таблица автоматически обновится при изменении исходных данных после нажатия «Обновить».

Сводные таблицы сохраняют связь с исходными данными и позволяют быстро изменять структуру отчета без пересоздания формул подстановки.